La fonctionnalité de mise en suspens juridique est conçue pour prendre en charge les processus de conformité et de eDiscovery en préservant les tableaux qui sont soumis à une investigation ou qui sont pertinents pour les enquêtes juridiques en cours.
Les admins eDiscovery peuvent empêcher la suppression permanente de contenu en créant des mises en suspens juridiques en fonction d’utilisateurs spécifiques et leurs actions dans Miro. Cette fonctionnalité est essentielle pour s’assurer que les informations pertinentes sont conservées et sécurisées pendant les procédures juridiques.
Par exemple, lorsqu’une personne soumise à une mise en suspens juridique interagit avec un tableau, ce tableau est automatiquement mis en suspens pour éviter sa suppression permanente.
En outre, toutes les versions du tableau sont également préservées, ce qui garantit que le contenu du tableau est conservé à des fins juridiques.
✏️ Vous devez avoir le rôle d’admin eDiscovery pour exécuter des tâches de mise en suspens juridique. Pour demander le rôle d’admin eDiscovery, contactez votre admin d’entreprise.
Avantages clés de la mise en suspens juridique
- Préservation des informations : la mise en suspens juridique garantit que toutes les données pertinentes sont préservées, ce qui empêche leur suppression permanente. C’est essentiel pour les investigations légales et juridiques, car cela garantit que les données présentées dans les enquêtes juridiques restent précises et inchangées.
- Conformité avec les exigences juridiques : la mise en suspens juridique aide les organisations à respecter leurs obligations légales et réglementaires en veillant à ce que les informations nécessaires soient conservées et disponibles au besoin, ce qui permet d’éviter les pénalités ou les problèmes juridiques.
- Atténuation des risques : en sauvegardant les données importantes, la mise en suspens juridique réduit le risque de perte de données qui pourrait entrainer des conséquences juridiques ou financières importantes.
- Audit et surveillance : chaque fois qu’une mise en suspens juridique est créée ou modifiée, un journal d’audit est généré, offrant ainsi une visibilité et une traçabilité complètes. Tous les journaux d’audit d’une organisation sont préservés indéfiniment lorsqu’au moins une mise en suspens juridique est active. Cela garantit la responsabilité et la transparence dans la gestion des mises en suspens juridiques.
Comment fonctionne la mise en suspens juridique
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Utilisateur ou interactions avec un tableau : lorsqu’un utilisateur placé en mise en suspens juridique ouvre, modifie ou interagit avec un tableau de quelque manière que ce soit (renommer ou ajouter du contenu), ce tableau est signalé et préservé. Par exemple, si le nom du tableau est modifié ou si son contenu est mis à jour, il est automatiquement mis en suspens. En outre, la propriété et la création de tableaux sont mises en suspens.
Lorsqu’une mise en suspens juridique est créée, elle s’applique aux tableaux que les dépositaires avaient créés ou dont ils étaient propriétaires ou copropriétaires au moment de cette mise en suspens. En outre, tous les tableaux auxquels les dépositaires accèdent ou qu’ils modifient une fois la mise en suspens placée sont également inclus. Les détails des mises à jour et accès au tableau précédents ne sont pas disponibles dans cette version.
- Actions de l’utilisateur final et suppression du tableau : bien que les utilisateurs finaux puissent supprimer des tableaux, ces tableaux sont préservés si une mise en suspens juridique est placée. Ils restent inaccessibles pour les utilisateurs finaux, mais sont conservés à des fins juridiques et administratives.
- Contrôle administratif : les admins eDiscovery peuvent créer et supprimer des mises en suspens juridiques via la section eDiscovery dans les paramètres. Les mises en suspens juridiques peuvent être appliquées à tous les tableaux qu’une personne a créés ou modifiés, auxquels elle a accédé ou dont elle a été propriétaire ou copropriétaire. Pour gérer plusieurs mises en suspens juridiques, les admins peuvent d’abord créer une enquête dans laquelle ces mises en suspens seront regroupées.
- Suppression de l’équipe : si un tableau soumis à une mise en suspens existe dans une équipe, cette équipe ne peut pas être supprimée définitivement tant que la mise en suspens n’est pas levée. Cela empêche la perte de données involontaire, et garantit ainsi que tout le contenu pertinent est préservé. Si une équipe est supprimée mais contient un tableau soumis à une mise en suspens, elle sera marquée comme préservée sur la page des équipes supprimées et sa suppression permanente sera désactivée jusqu’à la levée de la mise en suspens juridique.
- Admins et eDiscovery : bien que les utilisateurs finaux ne puissent pas accéder à un tableau supprimé qui est mis en suspens ou le récupérer, les admins et équipes eDiscovery peuvent toujours interagir avec ce tableau. Le tableau est préservé jusqu’à ce que l’enquête juridique soit close, après quoi la mise en suspens juridique peut être levée et le tableau peut être définitivement supprimé.
- Fonctionnalité d’export du tableau : les tableaux mis en suspens peuvent toujours être exportés à l’aide de la fonctionnalité d’export des tableaux, ce qui permet de collecter facilement les données pertinentes pour les affaires juridiques.
- Déplacement des tableaux : les tableaux mis en suspens ne peuvent pas être déplacés hors de l’organisation. Si un tableau est mis en suspens, les équipes externes sont automatiquement exclues de la liste des équipes vers lesquelles le tableau peut être déplacé.