Los admins del plan Enterprise pueden aprovechar la función de gestión de solicitudes y optimizar el proceso de dar permisos a los usuarios de su empresa en ciertos casos.
Disponible para: plan Enterprise
Configurado por: admins de empresa
¿Qué es la gestión de solicitudes?
Cuando un usuario nuevo necesita obtener acceso a un equipo Miro o actualizar una licencia, envía una solicitud para promover su acceso. Los admins de empresa pueden configurar la manera en que los administradores reciben notificaciones de la solicitud: si se envía una notificación a los admins o a sus emails específicos, se redirige al solicitante a un escritorio de servicio o se convierte automáticamente su solicitud en una incidencia para ServiceNow o Jira Service Management.
La gestión de solicitudes de acceso se aplica a varios casos cuando un usuario final solicita acceso a un equipo/organización o a una actualización para otro usuario:
- Cuando un usuario con licencia gratuita limitada solicite una licencia completa en la subscripción
- Cuando un miembro intente invitar a otra persona que tiene una licencia gratuita limitada o convertir su acceso a un tablero para que pueda editar
- Cuando un miembro que no tenga permitido invitar a miembros nuevos intente otorgar un rol de propietario o copropietario en un tablero específico a un usuario que no sea miembro del equipo
- Cuando un usuario que no sea administrador intente compartir un tablero con un usuario que no sea miembro del equipo, cuando, en los ajustes de invitación, no se permiten invitados y los usuarios no administradores no pueden invitar a nuevos miembros al equipo
- Cuando un usuario nuevo solicita unirse a un equipo detectable debido al Control de dominio
- Cuando un invitado que se invitó a tableros específicos en un equipo solicita unirse al equipo
- Cuando un usuario Enterprise solicita unirse a un equipo detectable para los usuarios finales en su organización
- Para los planes que usan el inicio de sesión único: cuando un usuario nuevo aún no ha recibido acceso en IdP y, por lo tanto, tiene problemas para iniciar sesión en Miro vía SSO y solicita acceso a la cuenta:
Un mensaje que un usuario nuevo ve cuando tiene algún problema para iniciar sesión vía SSO
Después de hacer clic en Request access (Solicitar acceso), el usuario también tendrá que confirmar su email introduciendo el código de confirmación enviado a su dirección de email. Esto evita que los usuarios no autorizados lleguen a los administradores de empresa.
Confirmación del email del usuario
Sean cuales sean los ajustes, otros flujos (por ejemplo, la invitación desde los ajustes del tablero en el panel de control) mantienen el esquema actual de enviar emails a los admins de empresa.
Una vez que soliciten una licencia o acceso, uno de los siguientes eventos se activará dependiendo de tus controles de gestión de solicitudes:
- Se enviará una solicitud de email a los admins de empresa
- Se enviará una solicitud de email a emails específicos
- Se creará un ticket de servicio en ServiceNow o Jira Service Management
- El usuario será redirigido a un servicio donde podrá crear una solicitud
✏️ Si los admins de equipo tienen permitido invitar a nuevos usuarios a un equipo en los ajustes de invitación, recibirán las solicitudes de invitación relacionadas con este equipo por email, aunque los ajustes de gestión de solicitudes estén configurados de otro modo. Si el admin de empresa también es admin de equipo para algunos equipos, seguirá recibiendo notificaciones por email para las solicitudes de esos equipos.
Cómo configurar los controles de gestión de solicitudes
Para llegar a los controles de gestión de solicitudes, ve a Ajustes de empresa > Seguridad y desplázate hacia abajo hasta Gestión de solicitudes. Aquí puedes elegir una manera de recibir notificaciones sobre las solicitudes de acceso del usuario.
✏️ La opción de crear automáticamente un ticket de servicio está disponible actualmente para ServiceNow y Jira Service Management.
Ajustes de gestión de solicitudes
Opción 1: Notificar a los admins por email
Si seleccionas esta opción, todos los admins de empresa recibirán una notificación por email cuando un usuario solicite acceso. Esta configuraciónno requiere ningún paso adicional.
Opción 2: Enviar solicitudes a emails específicos
Los admins de empresa pueden especificar hasta 5 direcciones de email para que Miro envíe emails sobre la gestión de solicitudes. Cuando esto está activado, solo las direcciones especificadas recibirán la solicitud a su dirección de correo electrónico. Estas direcciones de email no tienen que ser de usuarios de Miro.
Aviso: si no se completó con las direcciones de email, la opción no se guardará y se aplicará la configuración anterior a todas las solicitudes.
Opción 3: Crear un ticket de servicio
Si quieres que se cree un ticket de servicio cada vez que un usuario solicite acceso a un equipo/organización, sigue los pasos que se indican a continuación. Ten presente que, actualmente, esta función es compatible con ServiceNow y Jira Service Management.
Paso 1.
Si vas a usar ServiceNow, crea un artículo de catálogo para Miro siguiendo estas instrucciones.
Paso 2.
Ve a Miro, abre los Ajustes de empresa > Seguridad > Gestión de solicitudes y selecciona Crear un ticket de servicio. En la ventana desplegable bajo Proveedor de servicio, selecciona ServiceNow o Jira Service Management.
En el campo Correo electrónico, ingresa tu dirección de correo electrónico para ServiceNow o Jira Service.
Cómo configurar la creación de un ticket de servicio
Paso 3.
Continúa con la configuración de correo electrónico.
Para ServiceNow:
1. Abre ServiceNow, ve a Propiedades del sistema > Propiedades de correo electrónico y habilita la recepción de correos electrónicos.
Cómo habilitar la recepción de correos electrónicos
2. Crea una acción de correo electrónico entrante (encuentra las instrucciones detalladas aquí). En el campo De bajo la línea Solo los correos electrónicos de este remitente activarán esta acción de correo entrante, introduce la dirección notification@miro.com.
Cómo crear una acción de correo electrónico entrante
3. Establece los valores archivados desde el cuerpo del correo electrónico para configurar ajustes adicionales y procesos para convertir un correo electrónico de Miro en un ticket de ServiceNow (opcional). Por ejemplo, puedes asignar un ticket recién creado a una persona en particular.
Para Jira Service Management:
Para configurar un nuevo correo electrónico en tu proyecto de Jira Service Management, por favor sigue estos pasos:
1. Desde tu proyecto de servicio, selecciona Ajustes de proyecto > Solicitudes de correo electrónico.
2. Elige tu proveedor de servicios de email y sigue las instrucciones para vincular Miro.
Puedes encontrar más detalles en la documentación oficial de Atlassian.
Opción 4: Redirige al usuario a un escritorio de servicio
El solicitante será redirigido al escritorio de servicio de tu elección, donde se creará un ticket manualmente. Para habilitar la opción, ingresa el enlace al que se redirigirá al solicitante en el campo URL del Escritorio de servicio.
✏️ Si usas ServiceNow, como paso adicional deberás crear un icono de catálogo para Miro en ServiceNow.
Cómo configurar la redirección de un usuario a un escritorio de servicio