訴訟や調査が予想される場合は、リーガルホールドのケースを作成するのが eDiscovery プロセスの最初の重要なステップとなります。ケースは、リーガルホールドのプロセスを管理するための構造的基盤として機能し、データ保存に関連するすべての活動を明確に識別、文書化、監督することが可能になります。ケースを適切に作成しないと、リーガルホールドのプロセスの構成が十分でなく、重要な情報が偶発的に損失、削除されてしまうかもしれません。そうなれば、法的リスクや罰則を負う可能性があります。
eDiscovery 管理者は、リーガルホールドの開始と管理において重要な役割を果たします。ケースを作成することで、法的手続きの間、関連するすべての Miro ボードを適切に保存するために必要とされる秩序だった構造を確立できます。ケースを作成する目的の 1 つは、管理者が、複数のリーガルホールドを 1 つのケースの下にグループ化するための入れ物としてケースを利用できることにあります。これは、裁判事件などで、異なるリーガルホールドが同じ調査に含まれている場合に特に役立ちます。
多くの場合、複数のユーザーをリーガルホールドの対象とする必要があります。調査や訴訟事件が進むにつれて、1 つのケース内ですべてのホールドを管理しながら追加のホールドを作成する必要が発生するかもしれません。すべての関連するホールドを 1 つのケースにグループ化することで、より優れた管理と監督が可能になります。特定の調査に関連するホールドすべてが 1 つの中心的構造に保管されるからです。
リーガルホールドのケースを効果的に作成および管理することで、関連データをすべて保存できるようになります。複雑な調査を管理するプロセスが合理化されて、組織の法的リスクが軽減されます。
ケースを作成するには、以下の手順を実行します。
✏️ このタスクを実行するには eDiscovery 管理者の役割が必要です。eDiscovery 管理者の役割をリクエストするには、会社の管理者にご連絡ください。
- 「Miro の設定」に移動します。
- 左枠の Enterprise Guard で [eDiscovery] をクリックします。
- eDiscovery ページで [ケースを作成] をクリックします。
- 「ケースを作成」ページで各フィールドに適切な情報を入力します。各フィールドとその説明を以下の表に示します。
フィールド 説明 調査名
（必須）
ケースの名前。
最大長：60 文字。
概要
（オプション）
ケースの説明。
最大長：300 文字。
- [ケースを作成] をクリックします。ケースが作成され、eDiscovery ページのケースリストに表示されます。これで、このケースにリーガルホールドを追加できるようになりました。