Die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist ist für eDiscovery-Admins sehr wichtig, wenn davon ausgegangen wird, dass es zu einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung kommt. Aufbewahrungsfristen stellen sicher, dass relevante Miro-Boards aufbewahrt und vor Änderung, Löschung oder Entfernung geschützt werden. Dies ist unerlässlich, um die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen, den Verlust oder die Änderung kritischer Daten zu verhindern und wichtige Beweise während der gesamten Dauer der Rechtsangelegenheit zu sichern. Mithilfe einer Aufbewahrungsfrist können Admins Daten sperren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Miro-Boards bei Bedarf zur Überprüfung verfügbar sind.
Die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist beinhaltet die Identifizierung der relevanten Nutzer und Miro-Boards, die von der Untersuchung betroffen sind, und durch die Aufbewahrungsfrist wird verhindert, dass Änderungen vorgenommen werden können. Admins können mehrere Aufbewahrungsfristen innerhalb eines Falls verwalten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten gruppiert und geordnet aufbewahrt werden. Dieser Prozess hilft dabei, die Datenintegrität und Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass das Unternehmen vollständig konform ist und auf das rechtliche Verfahren vorbereitet ist.
Miro-Boards, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, können weiterhin abgerufen und bearbeitet werden, aber alle Versionen werden gespeichert. Auch wenn Inhalte gelöscht werden, sind diese innerhalb der Aufbewahrungsfrist weiterhin verfügbar. Die Anzahl der Inhaltselemente, die aufbewahrt werden, kann sich je nach zukünftigen Nutzeraktionen erhöhen. Sobald ein Board in die Aufbewahrungsfrist verschoben wurde, werden alle Versionen des Boards unbegrenzt aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsfrist aufgehoben wird.
Um eine Aufbewahrungsfrist zu erstellen, führe diese Schritte aus:
✏️ Du musst eDiscovery-Admin sein, um diese Aufgabe auszuführen. Um die eDiscovery-Admin-Rolle anzufordern, wende dich bitte an deinen Unternehmens-Admin.
- Gehe zu deinen Miro-Einstellungen.
- Klicke im linken Bereich unter Enterprise Guard auf eDiscovery.
- Klicke auf der Seite eDiscovery auf den Fall, zu dem du eine Aufbewahrungsfrist hinzufügen möchtest.
- Klicke auf Aufbewahrungsfrist hinzufügen.
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Gib auf der Seite Aufbewahrungsfrist hinzufügen die entsprechenden
Informationen für jedes Feld ein oder wähle diese aus. In der folgenden Tabelle sind aller Felder und
die Beschreibungen aufgelistet.
Feld Beschreibung Name der Aufbewahrungsfrist
(erforderlich)
Gib der Aufbewahrungsfrist einen Namen.
Maximale Länge: 60 Zeichen.
Kriterien
(erforderlich)
Art der Inhalte, die für diese Aufbewahrungsfrist gelten Diese Version unterstützt nur alle Inhalte.
Nutzer, die Inhalte besitzen, mitbesitzen, auf diese zugegriffen, sie geändert oder erstellt haben
(erforderlich)
Füge die Nutzer hinzu, die von der Aufbewahrungsfrist betroffen sind. Klicke auf das Feld, um nach Namen oder E-Mail-Adresse zu suchen. Du kannst bis zu 200 Nutzer auf einmal hinzufügen.
Hinweise:
- Wenn ein Nutzer, der einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, ein Board öffnet, es ändert oder damit interagiert (umbenennen oder hinzufügen von Inhalten), wird dieses Board gekennzeichnet und bleibt erhalten. Zum Beispiel: wenn der Name des Boards oder die Inhalte iaktualisiert werden, wird es automatisch in die Aufbewahrungsfrist verschoben. Darüber hinaus werden die Board-Eigentümerschaft und die Board-Erstellung ausgesetzt.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist erstellt wird, gilt diese für Boards, die zum Zeitpunkt der Aufbewahrung von den jeweiligen Nutzern erstellt wurden, im Besitz oder Miteigentum waren. Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Aufbewahrungsfrist zugreifen und diese ändern. Historische Board-Zugriffs- und Update-Details sind in dieser Version nicht verfügbar.
- Klicke auf Weiter. Die Seite Auswirkungen überprüfen wird angezeigt.
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Du kannst dir die Auswirkungen, die die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist hat, anzeigen lassen.
Das beinhaltet z. B. die Anzahl der vorhandenen Boards, die unter die Aufbewahrungsfrist fallen, und die Nutzer, die die Boards besessen oder gemeinsam besessen haben,
auf die Boards zugegriffen haben, diese geändert oder erstellt haben.
Hinweise:
- Boards in Aufbewahrung können weiterhin abgerufen und bearbeitet werden, aber alle Versionen bleiben erhalten. Wenn Inhalte gelöscht werden, sind sie weiterhin innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar. Die Anzahl der Inhaltselemente, die aufbewahrt werden, kann sich erhöhen, basierend auf zukünftigen Nutzeraktionen.
- Wenn ein Nutzer, der einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, ein Board öffnet, es ändert oder mit ihm interagiert (Umbenennung oder Hinzufügen von Inhalten), wird dieses Board gekennzeichnet und wird aufbewahrt. Ein Beispiel: wenn der Name des Boards oder die Inhalte iaktualisiert werden, wird es automatisch in die Aufbewahrungsfrist verschoben. Außerdem: Die Board-Eigentümerschaft und die Board-Erstellung werden ausgesetzt.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist erstellt wird, gilt diese für Boards, die zum Zeitpunkt der Aufbewahrung von den jeweiligen Nutzern erstellt wurden, im Besitz oder Miteigentum waren. Außerdem: Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Aufbewahrungsfrist zugreifen und diese ändern. Historische Board-Zugriffs- und Update-Details sind in dieser Version nicht verfügbar.
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Nachdem du dir angeschaut hast, welche Auswirkungen die Aufbewahrungsfrist hat, die du erstellst, klicke auf
Aufbewahrungsfrist hinzufügen.
Auf der Fallseite wird angezeigt, welche Aufbewahrungsfristen enthalten ist und die jeweiligen Informationen zu jeder Aufbewahrungsfrist, z. B. den Namen der Aufbewahrungsfrist, die Art der Inhalte, die von der Aufbewahrungsfrist betroffen sind, die Anzahl der Nutzer in dieser Aufbewahrungsfrist, das Datum, an dem die Aufbewahrungsfrist erstellt wurde, der Status der Aufbewahrungsfrist und die Anzahl der Boards, für die eine Aufbewahrungsfrist gilt.