Die Inhaltssuche bietet dir als Admin einen zentralen Ort, um Boards in deiner Organisation anzusehen, zu durchsuchen und zu verwalten. Je nach deiner Admin-Rolle ermöglicht dir die Inhaltssuche:
- Metadaten und Einstellungen von Boards prüfen und verwalten, einschließlich Freigaben, Zugriffsrechten und anderer Board-Eigenschaften.
- Den Lebenszyklus von Boards verwalten, einschließlich Boards in den Papierkorb verschieben, sie wiederherstellen oder endgültig löschen (einzeln oder in großen Mengen, bis zu 1.000 Boards gleichzeitig) und Boards anzeigen, die für die automatische Löschung geplant sind.
- Boards anhand verschiedener Eigenschaften und Metadaten suchen und filtern und dann jedes Board öffnen, um dessen Details in einem einzigen Feld anzuzeigen.
- Sensiblen Inhalt prüfen, den die Datenerkennung auf einem Board erkannt hat, direkt zu einem Treffer auf dem Board springen und fälschlich erkannte Treffer ausblenden. Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn du das Add-on Enterprise Guard hast.
- Den Lebenszyklusstatus jedes Boards verfolgen sowie die für das Board geltende Aufbewahrungs- oder Löschrichtlinie und den Zeitpunkt, zu dem diese wirksam wird. Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn du das Add-on Enterprise Guard hast.
✏️ Der Zugriff auf jede Ansicht hängt von deiner Admin-Rolle ab. Weitere Informationen findest du unter Admin-Rollen und Berechtigungen in der Inhaltssuche.
Die Ansichten der Inhaltssuche
Die Inhaltssuche ist in vier Ansichten organisiert, die als Tabs oben auf der Seite angezeigt werden. Jede Ansicht deckt einen anderen Bereich der Board‑Verwaltung ab und hat eigene Spalten, Filter und Aktionen.
So greifst du auf die Inhaltssuche zu:
- Klicke auf dein Profilbild und dann auf Admin-Konsole.
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Boards.
Je nach deiner Admin-Rolle siehst du möglicherweise eine oder mehrere der folgenden Ansichten.
- Verfügbar: Boards, auf die Nutzer aktuell zugreifen können. Mit dieser Ansicht kannst du prüfen, wie Boards freigegeben sind, und — wenn du Content-Admin bist — die Freigabeeinstellungen eines Boards ändern oder es in den Papierkorb verschieben.
- Papierkorb: Boards, die von Nutzern oder durch automatisierte Prozesse wie Löschrichtlinien in den Papierkorb verschoben wurden. Mit dieser Ansicht kannst du sehen, welche Boards zur endgültigen Löschung vorgesehen sind, und ein Board wiederherstellen oder endgültig löschen.
- Datenerkennung: Boards, die gescannt wurden und bei denen sensible Informationen erkannt wurden. Mit dieser Ansicht kannst du geschäftskritische und datenschutzrelevante Treffer auf einem Board prüfen und Treffer, die fälschlicherweise erkannt wurden, verbergen. Die Ergebnisse basieren auf dem letzten Datenerkennungs-Scan; seitdem hinzugefügte Inhalte werden daher möglicherweise noch nicht angezeigt.
- Content-Lifecycle: Alle Boards in deiner Organisation. Mit dieser Ansicht kannst du den aktuellen Zustand jedes Boards sowie die jeweils geltende Aufbewahrungs- oder Löschrichtlinie einsehen.
Häufige Funktionen der Inhaltssuche
Die folgenden Funktionen sind in allen Ansichten verfügbar:
- Search: Suche nach Boardname oder Board‑ID in der Suchleiste oberhalb der Liste.
- Sort: Jede Ansicht hat eine Standardsortierung, zum Beispiel sortiert die Ansicht Content Lifecycle nach Aufbewahrung bis. Ändere das mit der Sort by-Steuerung oberhalb der Liste.
- Quick filters: Eine Reihe von Schnellfiltern befindet sich oberhalb jeder Liste und ist speziell für diese Ansicht. Klicke auf Filters, um das vollständige Filterfeld mit zusätzlichen Filtern zu öffnen.
- Board details panel: Klicke auf eine Boardzeile, um ein ausklappendes Feld mit weiteren Informationen zu diesem Board zu öffnen, einschließlich kontextbezogener Hinweise wie "Dieses Board enthält sensible Informationen" oder "Dieses Board unterliegt der Aufbewahrung", die in die zugehörige Ansicht verlinken.
Jede Ansicht hat außerdem eigene Funktionen. Um zu erfahren, was in einer bestimmten Ansicht einzigartig ist, siehe Verfügbar, Papierkorb, Datenerkennung oder Content Lifecycle.