A criação de uma retenção legal é um processo indispensável para os admins de eDiscovery em caso de um eventual litígio ou uma investigação. As retenções legais garantem que os boards relevantes da Miro sejam preservados e protegidos contra alteração, exclusão ou remoção. Isso é essencial para manter a conformidade com os requisitos jurídicos e regulatórios, evitar a perda ou modificação de dados importantes, além de proteger as principais evidências durante todo o processo jurídico. Uma retenção legal permite que os admins restrinjam o acesso aos dados, garantindo que todos os boards relevantes da Miro possam ser revisados sempre que necessário.
A criação de uma retenção legal envolve identificar os usuários e boards relevantes da Miro associados a um caso, bem como aplicar a retenção para proteger contra modificações. Os admins podem gerenciar várias retenções de um único caso, garantindo que todos os dados necessários sejam agrupados e preservados de maneira organizada. Este processo ajuda a manter a integridade e a responsabilidade dos dados, garantindo que a empresa esteja em total conformidade e devidamente preparada para o processo legal.
Os boards da Miro sob retenção legal podem ser acessados e editados, mas todas as versões são preservadas. Caso seja excluído, o conteúdo continuará disponível sob retenção legal. O número de itens de conteúdo sob retenção pode aumentar de acordo com as ações futuras dos usuários. Quando um board é colocado em retenção legal, todas as suas versões são mantidas por tempo indefinido, até que a retenção legal seja removida.
Para criar uma retenção legal, siga as seguintes etapas:
✏️ Você deve ter a função de admin de eDiscovery para realizar esta tarefa. Para solicitar a função de admin de eDiscovery, fale com seu Admin da empresa.
- Vá para as Configurações da Miro.
- No painel esquerdo, em Enterprise Guard, clique em eDiscovery.
- Na página eDiscovery, clique no caso ao qual deseja adicionar uma retenção legal.
- Clique em Adicionar retenção legal.
-
Na página Adicionar retenção legal, insira ou selecione as informações
adequadas para cada campo. A tabela a seguir mostra cada campo
e sua descrição.
Campo Descrição Nome da retenção legal
(obrigatório)
Nome da retenção legal.
Tamanho máximo: 60 caracteres.
Critérios
(obrigatório)
Tipo de conteúdo incluído nesta retenção legal. Esta versão é compatível apenas com todo o conteúdo.
Usuários titulares, cotitulares, que acessaram, modificaram ou criaram conteúdo
(obrigatório)
Adicione os usuários que deseja colocar em retenção legal. Clique no campo para pesquisar por nome ou e-mail. Você pode adicionar até 200 usuários de uma vez.
Observações:
- Quando um usuário sob retenção legal abre, modifica ou interage com um board de qualquer forma (renomeando ou adicionando conteúdo), esse board é sinalizado e preservado. Por exemplo, se o nome do board for alterado ou o conteúdo for atualizado, esse board será automaticamente colocado em retenção legal. Além disso, a titularidade e a criação dos boards ficam sob retenção.
- Quando uma retenção legal é criada, ela se aplica aos boards que os custodiantes titulares ou cotitulares criaram no momento da retenção. Além disso, todos os boards que os custodiantes acessem e modifiquem após a retenção também serão incluídos. As informações sobre o acesso ao histórico e atualizações do board não estão disponíveis nesta versão.
- Clique em Avançar. A página Revisar impacto será aberta.
-
Revise o impacto da criação desta retenção legal, como o número de
boards existentes que serão retidos e os usuários titulares, cotitulares,
que acessaram, modificaram ou criaram os boards.
Observações:
- Os boards sob retenção ainda podem ser acessados e editados, mas todas as versões serão preservadas. Caso seja excluído, o conteúdo continuará disponível em retenção. O número de itens de conteúdo sob retenção pode aumentar de acordo com as ações futuras dos usuários.
- Quando um usuário sob retenção legal abre, modifica ou interage com um board de qualquer forma (renomeando ou adicionando conteúdo), esse board é sinalizado e preservado. Por exemplo, se o nome do board for alterado ou o conteúdo for atualizado, esse board será automaticamente colocado em retenção legal. Além disso, a titularidade e a criação dos boards ficam sob retenção.
- Quando uma retenção legal é criada, ela se aplica aos boards que os custodiantes titulares ou cotitulares criaram no momento da retenção. Além disso, todos os boards que os custodiantes acessem e modifiquem após a retenção também serão incluídos. As informações sobre o acesso ao histórico e atualizações do board não estão disponíveis nesta versão.
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Após revisar o impacto da retenção legal que você está criando, clique em
Adicionar retenção legal.
Na página do caso, é exibida a retenção legal, além das informações sobre cada retenção, como o nome, o tipo de conteúdo afetado, o número de usuários, a data de criação, o status e a quantidade de boards mantidos em retenção legal.