Crear una retención legal es un proceso fundamental para los admins de eDiscovery cuando se espera un litigio o una investigación. Las retenciones legales garantizan que los tableros de Miro relevantes se conserven y protejan para que no puedan alterarse, eliminarse ni borrarse. Esto es esencial para mantener el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, evitar la pérdida o modificación de datos críticos y proteger las pruebas clave durante la vigencia del asunto legal. Una retención legal permite a los admins bloquear los datos y asegurarse de que todos los tableros de Miro relevantes estén disponibles para su revisión cuando sea necesario.
Crear una retención legal implica identificar a los usuarios relevantes y los tableros de Miro asociados con un caso y aplicar la retención para evitar cualquier modificación. Los admins pueden administrar varias retenciones dentro de un caso para que todos los datos necesarios se agrupen y conserven de forma organizada. Este proceso ayuda a mantener la integridad y la responsabilidad de los datos, lo que garantiza que la organización cumpla con los requisitos y esté preparada para el proceso legal.
Es posible acceder a los tableros de Miro que se encuentran bajo retención y editarlos, pero se conservan todas las versiones. Si el contenido se elimina, seguirá estando disponible en el ámbito de la retención legal. La cantidad de contenidos bajo retención podría aumentar en función de las acciones futuras de los usuarios. Después de que un tablero se coloca bajo retención legal, todas sus versiones se conservan de forma indefinida hasta que se libera la retención.
Para crear una retención legal, realiza los siguientes pasos:
✏️ Debes tener el rol de admin de eDiscovery para llevar a cabo esta tarea. Para solicitar el rol de admin de eDiscovery, comunícate con el admin de empresa.
- Ve a tu configuración de Miro.
- En el panel izquierdo, en Enterprise Guard, haz clic en eDiscovery.
- En la página eDiscovery, haz clic en el caso en el que quieres agregar una retención legal.
- Haz clic en Agregar retención legal.
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En la página Agregar retención legal, ingresa o selecciona la información correspondiente
para cada campo. En la siguiente tabla, se indican cada campo y
su descripción.
Campo Descripción Nombre de la retención legal
(requerido)
Nombre de la retención legal.
Longitud máxima: 60 caracteres.
Criterios
(requerido)
Tipo de contenido incluido para esta retención legal. Esta versión solo admite todo el contenido.
Usuarios que son propietarios o copropietarios de contenido, o que accedieron, modificaron o crearon contenido
(requerido)
Agrega a los usuarios que quieres colocar bajo retención legal. Haz clic en el campo para buscar por nombre o correo electrónico. Puedes agregar hasta 200 usuarios a la vez.
Notas:
- Cuando un usuario bajo retención legal abre, modifica o interactúa con un tablero de cualquier manera (le cambia el nombre o agrega contenido), el tablero se marca y se conserva. Por ejemplo, si se cambia el nombre del tablero o se actualiza su contenido, se lo colocará automáticamente bajo retención legal. La propiedad y la creación del tablero también quedarán bajo retención.
- Cuando se crea una retención legal, se aplica a los tableros que los custodios hayan creado o de los cuales sean propietarios o copropietarios en el momento de la retención. Asimismo, se incluyen los tableros a los que estos accedan y modifiquen una vez aplicada la retención. El historial de acceso a los tableros y los detalles de las actualizaciones no están disponibles en esta versión.
- Haz clic en Siguiente. La página Revisar el impacto aparecerá.
-
Revisa el impacto de la creación de esta retención legal, como la cantidad de
tableros existentes que se conservarán y los usuarios que fueron propietarios o copropietarios
de los tableros, accedieron a ellos o los modificaron o crearon.
Notas:
- Es posible acceder a los tableros que se encuentran bajo retención y editarlos, pero se conservarán todas las versiones. Si el contenido se elimina, seguirá estando disponible en el ámbito de la retención. La cantidad de contenidos bajo retención podría aumentar en función de las acciones futuras de los usuarios.
- Cuando un usuario bajo retención legal abre, modifica o interactúa con un tablero de cualquier manera (le cambia el nombre o agrega contenido), el tablero se marca y se conserva. Por ejemplo, si se cambia el nombre del tablero o se actualiza su contenido, se lo colocará automáticamente bajo retención legal. La propiedad y la creación del tablero también quedarán bajo retención.
- Cuando se crea una retención legal, se aplica a los tableros que los custodios hayan creado o de los cuales sean propietarios o copropietarios en el momento de la retención. Asimismo, se incluyen los tableros a los que estos accedan y modifiquen una vez aplicada la retención. El historial de acceso a los tableros y los detalles de las actualizaciones no están disponibles en esta versión.
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Después de revisar el impacto de la retención legal que estás creando, haz clic en
Agregar retención legal.
Aparecerá la página del caso, en la que se mostrará la retención legal que contiene y la información sobre cada retención legal, como el nombre, el tipo de contenido afectado, la cantidad de usuarios bajo esa retención, la fecha en que se creó, en qué estado se encuentra y la cantidad de tableros que se conservan bajo retención legal.