Löschungsszenarien verstehen

Automatisches Verschieben von Boards in den Papierkorb

Boards werden am angegebenen Löschungsdatum automatisch in den Papierkorb verschoben. Wenn keine aktive Aufbewahrungsrichtlinie das Board betrifft, wird seine endgültige Löschung durch die Papierkorbrichtlinie bestimmt.

Nehmen wir als Beispiel ein Projekt-Board, das am 1. Juli 2025 gemäß der Löschungsrichtlinie in den Papierkorb verschoben werden soll und auf das keine Aufbewahrungsrichtlinie zutrifft. Das Board wird am 1. Juli 2025 automatisch in den Papierkorb verschoben und am 29. September 2025 gemäß der 90-Tage-Richtlinie dauerhaft gelöscht.

✏️ Eine aktive Aufbewahrungsrichtlinie ersetzt die Papierkorbrichtlinie. Das Datum für die dauerhafte Löschung des Boards wird daher von der geltenden Aufbewahrungsrichtlinie bestimmt.

Wenn Löschungsbenachrichtigungen für die Richtlinie aktiviert sind, erhalten die Nutzer eine Benachrichtigung gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen, bevor das Board planmäßig in den Papierkorb verschoben wird.

Die Benachrichtigung erscheint im Miro-Feed und verlinkt direkt zum Board. Ein Banner wird auch oben auf dem Board angezeigt, das den Nutzer vor der bevorstehenden Löschaktion warnt und die Option bietet, das Board zu behalten.

Von Nutzern initiiertes Löschen von Boards

Wenn ein Board-Eigentümer ein Board in den Papierkorb verschiebt, hat die Löschungsrichtlinie keinen Einfluss mehr auf den Lebenszyklus des Boards. Wenn für das Board keine aktiven Aufbewahrungsrichtlinien gelten, gilt für das dauerhafte Löschen die Papierkorbrichtlinie.

Betrachten wir zum Beispiel ein Board für einen Betriebsplan, das zur Löschung am 13. Oktober 2024 vorgesehen ist. Wenn der Board-Eigentümer das Board bereits am 15. Mai 2024 in den Papierkorb verschiebt und keine aktiven Aufbewahrungsrichtlinien für das Board vorliegen, gilt in diesem Fall die Papierkorbrichtlinie. Das Board wird am 13. August 2024 gemäß der 90-Tage-Papierkorbrichtlinie dauerhaft gelöscht.

✏️ Wenn eine aktive Aufbewahrungsrichtlinie für das Board gilt, setzt diese die Papierkorbrichtlinie außer Kraft und das Datum für die dauerhafte Löschung wird gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie bestimmt.

Vom Nutzer initiierte Board-Wiederherstellung

Wenn ein Nutzer ein Board aus dem Papierkorb wiederherstellt, wird jede relevante Löschungsrichtlinie automatisch wiederhergestellt. So wird sichergestellt, dass das Board seinen Lebenszyklus wieder aufnimmt und alle ursprünglichen Richtlinieneinstellungen wiederhergestellt werden.

Zum Beispiel könnte ein Nutzer am 20. Juni 2024 ein Marketingstrategie-Board aus dem Papierkorb wiederherstellen, für das zuvor eine 1-Jahres-Löschungsrichtlinie galt. Diese Richtlinie wird dann bei der Wiederherstellung automatisch wieder angewendet. Das neue Löschungsdatum des Boards wird ab dem Wiederherstellungsdatum neu berechnet und auf den 20. Juni 2025 oder auf ein Jahr ab dem Datum festgelegt, an dem dieses Board zuletzt nach der Wiederherstellung geändert wurde.

Benachrichtigungen zur Löschung

Löschungsbenachrichtigungen warnen die Nutzer im Voraus, wenn ein Board aufgrund von Inaktivität gemäß einer aktiven Löschungsrichtlinie automatisch in den Papierkorb verschoben werden soll.

• Admins können Benachrichtigungen beim Veröffentlichen einer Richtlinie aktivieren.

• Die Zeit der Benachrichtigung ist konfigurierbar von 1 bis 30 Tagen vor dem geplanten Umzug.

• Benachrichtigungen werden gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen versendet, wenn die Benachrichtigung zur Löschung im Voraus vom Papierkorb-Datum gesendet werden muss.

Wenn ein Board in die Prüfungsphase eintritt:

• Eine Benachrichtigung erscheint im Benachrichtigungs-Feed des Nutzers.

• Beim Klicken öffnet sich das Board mit einem oberen Banner, das vor der bevorstehenden Verschiebung in den Papierkorb warnt.

• Nutzer können wählen, das Board zu behalten, um es zu sichern, was den Lösch-Timer zurücksetzt.

Dieser Benachrichtigungsmechanismus gilt für alle Szenarien, in denen:

• Eine Löschungsrichtlinie mit Benachrichtigungen ist aktiv.
• Das Board tritt in seine Inspektionsperiode ein (entsprechend der konfigurierten Anzahl Tage vor dem Löschdatum).

Szenario 1: Boards, die einer Löschungsrichtlinie entsprechen

Diese Boards fallen unter eine Richtlinie und werden nach dem festgelegten Zeitraum der Inaktivität in den Papierkorb verschoben.

Falls Löschungsbenachrichtigungen für die Richtlinie aktiviert sind, wird eine Benachrichtigung gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen gesendet, wenn die Löschungsbenachrichtigung im Voraus vor der geplanten Verschiebung des Boards in den Papierkorb gesendet werden muss. Das Board wird auch ein Banner anzeigen, das es Nutzern ermöglicht, es zu überprüfen oder beizubehalten.

Szenario 2: Boards mit einem Klassifizierungslabel, das hinzugefügt wurde, nachdem das Board zuletzt geändert wurde

Diese Boards werden rückwirkend in den Geltungsbereich einbezogen und folgen weiterhin der gleichen Löschungszeitachse basierend auf ihrem letzten Änderungsdatum.

Wenn Löschungsbenachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die Nutzer eine Benachrichtigung gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen, wenn die Löschungsbenachrichtigung im Voraus des geplanten Verschiebens in den Papierkorb gesendet werden muss, selbst wenn das Label nach der letzten Bearbeitung angewendet wurde.

Szenario 3: Boards mit einem Klassifizierungslabel, das entfernt wurde, bevor die Richtlinie veröffentlicht wurde

Diese Boards fallen nicht mehr unter die Richtlinie und sind von der Löschungsevaluierung ausgenommen.

Da sie außerhalb des Geltungsbereichs liegen, wird keine Benachrichtigung zur Löschung gesendet.

Szenario 4: Boards, die kürzlich geändert wurden und noch nicht innerhalb der Löschungsschwelle liegen

Diese Boards wurden kürzlich bearbeitet und sind noch nicht zur Löschung berechtigt.

Eine Benachrichtigung wird nur gesendet, wenn das Board in den Inspektionszeitraum eintritt – also gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen, an denen die Löschungsbenachrichtigung im Voraus des Löschungsdatums gesendet werden muss. Bis dahin wird keine Benachrichtigung ausgelöst.

Szenario 5: Boards nach Eintritt in die Inspektion geändert

Sobald ein Board in den Inspektionszeitraum eintritt, wird sein Löschungsdatum festgelegt. Das bedeutet, dass das Board, sofern ein Eigentümer oder Bearbeiter nicht ausdrücklich entscheidet, das Board zu behalten, automatisch am geplanten Datum in den Papierkorb verschoben wird.

Das Ändern oder Zugreifen auf das Board während des Kontrollzeitraums hat keinen Einfluss auf den Löschungsplan. Die folgenden Aktionen werden das Ergebnis der Löschung nicht ändern: Bearbeiten oder Ansehen des Boards, Ändern seines Klassifizierungs-Labels oder Teams, oder sogar das Löschen der zugehörigen Richtlinie.

Wenn Löschungsbenachrichtigungen aktiviert sind, wird eine Benachrichtigung gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen gesendet, wenn die Löschungsbenachrichtigung im Voraus des geplanten Papierkorbdaten versendet werden muss, und das Board wird ein Banner anzeigen, das dem Nutzer erlaubt, es zu überprüfen oder zu behalten.

Szenario 6: Boards, die bereits gelöscht oder manuell in den Papierkorb verschoben wurden

Diese Boards wurden bereits aus dem Arbeitsbereich entfernt und unterliegen nicht mehr den Löschungsrichtlinien.

Es werden keine Löschungsbenachrichtigungen für Boards gesendet, die sich bereits im Papierkorb befinden oder dauerhaft gelöscht wurden.

Szenario 7: Boards unter mehreren Richtlinien

Boards können gleichzeitig unter mehr als eine aktive Löschungsrichtlinie fallen, besonders wenn mehrere Richtlinien auf das gleiche Klassifizierungslabel oder Team abzielen.

Wenn mehr als eine Richtlinie mit aktivierten Benachrichtigungen auf ein Board angewendet wird, erhält der Nutzer nur eine Benachrichtigung, wenn das Board zur Inspektion kommt. Die Benachrichtigung basiert auf der Richtlinie mit dem frühesten geplanten Löschungsdatum und wird gemäß der konfigurierten Anzahl von Tagen gesendet, an denen die Löschungsbenachrichtigung im Voraus verschickt werden muss.