Movimiento automático de tableros a la papelera
Los tableros se mueven automáticamente a la papelera en su fecha designada de eliminación. Si no hay una política de retención activa que afecte al tablero, su eliminación permanente será determinada por la política de papelera.
Por ejemplo, considera un tablero de proyecto que está designado para moverse a la papelera el 1 de julio de 2025 según la política de eliminación y no hay ninguna política de retención que lo afecte. El tablero se moverá automáticamente a la papelera el 1 de julio de 2025 y se eliminará permanentemente el 29 de septiembre de 2025 según la política de papelera de 90 días.
✏️ Una política de retención activa reemplaza la política de papelera. Por lo tanto, la fecha de eliminación permanente del tablero seguirá la política de retención vigente.
Si las notificaciones de eliminación están habilitadas para la política, los usuarios recibirán una notificación según el número de días configurado cuando la notificación de eliminación deba ser enviada antes de que el tablero se mueva programadamente a la papelera.
La notificación aparece en el feed de notificaciones de Miro y enlaza directamente al tablero. También se muestra un banner en la parte superior del tablero advirtiendo al usuario sobre la acción inminente de mover a la papelera. Los propietarios y copropietarios del tablero tienen la opción de mantener el tablero.
Eliminación del tablero iniciada por el usuario
Cuando un propietario de tablero mueve un tablero a la papelera, la política de eliminación ya no afecta al ciclo de vida del tablero. Si no se aplican políticas de retención activas al tablero, su eliminación permanente seguirá la política de papelera.
Por ejemplo, considera un tablero de plan operacional programado para eliminación el 13 de octubre de 2024. Si el propietario del tablero mueve el tablero a la papelera de manera preventiva el 15 de mayo de 2024, y no existen políticas activas de retención que afecten al tablero, este se regirá por la política de papelera. El tablero se eliminará de forma permanente el 13 de agosto de 2024, según la política de papelera de 90 días.
✏️ Si hay una política de retención activa que afecta al tablero, esta política anulará la política de papelera, estableciendo la fecha de eliminación permanente según la política de retención.
Restauración de tablero iniciada por usuario
Cuando un usuario restaura un tablero de la papelera, cualquier política de eliminación relevante se vuelve a aplicar automáticamente. Esto garantiza que el tablero reingrese a su ciclo de vida con todos los parámetros de configuración originales restaurados.
Por ejemplo, si un usuario restaura un tablero de estrategia de marketing desde la papelera el 20 de junio de 2024 que anteriormente tenía una política de eliminación de un año aplicable, esta política se vuelve a aplicar automáticamente al restaurarlo. La nueva fecha de eliminación del tablero se recalculará a partir de la fecha de restauración, estableciendo su fecha de eliminación actualizada para el 20 de junio de 2025 o un año desde la fecha en que este tablero se modificó por última vez después de la restauración.
Notificaciones de eliminación
Las notificaciones de eliminación alertan a los usuarios con anticipación cuando un tablero está programado para ser movido automáticamente a la papelera debido a inactividad, basado en una política de eliminación activa.
-
Los admins pueden habilitar notificaciones al publicar una política.
-
El tiempo de notificación es configurable de 1 a 30 días antes del movimiento programado.
-
Las notificaciones se envían según el número de días configurado cuando la notificación de eliminación debe enviarse antes de la fecha de papelera.
Cuando un tablero entra en el periodo de inspección:
-
Aparece una notificación en el feed de notificaciones del usuario.
-
Hacer clic en él abre el tablero con un banner superior que advierte sobre el próximo traslado a la papelera.
-
Los usuarios pueden elegir conservar el tablero para retenerlo, lo que reinicia el temporizador de eliminación.
Este mecanismo de notificación se aplica a todos los escenarios donde:
- Hay una política de eliminación con notificaciones activa.
- El tablero está entrando en su periodo de inspección (por el número de días configurado antes de la fecha de eliminación).
Escenario 1: Tableros que coinciden con una política de eliminación
Estos tableros están sujetos a una política y se moverán a la papelera después del periodo definido de inactividad.
Si las notificaciones de eliminación están habilitadas para la política, se enviará una notificación según la cantidad de días configurada cuando la notificación de eliminación deba enviarse antes del movimiento programado del tablero a la papelera. El tablero también mostrará un banner que permitirá a los usuarios revisarlo o mantenerlo.
Escenario 2 Tableros con una etiqueta de clasificación que se agregó después de que el tablero se modificó por última vez
Estos tableros se incluyen retroactivamente en el alcance y todavía siguen el mismo cronograma de eliminación en función de su fecha de última modificación.
Si las notificaciones de eliminación están habilitadas, los usuarios recibirán una notificación según el número de días configurado cuando la notificación de eliminación deba enviarse antes del movimiento programado a la papelera, incluso si la etiqueta se aplicó después de la última edición.
Escenario 3: Tableros con una etiqueta de clasificación que fue eliminada antes de que la política fuera publicada
Estos tableros ya no cumplen con la política y están excluidos de la evaluación de eliminación.
Como están fuera de alcance, no se enviarán notificaciones de eliminación.
Escenario 4: Tableros modificados recientemente y aún no dentro del umbral de eliminación
Estos tableros han sido editados recientemente y aún no son elegibles para eliminación.
Solo se enviará una notificación si el tablero entra en el periodo de inspección, es decir, según el número de días configurado cuando la notificación de eliminación debe ser enviada antes de la fecha de eliminación. Hasta entonces, no se activa ninguna notificación.
Escenario 5: Tableros modificados después de ingresar a la inspección
Una vez que un tablero entra en el período de eliminación, su fecha de eliminación queda bloqueada. Esto significa que, a menos que un propietario del tablero elija explícitamente conservar el tablero, se moverá automáticamente a la papelera en la fecha programada.
Modificar o acceder al tablero durante el periodo de inspección no afecta el cronograma de eliminación. Las siguientes acciones no cambiarán el resultado de la eliminación: editar o ver el tablero, cambiar su etiqueta de clasificación o equipo, o incluso eliminar la política asociada.
Si las notificaciones de eliminación están habilitadas, se enviará una notificación según el número de días configurado cuando la notificación de eliminación deba enviarse antes de la fecha programada de la papelera, y el tablero mostrará un banner que permitirá al usuario revisarlo o conservarlo.
Escenario 6: Los tableros que ya se han eliminado o movido manualmente a la papelera
Estos tableros ya fueron eliminados del espacio de trabajo y ya no están gestionados por políticas de eliminación.
No se envían notificaciones de eliminación para tableros que ya están en la papelera o han sido eliminados permanentemente.
Escenario 7: Tableros bajo múltiples políticas
Los tableros pueden estar sujetos a más de una política de eliminación activa al mismo tiempo, especialmente si varias políticas apuntan a la misma etiqueta de clasificación o equipo.
Si se aplican más de una política con notificaciones habilitadas a un tablero, el usuario recibirá solo una notificación cuando el tablero entre en inspección. La notificación está basada en la política con la fecha de eliminación programada más cercana y se envía según el número de días configurado para que se envíe la notificación de eliminación con antelación a esa fecha.