Datensicherheit und Vertraulichkeit sind für die meisten Unternehmen ein wichtiges Anliegen. Aus diesem Grund bietet unser Enterprise-Plan leistungsstarke Tools für die Kontrolle im Bereich der Informationssicherheit. Dazu gehören ein sichereres Zugriffsmanagement mit der SAML-based SSO-Option und eine bessere Kontrolle der Benutzerrechte und -berechtigungen mit erweiterten Admin-Funktionen. Zusätzlich führen wir optionale Einschränkungen ein: Freigabe außerhalb der erlaubten Domains und Freigabe über einen öffentlichen Link.
Verfügbar für:Enterprise-Preisplan
Einrichtung von: Unternehmens-Admins
✏️ Die Einstellungen der Freigaberichtlinie beeinflussen auch die verfügbaren Zugriffseinstellungen beim Einbetten von Boards in eine bestimmte App. Mehr erfahren: Freigaberichtlinie bei Enterprise-Preisplänen für die Einbettung von Integrationen verwalten.
Freigabe außerhalb der erlaubten Domains einschränken
- Geh zu den Einstellungen deines Unternehmens > Sicherheit & Compliance > Zusammenarbeit
- Aktiviere im Abschnitt Einladung die Option Erlaubte Domains einschränken
- Füge die Liste der vertrauenswürdigen Domains hinzu, die in deinem Enterprise-Preisplan verwendet werden.
Um die Freigabe für Gast-Teammitglieder zu aktivieren und die Zulassungsliste zu umgehen, aktiviere das Kontrollkästchen Freigabe für Gäste außerhalb der zugelassenen Domains aktivieren.
Die Liste der vertrauenswürdigen Domains enthält drei Domains
Alle Personen, die zum Abo-Beitritt eingeladen wurden, bevor die Einstellung aktiviert wurde, bleiben in deinem Preisplan und behalten den Zugriff auf die freigegebenen Inhalte. Allerdings wird es nicht möglich sein, andere Inhalte mit ihnen zu teilen.
Außerdem kannst du alle Personen anhand der Erlaubnisliste überprüfen, falls es Personen gibt, deren Domain nicht erlaubt ist. Du kannst sie im folgenden Pop-up entfernen:
Personen, deren E-Mail-Adressen nicht mit der Erlaubnisliste übereinstimmen
✏️ Wenn die Domains auf der Erlaubnisliste nicht auf Teamebene konfiguriert sind, gelten die Unternehmenseinstellungen. Wenn die Erlaubnisliste auf Teamebene konfiguriert ist, hat sie Vorrang vor den Einschränkungen auf Unternehmensebene. Wenn beispielsweise Domain 1 auf Unternehmensebene und Domain 2 auf Teamebene auf der Erlaubnisliste aufgeführt ist, wird Domain 1 auf Teamebene nicht zugelassen, es sei denn, sie wird zur Erlaubnisliste auf Teamebene hinzugefügt.
So konfigurierst du die erlaubten Domains für ein bestimmtes Team:
- Gehe zu Teams und wähle das Team aus, das du konfigurieren möchtest
- Gehe zu Berechtigungen und scrolle nach unten zu Erlaubte Domains für das Team
- Aktiviere die Umschaltmöglichkeit Erlaubte Domains einschränken
- Gib deine erlaubten Domains ein und klicke auf Hinzufügen
Um die Freigabe für Gäste außerhalb der Domains zu erlauben, aktiviere das Kontrollkästchen Freigabe für Gäste außerhalb der erlaubten Domains aktivieren.
Die Option zur Beschränkung erlaubter Domains für ein bestimmtes Team innerhalb eines Enterprise-Abos
Sobald du die Freigabe außerhalb der erlaubten Domains einschränkst, können die Nutzerinnen und Nutzer des Unternehmens ihre Boards nur über die angegebenen Domains mit den Personen teilen. Wenn die Einstellung aktiviert ist und ein*e Unternehmensbenutzer*in versucht, sein*ihr Whiteboard für eine nicht zugelassene Domäne freizugeben, erhält er*sie die folgende Meldung:
Das Board kann nicht mit Personen geteilt werden, deren Domain nicht in der Erlaubnisliste enthalten ist
✏️ Wenn die Freigabe über einen öffentlichen Link in deinem Unternehmen erlaubt ist, können öffentliche Boards weiterhin von jedem aufgerufen werden, der über den Link zum Board (und dem Passwort, falls eingerichtet) verfügt.
Freigabe über einen öffentlichen Link einschränken
Unternehmens-Admins können alle Nutzerinnen und Nutzer des Unternehmens oder Mitglieder eines bestimmten Teams daran hindern, Unternehmens-Boards öffentlich zu teilen. Sobald die Einstellung deaktiviert ist, verschwindet die Option Jeder mit dem Link aus dem Freigabemenü der Boards im Unternehmen oder Team.
Die Option, ein Board öffentlich zu teilen, kann im Freigabemenü ausgeblendet werden
- Geh zu den Einstellungen deines Unternehmens > Sicherheit & Compliance > Zusammenarbeit
- Ausschalten von Boards können öffentlich geteilt werden.
Dadurch wird die Option „Jeder mit dem Link” aus dem Freigabemenü des Boards entfernt. Dies bedeutet auch, dass alle Boards, die zuvor mit einem öffentlichen Link geteilt oder auf Webseiten eingebettet wurden, für öffentliche Nutzende nicht mehr verfügbar sind und ihre aktiven Sitzungen in den Boards geschlossen werden.
Wenn Admins die Möglichkeit zur öffentlichen Freigabe von Boards erneut aktivieren, müssen die Nutzenden die öffentliche Freigabe für jedes Board manuell reaktivieren.
Wenn du die Bearbeitung in öffentlich freigegebenen Boards zulassen möchtest, aktiviere die Option Bearbeitung in öffentlich freigegebenen Boards zulassen. Wenn du das Kontrollkästchen deaktivierst, wird der öffentliche Zugriff auf alle Boards eingeschränkt, die zuvor für die öffentliche Bearbeitung freigegeben wurden.
Die Freigabe über einen öffentlichen Link zum Anzeigen, Kommentieren und Bearbeiten ist aktiviert
✏️ Freigabe über einen öffentlichen Link ist standardmäßig auf Teamebene aktiviert und auf „Jeder kann anzeigen und kommentieren“ für neu erstellte Teams festgelegt. Wenn dies jedoch auf Unternehmensebene deaktiviert ist, können Teams keine Boards öffentlich freigeben, selbst wenn dies auf Teamebene erlaubt ist.
So schränkst du die öffentliche Freigabe von Boards für ein bestimmtes Team ein:
- Gehe zu Teams und wähle das Team aus, das du konfigurieren möchtest
- Gehe zu Berechtigungen und scrolle nach unten zu den Freigabe-Einstellungen
- Unter der Einstellung Über den öffentlichen Link siehst du drei Optionen: Du kannst auswählen, ob du die Freigabe öffentlich nur für das Anzeigen und Kommentieren zulassen möchtest, für das Anzeigen, Kommentieren und die Bearbeitung oder für das Beschränken der öffentlichen Freigabe für das Team.
Die Option zur Konfiguration der Freigabe über einen öffentlichen Link für ein Team innerhalb des Enterprise-Abos
Ablauf des öffentlichen Links (Unternehmensebene)
Um die Sicherheit öffentlich freigegebener Boards zu erhöhen, aktiviere den Ablauf des öffentlichen Links. Dies bedeutet, dass alle Links zum Board, die für Besuchende freigegeben werden, nach einer gewissen Zeit nicht mehr funktionieren, wenn das Board nicht geöffnet wurde. Dies gilt für alle Boards, sobald der Ablauf der öffentlichen Links in den Unternehmenseinstellungen aktiviert ist.
So aktivierst du den Ablauf der öffentlichen Links:
- Geh zu den Einstellungen deines Unternehmens > Sicherheit & Compliance > Zusammenarbeit
- Aktiviere das Kontrollkästchen für Öffentliche Freigabelinks für inaktive Boards ablaufen lassen
- Lege die Anzahl der Tage bis zum Ablauf inaktiver Links fest. Du kannst zwischen 30 Tagen und 999 Tagen wählen.
Ablauf der öffentlichen Links aktivieren
Passwörter für öffentliche Boards verlangen (Unternehmensebene)
Du kannst auch obligatorische Passwörter für alle Boards erzwingen, die über einen Link öffentlich freigegeben werden.
- Geh zu den Einstellungen deines Unternehmens > Sicherheit & Compliance > Zusammenarbeit
- Scrolle nach unten zum Abschnitt Freigabe
- Aktiviere das Kontrollkästchen Passwörter für öffentlich freigegebene Boards erforderlich
Die Option, obligatorische Passwörter für öffentliche Boards zu erzwingen
Sobald diese Funktion aktiviert ist, gilt dies sofort für Whiteboards, die zuvor über einen öffentlichen Link zugänglich waren. Und alle Boards, die in Zukunft öffentlich zugänglich sein werden, können nicht mehr ohne Passwort aufgerufen werden.
- Für Boards, die zuvor über einen öffentlichen Link ohne Passwörter zugänglich waren:
Wenn Boards zuvor über einen öffentlichen Link ohne Passwörter zugänglich waren, werden offene Sitzungen widerrufen und die Besuchenden werden zur Eingabe eines Passworts aufgefordert, wenn sie versuchen, auf einen zuvor zugänglichen Link zuzugreifen. - Für alle Boards:
Um ein Board über einen Link öffentlich zugänglich zu machen, muss von der Person mit Eigentum über das Board oder vom Inhalts-Admin ein Passwort festgelegt werden. Wenn ein Passwort entfernt wird, wird die OptionJeder mit dem Link im Freigabemenü der Boards automatisch in Kein Zugriff umgewandelt. Teammitglieder mit Bearbeitungsrechten können ein Board über einen öffentlichen Link freigeben, wenn das Passwort bereits festgelegt wurde. Andernfalls müssen sie die Person mit Eigentum über das Board kontaktieren, um ein Passwort festzulegen. - Wenn die Option „Link ablaufen lassen, wenn das Board für „x“ Tage inaktiv war“ festgelegt ist, erscheint im Dialogfeld Freigabe ein Uhrsymbol mit der Meldung, dass der öffentliche Zugriff nach der angegebenen Anzahl von Tagen verschwindet.
Öffentliche Freigabeoption für den Enterprise-Preisplan mit obligatorischen Passwörtern
Einschränkung der team- und unternehmensweiten Freigabe (Teamebene)
✏️ Die team- und unternehmensweite Freigabe ist standardmäßig aktiviert, wenn die Einstellungen nicht vom Unternehmensadministrator angepasst worden sind.
Admins des Enterprise-Unternehmens können auch die unternehmensweite oder teamweite Freigabe aktivieren/deaktivieren.
- Gehe zu Teams und wähle das Team aus, das du konfigurieren möchtest
- Gehe zu Berechtigungen und scrolle nach unten zu den Freigabe-Einstellungen
- Wähle in der Board-Freigabe aus, ob die Freigabe für ein Team erlaubt oder nicht erlaubt ist. Wähle für die unternehmensweiten Einstellungen aus, ob das Unternehmen freigegebene Boards ansehen und kommentieren kann, ansehen/kommentieren/bearbeiten kann oder ob die Freigabe nicht erlaubt werden sollte.
Board-Freigabeeinstellungen im Enterprise-Preisplan
Durch die Aktivierung der Board-Freigabe für ein Team können Teammitglieder ihre Boards und Projekte einfach für das gesamte Team freigeben.
Durch Deaktivierung dieser Option wird sie aus dem Freigabemenü von Team-Boards und Projekten entfernt. Zuvor freigegebene Boards und Projekte sind für Teamnutzende nicht mehr verfügbar, es sei denn, sie werden auf andere Weise freigegeben.
Wenn der Admin die Möglichkeit zur Freigabe für das Team erneut aktiviert, werden zuvor freigegebene Boards und Projekte nicht automatisch für das Team freigegeben und die Nutzenden müssen sie erneut manuell freigeben.
Die Option, ein Board mit dem Team zu teilen, ist im Freigabemenü ausgeblendet
Personen des Enterprise-Preisplans mit deaktiviertem Team-Datenschutz können ihre Boards auch für das gesamte Unternehmen freigeben, um sie mit einem Klick anzuzeigen, zu kommentieren oder zu bearbeiten. Du kannst diese Option für ein bestimmtes Team sperren, indem du unter der Einstellung Für das ganze Unternehmen die Option Nicht erlaubt auswählst. Oder du kannst die Freigabe nur für das Anzeigen und Kommentieren oder auch für das Bearbeiten zulassen.
Bitte beachte: Wenn der Team-Datenschutz in deinem Unternehmen aktiviert ist, ist die Option, Boards für das ganze Unternehmen freizugeben, auch dann nicht verfügbar, wenn dies auf Teamebene erlaubt ist.
Die Option, das Board für das gesamte Unternehmen freizugeben, ist im Freigabemenü ausgeblendet
Einschränkung der Möglichkeit, Boards in andere Teams zu verschieben (Teamebene)
✏️ Die Fähigkeit, Boards in andere Teams zu verschieben, ist standardmäßig aktiviert, wenn die Einstellung nicht vom Unternehmens-Admin angepasst wurde.
Wenn ein Unternehmens-Admin das Verschieben von Boards für ein Team nicht zulässt, können Mitglieder dieses Teams keine Boards in andere Teams oder aus diesem Team verschieben. Die Einstellung ist für jedes Team in Teameinstellungen > Berechtigungen konfiguriert.
✏️ Personen ohne Admin-Rechte können Boards nicht in ein Team verschieben, wenn die Option zum Erstellen von Boards im Zielteam für sie eingeschränkt ist.
Die Option, das Verschieben von Boards in und aus dem Team zu beschränken
Einschränkung der unternehmensweiten benutzerdefinierten Vorlagenfreigabe
Verfügbar für: Enterprise-Preisplan
Wer kann das: Unternehmens-Admins
Unternehmens-Admins können die Freigabe eigener Vorlagen auf Unternehmensebene zulassen oder einschränken. Wenn die Freigabe eingeschränkt ist, können Teammitglieder keine eigene Vorlage ohne Admin-Genehmigung für das Unternehmen freigeben.
- Geh zu den Einstellungen deines Unternehmens > Sicherheit & Compliance > Zusammenarbeit
- Scrolle nach unten zu Rollen und Berechtigungen
- Aktiviere Freigabe von Unternehmensvorlagen für Unternehmens-Admins einschränken
