Disponible para: Plan Enterprise
Rol requerido: admin de empresa
La seguridad y la confidencialidad de los datos son preocupaciones importantes para la mayoría de las empresas. Por eso nuestro plan Enterprise ofrece herramientas obligatorias para controlar los riesgos de seguridad de la información. Estas incluyen una gestión de acceso más segura con la opción de SSO basada en SAML y un mejor control de derechos y permisos de usuario con capacidades administrativas mejoradas. Además, introducimos restricciones opcionales: compartir fuera de los dominios permitidos y compartir por medio de un enlace público.
✏️ La configuración de la política de uso compartido también influye en la configuración de accesos disponibles al integrar tableros en una aplicación específica. Más información: Gestionar la política de uso compartido del plan Enterprise para integraciones insertadas.
Restringe el uso compartido fuera de los dominios permitidos
Una vez que hayas establecido los dominios permitidos a nivel de la empresa, la opción de compartir tableros fuera de los dominios quedará restringida para todos los miembros y equipos de la empresa.
- Ve a Company settings > Security > Sharing.
- Activa Restringir dominios permitidos.
- Agrega la lista de dominios de confianza utilizados dentro de tu plan Enterprise.
Para habilitar compartir con colaboradores invitados y evitar la lista de permitidos, marca la casilla Permitir compartir con invitados fuera de estos dominios.
Cuando Permitir compartir con invitados fuera de estos dominios está activado, los usuarios con dominios fuera de la lista de permitidos pueden tener tableros compartidos con ellos, pero aún no podrán encontrar equipos en la capacidad de descubrimiento de equipos.
La lista de dominios confiables y la opción de compartir con invitados fuera de esos dominios
Cualquier usuario que haya sido invitado a la suscripción antes de que se habilitara la configuración permanecerá en tu plan y conservará el acceso al contenido compartido. Sin embargo, no será posible compartir ningún otro contenido con ellos.
Además, puedes Verificar todos los usuarios en función de la lista de permitidos en caso de que haya usuarios cuyo dominio no está permitido. Puedes eliminarlos en la siguiente ventana emergente:
Usuarios cuyas direcciones de correo electrónico no coinciden con la lista de permitidos
✏️ Si los dominios de la lista de permisos no están configurados a nivel de equipo, valdrá la configuración de la empresa. Si la lista de permisos a nivel de equipo está configurada, esta anulará las restricciones a nivel de la empresa. Por ejemplo, si el Dominio 1 está permitido a nivel de empresa y el Dominio 2 está permitido a nivel de equipo, el Dominio 1 no estará permitido a nivel de equipo, a menos que se agregue a la lista de permisos a nivel de equipo.
Configuración de los dominios permitidos para un equipo específico
- Ve a Teams (Equipos) y selecciona el equipo que deseas configurar.
- Ve a Configuración y desplázate hacia abajo hasta Dominios permitidos para el equipo.
- Habilita la opción Restringir dominios admitidos.
- Ingresa tus dominios permitidos y haz clic en Añadir.
Para permitir compartir con invitados fuera de los dominios permitidos, marca la casilla Habilitar el uso compartido con invitados no pertenecientes a los dominios permitidos.
La opción para restringir los dominios permitidos de un equipo en particular en una subscripción Enterprise
Una vez que hayas restringido el uso compartido fuera de los dominios permitidos, los usuarios de Company solo podrán compartir sus tableros con usuarios de los dominios especificados. Con la configuración habilitada, si un usuario de la Empresa intenta compartir su tablero con un dominio no permitido, obtendrá el siguiente mensaje:
El tablero no se puede compartir con un usuario cuyo dominio no está en la lista de permitidos
✏️ Si en tu empresa está permitido compartir por medio de un enlace público, los tableros públicos seguirán estando accesibles para cualquiera que tenga el enlace del tablero (y la contraseña, si es que está configurada).
Restringe el uso compartido a través de un enlace público
Los admins de empresa pueden restringir a todos los usuarios de la empresa o a los miembros de un equipo en particular de compartir tableros de la empresa de manera pública. Una vez que se apague la configuración, la opción Anyone with the link desaparecerá del menú Compartir de los tableros de la empresa o el equipo.
La opción de compartir públicamente un tablero se puede ocultar en el menú de Compartir
Realiza lo siguiente para restringir el uso compartido público de todos los usuarios de la empresa:
- Ve a la configuración de la empresa Seguridad > Compartir.
- Desactiva la opción Los tableros pueden compartirse de manera pública.
Al hacer esto, se eliminará la opción “Cualquier persona con el enlace” del menú Compartir del tablero. Esto también significa que todos los tableros que se hayan compartido previamente con un enlace público o insertado en sitios dejarán de estar disponibles para los usuarios públicos y sus sesiones activas en los tableros se cerrarán.
Si los admins vuelven a habilitar la capacidad de compartir tableros públicamente, los usuarios deberán reactivar el uso compartido público manualmente para cada tablero.
Si quieres permitir la edición en tableros compartidos públicamente, marca la opción Permitir editar los tableros que se comparten de manera pública. Si <em>desmarcas la casilla, se restringirá el acceso público a todos los tableros previamente compartidos para la edición pública.
✏️ El uso compartido a través de un enlace público se activa por defecto a nivel de equipo y para los equipos recién creados está establecido que "Cualquier persona puede ver y comentar". Sin embargo, si esto está desactivado a nivel de empresa, los equipos no podrán compartir tableros públicamente aunque esté permitido a nivel de equipo.
Para restringir la opción de compartir tableros de forma pública para un equipo determinado:
- Ve a Teams y selecciona el equipo que deseas configurar.
- Ve a Ajustes y desplázate hacia abajo hasta Ajustes para compartir.
- Bajo Uso compartido del tablero > Por enlace público, verás tres opciones: puedes elegir si permitir el uso compartido público solo para ver y comentar, para ver, comentar y editar, o restringir el uso compartido público para el equipo.
La opción para configurar el uso compartido a través de un enlace público para un equipo dentro de una subscripción Enterprise
Vencimiento del enlace público (a nivel de empresa)
Habilita el vencimiento de enlaces públicos para que los tableros compartidos públicamente sean más seguros. Esto significa que, si el tablero no se ha abierto después de un plazo determinado, cualquier enlace al tablero compartido con visitantes dejará de funcionar. Esto se aplica a todos los tableros una vez que se active el vencimiento de enlaces públicos en la configuración de la empresa.
Habilitar la caducidad del enlace público:
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Uso compartido.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Contenido.
- Selecciona la casilla de verificación para Vencimiento del enlace de uso compartido público.
- Establece la cantidad de días antes de que caduquen los enlaces inactivos. Puedes elegir entre 30 y 999 días.
⚠️ Si se restablece la contraseña de un tablero, también se restablecerá la fecha de caducidad de ese tablero.
Solicitar contraseñas para tableros públicos (a nivel de empresa)
También puedes aplicar contraseñas obligatorias para todos los tableros compartidos públicamente a través de enlaces.
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Compartir.
- Desplázate hasta la sección de Contenido.
- Marca la casilla Solicitar contraseñas para tableros compartidos públicamente.
Una vez marcada esta función, se aplicará de inmediato a los tableros que anteriormente eran accesibles con un enlace público y todos los tableros en adelante no podrán ser accesibles públicamente sin una contraseña.
-
Para los tableros previamente accesibles mediante enlace público sin contraseñas:
Si los tableros eran accesibles previamente mediante un enlace público sin contraseñas, se revocarán las sesiones abiertas y se pedirá a los visitantes que ingresen una contraseña si intentan acceder a un enlace previamente accesible. -
Para todos los tableros:
Para que un tablero sea accesible públicamente a través de un enlace, el propietario del tablero o el administrador de contenido debe establecer una contraseña. Si se elimina una contraseña, la opción Anyone with the link del menú Compartir del tablero se convertirá en Sin acceso. Los miembros del equipo con derechos de edición pueden compartir un tablero a través de un enlace público si la contraseña ya se ha establecido; de lo contrario, deben comunicarse con el propietario del tablero para establecer una contraseña. - Cuando se establece la opción "El enlace expira cuando el tablero ha estado inactivo durante 'x' días", aparecerá un icono de reloj en el cuadro de diálogo Compartir, con un mensaje que indica que el acceso público desaparecerá después de la cantidad de días especificada.
Opción de uso compartido público en el plan Enterprise con contraseñas obligatorias
También puedes exigir que las contraseñas sean complejas y especificar qué requisitos deben cumplir las contraseñas. Estos pueden incluir:
- Longitud mínima de la contraseña (de 6 a 14 caracteres; el valor predeterminado es 8).
- Letras mayúsculas y minúsculas
- Números.
- Caracteres especiales.
Configuración de contraseñas complejas para tableros
Restricción del uso compartido en todo el equipo y en toda la empresa (Nivel de equipo)
✏️ El uso compartido que abarca el equipo y toda la empresa se activa por defecto si el administrador de empresa no ha personalizado la configuración.
Los admins de empresa del plan Enterprise también pueden habilitar/deshabilitar el uso compartido a nivel de toda la empresa o de todo un equipo.
- Ve a Teams (Equipos) y selecciona el equipo que deseas configurar.
- Ve a ajustes y desplázate hacia abajo hasta configuración de uso compartido.
- En Uso compartido del tablero, elige si se permite o no compartir con un equipo. Para la configuración a nivel de empresa, elige si la empresa puede ver y comentar en los tableros compartidos, ver/comentar/editar, o si no se permite compartir.
Configuración de uso compartido de tableros en el plan Enterprise
Habilitar el uso compartido de tableros con un equipo permite a los miembros compartir fácilmente sus tableros y proyectos con todo el equipo.
Deshabilitar esta opción lo eliminará del menú Share (Compartir) de los tableros y los proyectos del equipo. Los tableros y proyectos compartidos previamente ya no estarán disponibles para los usuarios del equipo, a menos que se compartan por otros medios.
Si el Admin vuelve a habilitar la capacidad de compartir con el equipo, los tableros y proyectos previamente compartidos no se compartirán automáticamente con el equipo y los usuarios deberán volver a compartirlos manualmente.
La opción de compartir un tablero con el equipo puede estar oculta en el menú Compartir
Los usuarios en los planes Enterprise con la opción de Privacidad del equipo deshabilitada también pueden share their boards with the whole Company for viewing, commenting, or editing in one click" target="_blank" rel="noopener noreferrer">compartir sus tableros con toda la empresa para su visualización, comentario o edición con un solo clic. Puedes bloquear esta opción para un equipo en particular seleccionando Not allowed debajo del ajuste With entire company. O puedes permitir el uso compartido solo para leer y comentar; o bien permitirlo para leer, comentar y editar.
Ten en cuenta que, si la Privacidad del equipo está habilitada en tu empresa, la opción de compartir tableros con toda la empresa no estará disponible, incluso si está permitida a nivel de equipo.
La opción de compartir el tablero con toda la empresa puede ocultarse en el menú Compartir
Restricción de la capacidad de mover tableros a otros equipos (nivel de equipo)
✏️ La posibilidad de mover tableros a otros equipos está activada por defecto si el administrador de la empresa no ha personalizado la configuración.
Cuando un admin de empresa no permite mover tableros a un equipo, los miembros de ese equipo no podrán mover los tableros a otros equipos ni fuera de ese equipo. La configuración se realiza para cada equipo en Configuración del equipo > Permisos.
✏️ Los usuarios que no son administradores no pueden mover tableros a un equipo si la opción de crear tableros está restringida para ellos en el equipo de destino.
Opción de restringir la inclusión y el retiro de tableros del equipo
Restringir el uso compartido de plantillas personalizadas en toda la empresa
Disponible para: plan Enterprise
Quién puede hacerlo: Admins de empresa
Los admins de empresa pueden permitir o restringir el uso compartido de plantillas personalizadas a nivel de empresa. Cuando se restringe el uso compartido, los miembros del equipo no podrán compartir una plantilla personalizada con la empresa sin la aprobación del admin.
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Ajustes.
- Desplázate hasta Roles y permisos.
- Activa la opción Restringir el uso compartido de plantillas de la empresa.
La opción de restringir el uso compartido de plantillas de la empresa