Les contrôles d’invitation du plan Enterprise vous permettent de définir l’ensemble des membres qui peuvent inviter de nouveaux utilisateurs dans votre plan.
Disponible pour : plan Enterprise
Configuré par : les admins d’entreprise
Paramètres d’invitation de l’équipe
Les paramètres d’invitation sont configurés dans la section Permissions (Autorisations) de chaque équipe. Les admins d’entreprise peuvent définir qui peut inviter de nouveaux utilisateurs dans l’équipe :
- Les admins d’entreprise seulement
- Les admins d’entreprise et d’équipe
- Tous les membres
Notez que dans les abonnements dotés du programme de licences flexible, les paramètres d’invitation de l’équipe sont complétés par les paramètres d’invitation de l’entreprise. En savoir plus.
Paramètres d’invitation de l’équipe
Les admins peuvent également autoriser ou interdire l’invitation d’invités, des utilisateurs invités dans un tableau spécifique, mais pas dans l’équipe elle-même. Ces utilisateurs peuvent accéder aux tableaux qui sont partagés avec eux, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux actifs dans l’équipe. En outre, les admins d’entreprise peuvent configurer la désactivation automatique de tous les invités.
Si les invités ne sont pas autorisés et que les utilisateurs non-admins ne peuvent pas inviter de nouveaux membres dans l’équipe, les utilisateurs non-admins verront le message contextuel suivant lorsqu’ils tentent de partager un tableau avec un utilisateur qui ne fait pas partie de leur équipe. En fonction des paramètres de gestion des requêtes de l’organisation, les utilisateurs pourront envoyer une demande d’invitation aux admins d’entreprise ou à des adresses e-mail spécifiques, ou encore créer un ticket d’assistance. Apprenez-en plus sur la gestion des demandes sur un compte Enterprise.
Notification indiquant que vous ne pouvez pas convier d’invités ni de nouveaux membres
Si un utilisateur qui n’est pas autorisé à inviter de nouveaux membres essaie d’accorder un rôle de propriétaire ou de copropriétaire dans un tableau spécifique à un utilisateur qui ne fait pas partie de son équipe, il verra le même message contextuel. Il pourra également envoyer une demande aux admins d’entreprise ou à des adresses e-mail spécifiques, ou encore envoyer un ticket d’assistance.
Une notification similaire s’affiche lorsqu’un utilisateur non-admin essaie d’inviter un membre externe à modifier un tableau alors que le statut d’invité avec des droits de modification n’est pas activé pour l’équipe et que l’option d’invitation de nouveaux membres est disponible uniquement pour les admins. Une fois la demande envoyée, la personne invitée sera ajoutée au tableau avec des droits de commentaires.
Notification indiquant que vous ne pouvez pas inviter un utilisateur à modifier le tableau
Paramètres d’invitation de l’entreprise
Les paramètres d’invitation d’une entreprise définissent qui peut ajouter de nouvelles licences à l’abonnement Enterprise en invitant de nouveaux membres dans l’équipe. Accédez à la section Company invitation settings (Paramètres d’invitation de l’entreprise) dans les paramètres Company (Entreprise) Security (Sécurité).
Paramètres d’invitation de l’entreprise
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Si l’admin d’entreprise limite les paramètres d’invitation de l’entreprise uniquement aux admins d’entreprise, seuls les admins d’entreprise peuvent ajouter de nouvelles licences. Les admins d’équipe et les membres peuvent inviter uniquement des membres existants de l’entreprise (ils ne peuvent pas activer de nouvelles licences).
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Les admins d’entreprise peuvent autoriser les admins d’équipe à inviter de nouveaux membres. Dans ce cas, les admins d’entreprise et d’équipe peuvent ajouter de nouvelles licences.
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Si l’admin d’entreprise permet à tous les membres d’inviter de nouveaux membres dans l’entreprise, chaque membre du plan Enterprise peut ajouter de nouvelles licences en invitant des personnes dans son équipe, si l’option appropriée est activée dans les paramètres d’invitation de l’équipe.
Les paramètres de l’entreprise complètent les paramètres d’invitation de l’équipe. Les admins d’entreprise définissent dans les paramètres de l’équipe qui peut inviter des utilisateurs dans une équipe spécifique. En d’autres termes, les admins d’entreprise peuvent permettre aux membres de l’équipe et aux admins d’équipe de gérer les invitations et la collaboration dans l’équipe, mais les licences sont contrôlées par les admins d’entreprise. Dans les paramètres de l’équipe, vous pouvez consulter qui peut inviter de nouveaux utilisateurs dans l’organisation :
Les paramètres d’invitation d’une équipe dans un compte Enterprise. En fonction des paramètres de l’entreprise, seules les admins d’entreprise et d’équipe peuvent ajouter de nouvelles licences. Parallèlement, tous les membres de l’équipe peuvent inviter d’autres membres qui font déjà partie du compte Enterprise de leur organisation.
Désactivation automatique des invités
Configurez la désactivation automatique des invités après 30 jours d’inactivité en allant dans les paramètres Company (Entreprise) Security (Sécurité) Collaboration settings (Paramètres de collaboration) et en activant l’option pour désactiver automatiquement les invités des tableaux. Ce paramètre est configuré dans les paramètres de l’entreprise pour toutes les équipes de l’organisation.
Si ce paramètre est activé et que les utilisateurs qui sont répertoriés en tant qu’invités dans les paramètres de l’entreprise (quel que soit leur domaine) ne sont pas actifs dans vos équipes Enterprise pendant 30 jours, ils seront automatiquement désactivés. Utilisez cette fonctionnalité pour dé-provisionner les invités et garder le plan propre et sécurisé.
L’option permettant de désactiver automatiquement les invités inactifs
Dès qu’un admin d’entreprise active ou désactive la fonctionnalité, l’action est enregistrée dans les journaux d’audit sous « Enabled/disabled external users expiration setting » (Activation/désactivation du paramètre d’expiration des utilisateurs externes). Les événements de désactivation seront également enregistrés dans les journaux d’audit. L’acteur sera affiché comme « undefined » (non défini).
Notez que pour le moment, il n’est pas possible de personnaliser la période de 30 jours.