O que é uma reunião híbrida?
- Uma reunião híbrida é uma reunião na qual alguns participantes são reunidos pessoalmente, enquanto outros participantes participam remotamente por meio de uma teleconferência
- As reuniões híbridas estão se tornando norma: mais e mais empresas estão começando a voltar ao escritório, enquanto muitos funcionários estão optando por continuar trabalhando remotamente
- As reuniões híbridas são uma ótima maneira de garantir a inclusão e o engajamento para todos os membros do time, não importa como estejam participando. Com esta nova maneira de trabalhar, haverá desafios com a maneira como as reuniões são configuradas, configuradas e facilitadas. Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente para criar a melhor experiência possível para o seu time.
Organize uma reunião híbrida com a Miro usando um display interativo.
Antes da reunião
- Considere os fusos horários e locais ao agendar uma reunião com vários colegas de time remotos e co-localizados, escolhendo o momento ideal para que todos se encontrem
- Se você estiver trabalhando em um escritório, escolha o espaço de reunião certo que acomodará os participantes em pessoa e que tenha a configuração de tecnologia certa (wifi rápido, displays interativos, telas de vídeo, câmeras, microfones de alta qualidade). Confira nosso guia para escolher o tipo de exibição certo para usar com a Miro para a sua reunião
- Certifique-se de que a câmera e o microfone estejam no local mais ideal para que os participantes remotos possam ver e ouvir todos na sala (e vice-versa).
- Identifique os objetivos da reunião, o público e a configuração (quantos membros do time farão parte do time pessoalmente x remoto).
- Tente não organizar reuniões que sejam longas demais para reduzir o esgotamento e a fadiga da reunião, especialmente para os participantes remotos, que estão olhando para uma tela de vídeo a maior parte do dia
- Gerencie sua lista de participantes com atenção. Certifique-se de convidar apenas aqueles que são obrigados a fazer parte da reunião para não perder tempo. Marcar outros participantes como opcional
- Antes da reunião, certifique-se de enviar a agenda, um link para o board da Miro e qualquer link de videoconferência (Zoom, Microsoft Teams, etc.) que permita que os participantes participem da reunião facilmente
- Para uma configuração mais fácil, é recomendado que os participantes instalem previamente o aplicativo para desktop da Miro móvel, tablet ou dispositivo pessoal. Isso permitirá que eles iniciem um board da Miro facilmente durante a reunião. Os participantes não estão limitados a um laptop e podem usar qualquer dispositivo para acessar o board da Miro durante uma reunião, seja um telefone celular ou tablet
- Teste a configuração da reunião com antecedência para garantir que a experiência seja ideal para todos os participantes.
Como definir algumas regras básicas
- Se esta for a primeira vez que você conduz uma reunião híbrida, defina normas e expectativas claras de cada participante. Alguns exemplos de ‘regras básicas’ de reunião híbrida que você pode implementar com o seu time:
- Toda a documentação deve acontecer primeiro online (sem notas soltas ou escrita em um quadro físico).
- Todas as conversas, debates, brainstorming e tomada de decisão devem acontecer enquanto a chamada de vídeo/conferência ainda estiver ativada.
- Nenhuma conversa lateral é permitida entre os participantes pessoalmente durante a reunião
- Permita espaço e tempo suficientes para os participantes remotos contribuírem para a conversa.
- Pense em "remoto" ao compartilhar informações. Certifique-se de que todos os pontos importantes tenham documentos no board da Miro para que possam ser acessíveis para participantes remotos, bem como aqueles que não estão presentes, após a reunião
- Compartilhe a documentação (links do board, quadros específicos, etc.) antes, durante e após a reunião para garantir que cada participante tenha acesso às mesmas informações
Como configurar a Miro em um monitor
- Se você estiver em uma sala de conferência com um monitor, certifique-se de que o dispositivo seja uma das seguintes opções para iniciar a Miro:
- Tela baseada no Windows 10 com um navegador do Microsoft Edge compatível (versão 85 e superior) ou o navegador do Google Chrome (versão 85 e superior)
- Um board do Cisco Webex
- Se você estiver usando um board do Cisco Webex, há duas maneiras de configurar o aplicativo da Miro — diretamente do Control Hub ou no editor de extensões de interface do usuário
- Inicie a Miro visitando miro.com/login no navegador ou instale o aplicativo da Miro da Microsoft App Store para todos os dispositivos baseados no Windows 10 (exceto os Hubs do Surface)
- Se estiver usando um dispositivo do Surface Hub, pode iniciar a Miro no navegador do Microsoft Edge mais recente (versão 85 e acima) visitando miro.com/login
- Depois de iniciar a Miro, faça login usando suas credenciais. Você também pode usar nossa nova funcionalidade de login rápido para iniciar a sessão mais rapidamente.
- Depois que o board da Miro for projetado na tela, você pode ir em frente e iniciar a reunião
- Se também estiver usando uma plataforma de videoconferência para a sua reunião, certifique-se de iniciar isso, bem como a Miro
Como gerenciar a participação e o debate
- Certifique-se de iniciar a reunião imediatamente a tempo e participar da videochamada por meio da exibição, para que os participantes remotos não fiquem sentados em uma videochamada vazia.
- Use as ferramentas digitais de reunião, como a Miro por padrão. Em vez de fazer brainstorming com notas adesivas, crie-as na Miro. Em vez de tomar notas manuscritas da reunião, grave os resultados da sessão na Miro para que todos possam ter acesso a elas de forma assíncrona.
- Recomende que os participantes presenciais prestem atenção ao board principal na frente da sala, em vez de nos seus dispositivos pessoais. Isso garantirá que todos estejam olhando para o mesmo conteúdo e promovam a inclusão da reunião
- Comece a reunião com um quebra-gelo para iniciar a conversa e familiarizar os iniciantes com a Miro
- Facilite a conversa para que ela inclua os participantes remotos. Permita que os colegas de time levantem a mão ao falar ou ligue para alguém que não contribuiu há algum tempo para que eles se envolvam no debate.
- Use a funcionalidade de votação de pontos da Miro para envolver todos durante a conversa, nos dispositivos pessoais (celular, tablet) ou no display interativo diretamente
- Use as funcionalidades de gerenciamento de atenção da Miro, como trazer todos para mim. Se um participante em pessoa estiver explicando uma ideia em um monitor interativo, ele pode tocar em Trazer todos para mim para garantir que os membros do time remoto estejam vendo a parte direita do board e estejam prontos para colaborar e seguir o debate
Passos a serem realizados após a reunião
- Certifique-se de sair do seu perfil pessoal da Miro no display interativo para permitir que o próximo usuário possa fazer login e proteger os dados do seu perfil
- Envie notas da reunião, links do board da Miro e qualquer outra documentação para todos os participantes para garantir que todos estejam na mesma página e tenham acesso a todas as informações
- Faça o acompanhamento com os participantes para obter feedback sobre sua experiência em uma reunião híbrida e entenda se algo precisa ser melhorado para a próxima vez