Die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist ist für eDiscovery-Admins sehr wichtig, wenn davon ausgegangen wird, dass es zu einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung kommt. Aufbewahrungsfristen stellen sicher, dass relevante Miro-Boards aufbewahrt und vor Änderung, Löschung oder Entfernung geschützt werden. Dies ist unerlässlich, um die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen, den Verlust oder die Änderung kritischer Daten zu verhindern und wichtige Beweise während der gesamten Dauer der Rechtsangelegenheit zu sichern. Mithilfe einer Aufbewahrungsfrist können Admins Daten sperren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Miro-Boards bei Bedarf zur Überprüfung verfügbar sind.
Die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist beinhaltet die Identifizierung der relevanten Nutzer und Miro-Boards, die mit einem Fall verbunden sind, und das Anwenden der Frist, um jegliche Änderungen zu verhindern. Admins können mehrere Aufbewahrungsfristen innerhalb eines Falls verwalten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten gruppiert und geordnet aufbewahrt werden. Dieser Prozess hilft dabei, die Datenintegrität und Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass die Organisation vollständig konform ist und auf den rechtlichen Prozess vorbereitet ist.
Miro-Boards, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, können weiterhin abgerufen und bearbeitet werden, aber alle Versionen werden gespeichert. Auch wenn Inhalte gelöscht werden, sind diese innerhalb der Aufbewahrungsfrist weiterhin verfügbar. Die Anzahl der Inhaltselemente, die aufbewahrt werden, kann sich je nach zukünftigen Nutzeraktionen erhöhen. Sobald ein Board in die Aufbewahrungsfrist verschoben wurde, werden alle Versionen des Boards unbegrenzt aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsfrist aufgehoben wird.
Um eine Aufbewahrungsfrist zu erstellen, führe diese Schritte aus:
✏️ Du musst die Rolle des eDiscovery-Admins haben, um diese Aufgabe auszuführen. Um die eDiscovery-Admin-Rolle anzufordern, wende dich bitte an deinen Unternehmens-Admin.
- Gehe zu deinen Miro-Einstellungen.
- Klicke im linken Bereich unter Enterprise Guard auf eDiscovery.
- Klicke auf der Seite eDiscovery auf den Fall, in dem du eine Aufbewahrungsfrist hinzufügen möchtest.
- Klicke auf Aufbewahrungsfrist hinzufügen.
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Gib auf der Seite Aufbewahrungsfrist hinzufügen die entsprechenden Informationen für jedes Feld ein oder wähle sie aus. Die einzelnen Felder und ihre Beschreibungen findest du in der nachstehenden Tabelle.
Feld Beschreibung Name der Aufbewahrungsfrist
(erforderlich)
Name der Aufbewahrungsfrist.
Maximale Länge: 60 Zeichen.
Kriterien
(erforderlich)
Art der Inhalte, die für diese Aufbewahrungsfrist gelten. Diese Version unterstützt nur alle Inhalte.
Nutzer, die Inhalte besitzen, gemeinsam mit anderen besitzen, darauf zugegriffen, sie geändert oder erstellt haben
(erforderlich)
Füge die Nutzer hinzu, die von der Aufbewahrungsfrist betroffen sind. Klicke auf das Feld, um nach Namen oder E-Mail-Adresse zu suchen. Du kannst bis zu 200 Nutzer auf einmal hinzufügen.
Notizen:
- Wenn ein Nutzer, der von einer Aufbewahrungsfrist betroffen ist, ein Board öffnet, ändert oder auf irgendeine Weise damit interagiert (sei es durch Umbenennung oder Hinzufügen von Inhalten), wird dieses Board gekennzeichnet und bleibt erhalten. Wird beispielsweise der Name des Boards geändert oder der Inhalt aktualisiert, wird es automatisch in die Aufbewahrungsfrist verschoben. Darüber hinaus werden die Board-Eigentümerschaft und die Board-Erstellung ausgesetzt.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist erstellt wird, gilt diese für Boards, die von den jeweiligen Nutzern zum Zeitpunkt der Aufbewahrung erstellt, im Besitz oder Miteigentum waren. Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Aufbewahrungsfrist zugreifen und die sie ändern. Historische Board-Zugriffs- und Update-Details sind in dieser Version nicht verfügbar.
- Weiter klicken. Die Seite Auswirkungen überprüfen wird angezeigt.
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Du kannst dir die Auswirkungen, die die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist hat, anzeigen lassen, das beinhaltet z. B. die Anzahl der vorhandenen Boards, die unter die Aufbewahrungsfrist fallen, und die Nutzer, die die Boards besessen, gemeinsam besessen, darauf zugegriffen, geändert oder erstellt haben.
Notizen:
- Boards, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, können weiterhin aufgerufen und bearbeitet werden, aber alle Versionen bleiben erhalten. Wenn Inhalte gelöscht werden, sind sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist weiterhin verfügbar. Die Anzahl der Inhaltselemente, die aufbewahrt werden, kann sich je nach zukünftigen Nutzeraktionen erhöhen.
- Wenn ein Nutzer, der einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, ein Board öffnet, ändert oder in irgendeiner Weise damit interagiert (umbenennen oder Inhalte hinzufügen), wird dieses Board gekennzeichnet und bleibt erhalten. Wird beispielsweise der Name des Boards geändert oder die Inhalte aktualisiert, werden sie automatisch in die Aufbewahrungsfrist verschoben. Darüber hinaus werden die Board-Eigentümerschaft und die Board-Erstellung ausgesetzt.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist erstellt wird, gilt diese für Boards, die von den jeweiligen Nutzern zum Zeitpunkt der Aufbewahrung erstellt, besessen oder mitbesessen wurden. Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Aufbewahrungsfrist zugreifen und diese ändern. Historische Board-Zugriffs- und Update-Details sind in dieser Version nicht verfügbar.
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Nachdem du dir angeschaut hast, welche Auswirkungen die Aufbewahrungsfrist hat, die du erstellst, klicke auf Aufbewahrungsfrist hinzufügen.
Auf der Fallseite wird die Aufbewahrungsfrist angezeigt, die sie enthält, sowie die Informationen zu jeder Aufbewahrungsfrist, wie den Namen der Aufbewahrungsfrist, die Art der betroffenen Inhalte, die Anzahl der Nutzer in dieser Aufbewahrungsfrist, das Erstellungsdatum der Aufbewahrungsfrist, den Status der Aufbewahrungsfrist und die Anzahl der Boards, die unter die Aufbewahrungsfrist fallen.