ハイブリッド会議とは？
- ハイブリッド会議とは、一部の参加者が対面参加し、他の参加者が電話会議によりリモートで参加する会議のことです。
- ハイブリッド会議が主流になってきています。多くの会社がオフィスに戻り始めていますが、一方でリモートで作業を続けることを選択する従業員が増えています。
- ハイブリッド会議は、参加方法に関係なく、チームメンバー全員の一体感と参加意欲を確保する素晴らしい方法です。この新しい取り組み方には、会議の設定方法や、進行方法に関する課題があります。チームにとって可能な限り最高の体験を生み出すために、心に留めておくべき点をいくつかご紹介します。
インタラクティブ ディスプレイを使用して、Miro とハイブリッド会議を開催する
会議の前に
- 離れた場所にいるチームメイトと同じ場所にいるチームメイトとの会議を設定する際に、タイムゾーンや拠点を考慮し、誰もが会議に参加するのに最適な時間を選択します。
- オフィスで作業している場合は、対面参加者に対応する適切な会議スペースを選択し、適切なテクノロジーを設定します（高速 Wi-Fi、インタラクティブ ディスプレイ、ビデオスクリーン、カメラ、高品質マイク）。会議に Miro と使用する適切なタイプのディスプレイを選択するガイドをご確認ください。
- リモートの参加者が、部屋のみんなの顔が見え、声を聞くことができるよう、カメラとマイクが最適な場所にあることを確認します（逆も同様です）。
- 会議の目的、参加者、設定を確認する（対面参加者とリモート参加者のチーム メンバー数）
- 負担や会議疲れを減らすため、特に、ほぼ一日中画面を見ているリモート参加者のためにも、長くなる会議は開催しないようにしましょう。
- 参加者リストを慎重に管理する。必ず会議に参加する必要がある人だけを招待し、時間を無駄にしないようにしてください。他の参加者はオプションとしてマークしておきます。
- 会議の前に、必ず議題、Miro のボードへのリンク、参加者が簡単に参加できるテレビ会議のリンク（Zoom、Microsoft Teams など）を送信してください。
- 簡単に設定できるよう、参加者は、自分の個人用デバイスに Miro のモバイル、タブレット、デスクトップアプリを事前にインストールしておくことをお勧めします。こうすることで、会議中に Miro のボードを簡単に起動することができます。参加者は、ノートパソコンに限定されることなく、携帯電話やタブレットなど、どのデバイスを使用しても、会議中に Miro のボードにアクセスすることができます。
- 参加者全員に最適な体験を保証するために、事前に会議準備のテストを行います。
基本ルールの設定
- 初めてハイブリッド会議を行う場合、各参加者の明確な基準や目標を設定します。チームで実施するハイブリッド会議の「基本ルール」の例：
- 資料作成はすべて、オンラインファーストで行うこと（実物のホワイトボードへのメモや書き込みは行わない）。
- 会話、議論、ブレインストーミング、意思決定はすべて、テレビ電話会議中に行うこと。
- 会議中に、対面参加者サイドだけの会話は認められません。
- リモート参加者が会話に貢献できる十分なスペースと時間を確保してください。
- 情報共有する際に、「リモートファースト」と考えてください。会議後に、リモート参加者や参加していない人がアクセスできるよう、必ず重要なポイントはすべて Miro のボードに記載しておきます。
- 会議前、会議中、会議後に、ドキュメント（ボードリンク、特定のフレームなど）を共有して、参加者全員が同じ情報にアクセス権があることを確認します。
ディスプレイ上の Miro の設定
- ディスプレイ付きの会議室にいる場合は、デバイスが以下のいずれかでることを必ず確認して、Miro を起動してください。
- 対応する Microsoft Edge ブラウザー（バージョン 85 以上）、Google Chrome ブラウザー（バージョン 85 以上）を搭載した Windows 10 ベースのディスプレイ
- Cisco Webex ボード
- Cisco Webex ボードを使用する場合は、コントロールハブから直接、または UI 拡張管理機能内で Miro のアプリを設定する 2 つの方法があります。
- miro.com/login にアクセスして、ブラウザーで Miro を起動するか、Windows 10 ベースのすべてのデバイス（Surface Hubを除く）向けの Microsoft のアプリストアから Miro のアプリをインストールします。
- Surface Hub デバイスを使用する場合は、miro.com/login にアクセスして、最新の Microsoft Edge ブラウザー（バージョン 85 以上）で Miro を起動することができます。
- Miro を起動したら、資格情報を使用してログインします。また、新しいクイックログイン機能を使用して、素早くログインすることもできます。
- 画面に Miro のボードが投影されると、すぐに会議を始めることができます。
- 会議にテレビ会議用プラットフォームも使用する場合は、Miro と同様に必ずこれも起動してください。
参加と議論の管理
- 必ず時間通りに会議を起動し、ディスプレイでテレビ会議に参加して、リモート参加者が誰もいないビデオチャットで座ったまま取り残されないようにしてください。
- デフォルトでは、Miro のようなデジタル会議ツールを使用します。付箋でブレインストーミングする代わりに、Miro で付箋を作成します。手書きの会議メモを取る代わりに、Miro でセッションの成果を記録し、誰もが各自のタイミングでアクセスできるようにします。
- 対面参加者は、個人用デバイスではなく、会議室の前にあるメインボードに注目することをお勧めします。これにより、全員が同じコンテンツを見て、会議の一体感を高めることができます。
- アイスブレーカーを使用して会議を開始し、会話を始め、初心者を Miro に慣れさせます。
- リモート参加者が一体感を得られるよう、対話を促進します。チームメイトが発言するときは、手を上げるようにし、しばらく発言していない人には、議論に参加するよう呼びかけます。
- Miro のドット投票機能を使用して、個人用デバイス（モバイル、タブレット）、またはインタラクティブ ディスプレイで直接、会話中に全員が参加します。
- 全員を呼ぶなど、Miro のアテンション管理機能を使用します。対面参加者が、インタラクティブ ディスプレイでアイデアを説明する場合は、全員を呼ぶをタップして、リモートのチームメンバーがボードの適切な箇所を見て、コラボレーションし、議論についていける状態が整っていることを確認します。
会議後に行う手順
- 次のユーザーがログインできるように、インタラクティブ ディスプレイで Miro の個人プロフィールからログアウトし、プロフィールデータを保護してください。
- 参加者全員に会議メモ、Miro のボード リンク、その他のドキュメントを送信して、全員が意識を合わせ、すべての情報にアクセスできることを確認します。
- 参加者をフォローアップして、ハイブリッド会議での体験についてフィードバックを得て、次回に向けて何か改善点があるかどうか確認します。