La fonctionnalité de consolidation des équipes vous permet, en tant qu’admin d’entreprise, de regrouper toutes les équipes créées depuis vos domaines au sein de votre forfait Enterprise. Cela garantit une sécurité renforcée, une meilleure collaboration et une gestion simplifiée en unifiant toutes les équipes au même endroit.
Découvrez le processus et lisez les informations essentielles sur ce qui se passe avant, pendant et après la consolidation.
Disponible pour : le forfait Enterprise
Qui peut le faire : les admins d’entreprise
Consolidation de vos équipes
Miro offre aux clients du forfait Enterprise la possibilité de déplacer toutes les équipes en libre-service et Free appartenant à leur domaine vers leur compte Enterprise. Les équipes seront consolidées telles qu’elles sont, y compris :
- Tous les tableaux (dans leur état actuel au moment de la consolidation)
- Tous les utilisateurs, leurs rôles et leurs droits d’accès
- Structure des espaces
- Modèles
- Applications (si les paramètres du forfait Enterprise cible l’autorisent)
✏️ - La consolidation des équipes est incluse sans coût supplémentaire pour les clients bénéficiant du forfait Enterprise.
Pour les consolidations complexes impliquant la planification, la coordination, l’exploration d’options ou la validation, contactez votre équipe en charge du compte.
- Bien que la fonctionnalité de consolidation des équipes couvre la plupart des cas d’utilisation standard, des scénarios personnalisés ou particuliers peuvent nécessiter l’examen de nos experts.
Avantages de la consolidation des équipes
- Devenez propriétaire des tableaux créés au sein d’équipes en dehors de votre organisation.
- Assurez une sécurité maximale en consolidant l’utilisation et le contenu, qui seront régis par les paramètres de sécurité de votre forfait Enterprise.
- Donnez à vos utilisateurs la possibilité de collaborer plus efficacement et de tirer parti des fonctionnalités Enterprise
- L’impact sur les utilisateurs est minime, car la structure des équipes reste intacte. Les utilisateurs peuvent collaborer comme avant, mais bénéficient désormais des fonctionnalités supplémentaires du forfait Enterprise.
Comment consolider vos équipes dans votre forfait Enterprise
Les instructions étape par étape ci-dessous expliquent comment fonctionne la nouvelle méthode de consolidation des équipes.
Suivez les étapes suivantes :
Étape 1 : Vérifier et configurer votre domaine
- Si votre domaine n’est pas vérifié, vous verrez un prompt vous invitant à vérifier votre domaine. De plus, le système vous indiquera un nombre estimé d’équipes, d’utilisateurs et de tableaux qui se trouvent actuellement en dehors du domaine.
Vérifiez votre domaine pour activer le regroupement des équipes. - (Facultatif) Configurez votre domaine en activant le paramètre Bloquer la création de nouveaux abonnements par les utilisateurs pour empêcher la création d’équipes en dehors de votre forfait Enterprise.
- Une fois votre domaine vérifié, le système affichera le nombre exact d’équipes, le nombre estimé d’utilisateurs et le nombre de tableaux se trouvant en dehors de votre forfait Enterprise, calculés en fonction de vos domaines vérifiés.
Étape 2 : Sélectionnez les équipes à regrouper
- Démarrez de nouvelles consolidations en cliquant sur le bouton Examiner les équipes sur la page Domaines gérés.
- Le processus de collecte des données peut durer jusqu’à 20 minutes, période pendant laquelle vous pouvez fermer la page. Vos résultats seront enregistrés automatiquement.
- Une fois le chargement terminé, vous verrez une liste détaillée pour chaque équipe, incluant :
- Type de forfait
- Nombre d’utilisateurs
- Nombre de tableaux
- Propriétaires de l’équipe
- Sélectionnez les équipes que vous souhaitez consolider dans votre forfait Enterprise, puis cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Examiner le résumé
- Une page récapitulative affichera les équipes sélectionnées pour le regroupement.
- Passez en revue le nombre total estimé d’équipes, d’utilisateurs et de tableaux qui seront regroupés.
- Cliquez sur Soumettre la demande pour envoyer votre demande de regroupement une fois que vous êtes satisfait. Notez que le regroupement ne se fera pas immédiatement. Le service d’assistance Miro vous contactera pour vous communiquer les détails.
Étape 4 : Suivre l’avancement du regroupement
Après avoir envoyé votre demande, sur votre page Domaines gérés, vous verrez une barre de progression du regroupement suivant l’état.
Demande soumise : le service d’assistance Miro a reçu votre demande de regroupement.
Détails confirmés : vous avez reçu les rapports de pré-contrôle du regroupement et confirmé avec le service d’assistance Miro la date et l’heure d’exécution du regroupement.
Regroupement démarré : le regroupement des équipes a démarré à la date et à l’heure convenues.
Équipes déplacées : le service d’assistance Miro vous communiquera les résultats du regroupement des équipes et vous verrez l’entrée correspondante dans le journal d’audit.
Étape 5 : Résultats du pré-contrôle et planification
- Dès que la date et l’heure seront confirmées, l’équipe Miro informera les propriétaires d’équipe de la consolidation à venir par e-mail.
- Le service d’assistance Miro vous communiquera les résultats de la consolidation.
Vous avez consolidé avec succès des équipes dans votre forfait Enterprise.
Bonnes pratiques pour sélectionner les équipes
Pour garantir un processus de consolidation fluide, prenez en compte les conseils suivants lors de la sélection des équipes à consolider :
- Prioriser la sécurité : Concentrez-vous sur les équipes qui gèrent des données sensibles de l’entreprise pour vous assurer qu’elles sont intégrées en toute sécurité au forfait Enterprise.
- Valeur collaborative : Sélectionnez les équipes très actives en vérifiant le nombre d’utilisateurs et le nombre de tableaux. Les équipes qui comptent davantage d’utilisateurs et de tableaux contribuent souvent davantage à la collaboration globale.
Pendant la consolidation
Le temps nécessaire au regroupement variera en fonction du nombre d’équipes, d’utilisateurs et de tableaux concernés et pourra aller de quelques minutes à plusieurs heures. À l’issue du regroupement, l’équipe Miro vous enverra une confirmation indiquant que le regroupement a été mené à bien, ainsi qu’un rapport post-regroupement détaillant le processus et les modifications ou mises à jour éventuelles. Ainsi, vous recevrez toutes les informations relatives au résultat du regroupement et aux prochaines étapes à suivre.
Après le regroupement
- Après la consolidation, vous recevrez une confirmation et un rapport post-consolidation de l’équipe Miro. Les nouveaux utilisateurs Enterprise recevront également un e-mail.
- Passez en revue le rapport post-consolidation et vérifiez que les équipes ont été consolidées.
- Si vous utilisez l’authentification unique, vérifiez que les utilisateurs du domaine d’entreprise consolidés peuvent se connecter via l’authentification unique basée sur Active Directory. Les nouveaux utilisateurs Enterprise recevront également un e-mail une fois la consolidation terminée.
- Mettez à jour les autorisations de l’équipe si nécessaire (les paramètres d’équipe par défaut sont appliqués à l’équipe après la consolidation). Si vous avez un grand nombre d’équipes, vous pouvez mettre à jour leurs paramètres en utilisant l’ API de mise à jour des paramètres d’équipe. Si vous avez besoin d’aide avec l’API, veuillez contacter le service d’assistance Miro.
Pour les admins d’entreprise
- Les admins d’entreprise verront les équipes nouvellement ajoutées dans leur compte Enterprise sous Équipes.
- Tous les utilisateurs nouvellement ajoutés apparaîtront sous Utilisateurs.
- Nous recommandons aux admins d’entreprise d’informer leurs admins d’équipe de tout changement dans les autorisations de l’équipe.
Pour les utilisateurs finaux
- Il est possible que les utilisateurs soient confrontés à un changement dans le processus de connexion si l’authentification unique est activée.
- Les utilisateurs verront chaque équipe apparaitre avec une icône de maison, indiquant qu’elle fait maintenant partie du compte Enterprise.
- Les utilisateurs auront accès à toutes les fonctionnalités du forfait Enterprise.
Foire aux questions
- Des e-mails seront envoyés aux créateurs de toutes les équipes concernées avant la consolidation.
- Les utilisateurs Enterprise nouvellement ajoutés recevront également un e-mail une fois la consolidation terminée.