La función de retención legal está diseñada para respaldar los procesos de cumplimiento y de eDiscovery al conservar los tableros que están sujetos a investigación o son relevantes para casos legales en curso.
Los admins de eDiscovery pueden evitar la eliminación permanente de contenido al crear retenciones legales en función de usuarios específicos y sus acciones en Miro. Esta funcionalidad es esencial para garantizar que la información relevante se retenga y proteja durante los procedimientos legales.
Por ejemplo, cuando un usuario que está sujeto a una retención legal interactúa con un tablero, ese tablero queda automáticamente bajo retención para evitar la eliminación permanente.
También se conservan todas las versiones del tablero, lo que garantiza que el contenido del tablero se retenga para fines legales.
✏️ Debes tener el rol de admin de eDiscovery para llevar a cabo tareas de retención legal. Para solicitar el rol de admin de eDiscovery, comunícate con tu admin de empresa.
Beneficios clave de la retención legal
- Conservación de la información: La retención legal garantiza que todos los datos relevantes se conserven al evitar la eliminación permanente. Esto es crucial para el cumplimiento y las investigaciones legales, ya que garantiza que los datos presentados en casos legales sean precisos y no se alteren.
- Cumplimiento de requisitos legales: La retención legal ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias al garantizar que la información necesaria se retenga y esté disponible cuando sea necesario, lo que ayuda a evitar sanciones o problemas legales.
- Mitigación del riesgo: Al proteger los datos importantes, la retención legal reduce el riesgo de pérdida de datos, que podría tener consecuencias legales o financieras significativas.
- Auditoría y supervisión: Cada vez que se crea o modifica una retención legal, se genera un registro de auditoría, lo que proporciona plena visibilidad y trazabilidad. Todos los registros de auditoría de una organización se conservan de forma indefinida cuando hay activa al menos una retención legal. Esto garantiza la responsabilidad y la transparencia en la gestión de retenciones legales.
Cómo funciona la retención legal
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Interacciones de usuario o con tableros: Cuando un usuario bajo retención legal abre, modifica o interactúa con un tablero de cualquier manera (le cambia el nombre o agrega contenido), el tablero se marca y se conserva. Por ejemplo, si se cambia el nombre del tablero o se actualiza su contenido, se lo colocará automáticamente bajo retención legal. La propiedad y la creación del tablero también quedarán bajo retención.
Cuando se crea una retención legal, se aplica a los tableros que los custodios hayan creado o de los cuales sean propietarios o copropietarios en el momento de la retención. Asimismo, se incluyen los tableros a los que estos accedan y modifiquen una vez aplicada la retención. El historial de acceso a los tableros y los detalles de las actualizaciones no están disponibles en esta versión.
- Acciones del usuario final y eliminación de tableros: Aunque los usuarios finales pueden eliminar los tableros, estos se conservan si existe una retención legal. El usuario final no podrá acceder a ellos, pero se conservarán para fines legales y administrativos.
- Control administrativo: Los admins de eDiscovery pueden crear y eliminar retenciones legales a través de la sección eDiscovery en la configuración. Las retenciones legales se pueden aplicar a todos los tableros que un usuario haya creado o editado, que sean de su propiedad o copropiedad, o a los que haya accedido. Para administrar varias retenciones legales, los admins primero pueden crear un caso en el que se agruparán estas retenciones.
- Eliminación de equipos: Si existe un tablero bajo retención legal dentro de un equipo, ese equipo no se puede eliminar de forma permanente hasta que se libere la retención. Esto evita la pérdida de datos no deseada y garantiza la conservación de todo el contenido relevante. En los casos en que se elimine un equipo que contiene un tablero bajo retención legal, el equipo se marcará como conservado en la página de equipos eliminados y su eliminación permanente se deshabilitará hasta que se libere la retención legal.
- Perspectiva de admins y de eDiscovery: Si bien los usuarios finales no pueden acceder a un tablero eliminado que está bajo retención ni recuperarlo, los admins y los equipos de eDiscovery sí pueden interactuar con él. El tablero se conservará hasta que se cierre el caso legal, momento en el que se podrá levantar la retención legal y eliminar el tablero de forma permanente.
- Funcionalidad de exportación de tableros: Los tableros bajo retención legal se pueden exportar con la funcionalidad de exportación de tableros, lo que permite la recopilación sencilla de datos relevantes para casos legales.
- Mover tableros: Los tableros bajo retención legal no se pueden mover fuera de la organización. Si un tablero está bajo retención legal, los equipos externos se filtran y eliminan automáticamente de la lista de equipos a los cuales se puede mover el tablero.