A funcionalidade de retenção legal foi criada para atender aos processos de conformidade e descoberta eletrônica, garantindo a preservação de boards que estão sujeitos à investigação ou que sejam relevantes para casos legais em andamento.
Os admins de eDiscovery podem evitar a exclusão permanente de conteúdo, criando retenções legais baseadas em usuários específicos e suas atividades na Miro. Esta funcionalidade é essencial para garantir a preservação e a proteção das informações relevantes durante os procedimentos jurídicos.
Por exemplo, quando um usuário sujeito a uma retenção legal interage com um board, esse board é automaticamente colocado em retenção para evitar sua exclusão permanente.
Além disso, todas as versões do board também são preservadas, garantindo a retenção do conteúdo do board para fins legais.
✏️ Você deve ter a função de admin de eDiscovery para realizar tarefas de retenção legal. Para solicitar a função de admin de eDiscovery, fale com seu Admin da empresa.
Principais benefícios da retenção legal
- Preservação de informações: a retenção legal garante que todos os dados relevantes sejam preservados, evitando sua exclusão permanente. Isso é crucial para investigações legais e conformidade, pois garante que os dados apresentados em casos legais permaneçam íntegros e inalterados.
- Conformidade com os requisitos jurídicos: a retenção legal ajuda as organizações no cumprimento das obrigações legais e regulatórias, mantendo as informações fundamentais preservadas e disponíveis quando necessário, ajudando a evitar penalidades ou disputas judiciais.
- Mitigação de riscos: ao proteger dados importantes, a retenção legal mitiga o risco de perda de dados que pode resultar em graves consequências jurídicas ou financeiras.
- Auditoria e monitoramento: toda vez que uma retenção legal é criada ou modificada, um log de auditoria é gerado, fornecendo total visibilidade e rastreabilidade. Todos os logs de auditoria de uma organização são preservados por tempo indeterminado enquanto pelo menos uma retenção legal está ativa. Isso garante o compromisso e a transparência no gerenciamento de retenções legais.
Como a retenção legal funciona
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Interações entre o usuário e o board: quando um usuário sob retenção legal abre, modifica ou interage com um board de qualquer forma (renomeando ou adicionando conteúdo), esse board é sinalizado e preservado. Por exemplo, se o nome do board for alterado ou o conteúdo for atualizado, esse board será automaticamente colocado em retenção legal. Além disso, a titularidade e a criação dos boards ficam sob retenção.
Quando uma retenção legal é criada, ela se aplica aos boards que os custodiantes titulares ou cotitulares criaram no momento da retenção. Além disso, todos os boards que os custodiantes acessem e modifiquem após a retenção também serão incluídos. As informações sobre o acesso ao histórico e atualizações do board não estão disponíveis nesta versão.
- Ações do usuário final e exclusão do board: embora os usuários finais possam excluir os boards, esses boards são preservados, caso uma retenção legal esteja em vigor. Eles ficam inacessíveis ao usuário final, mas são retidos para fins jurídicos e administrativos.
- Controle administrativo: os admins de eDiscovery podem criar e excluir as retenções legais na seção eDiscovery em configurações. As retenções legais podem ser aplicadas a todos os boards que os usuários titulares ou cotitulares criaram, editaram ou acessaram. Para gerenciar várias retenções legais, os admins podem primeiro criar um caso para agrupar essas retenções.
- Exclusão do time: se um time tiver um board sob retenção legal, esse time não pode ser excluído permanentemente até que a retenção seja removida. Isso evita a perda indesejada de dados, garantindo que todo o conteúdo relevante seja preservado. Quando um time for excluído, mas contiver um board sob retenção legal, esse time será marcado como preservado na página de times excluídos e sua exclusão permanente ficará desabilitada até que a retenção legal seja removida.
- Perspectiva de admin e eDiscovery: embora os usuários finais não possam acessar nem restaurar um board excluído que esteja sob retenção, os admins e os times de eDiscovery podem continuar interagindo com ele. O board é preservado até o encerramento do caso legal, quando a retenção legal pode ser removida e o board pode ser excluído permanentemente.
- Funcionalidade de exportação do board: mesmo sob retenção legal, os boards podem ser exportados através da funcionalidade de exportação do board, o que facilita a coleta de dados relevantes para casos legais.
- Como mover boards: os boards sob retenção legal não podem ser movidos para fora da organização. Caso um board esteja sob retenção legal, os times externos são automaticamente excluídos da lista de times para onde é possível mover o board.