Remoção automática de boards para a Lixeira
Os boards são movidos automaticamente para a Lixeira na data de disposição designada. Caso não haja nenhuma política de retenção ativa afetando o board, sua exclusão permanente será determinada pela política da Lixeira.
Por exemplo, considere um board de projeto designado a ser movido para a Lixeira em 1.° de julho de 2025, de acordo com a política de disposição e sem nenhuma política de retenção que o esteja afetando. Esse board será movido automaticamente para a Lixeira em 1.° de julho de 2025 e excluído permanentemente em 29 de setembro de 2025, de acordo com a política de 90 dias da Lixeira.
✏️ Uma política de retenção ativa substitui a política da Lixeira. Portanto, a data de exclusão permanente do board seguirá a política de retenção vigente.
Se as notificações de disposição estiverem ativadas para a política, os usuários receberão uma notificação de acordo com o número de dias configurado, quando a notificação de disposição deve ser enviada antes da movimentação agendada do board para a Lixeira.
A notificação aparece no feed de notificações da Miro e se conecta diretamente ao board. Um banner também é exibido na parte superior do board, alertando o usuário sobre a ação de mover para a lixeira que está por vir. Os titulares e cotitulares do board têm a opção de manter o board.
Exclusão de board iniciada pelo usuário
Quando a pessoa titular de um board o move para a Lixeira, a política de disposição não afeta mais o ciclo de vida desse board. Caso não haja políticas de retenção ativas aplicadas ao board, sua exclusão permanente seguirá a política da Lixeira.
Por exemplo, considere um board de plano operacional programado para disposição em 13 de outubro de 2024. Caso a pessoa titular do board o mova preventivamente para a Lixeira em 15 de maio de 2024, e não haja políticas de retenção ativas que afetem esse board, ele será submetido à política da Lixeira. O board será, assim, excluído permanentemente em 13 de agosto de 2024, de acordo com a política de 90 dias da Lixeira.
✏️ Caso haja uma política de retenção ativa afetando o board, essa política substituirá a política da Lixeira, definindo a data de exclusão permanente de acordo com a política de retenção.
Restauração de board iniciada pelo usuário
Quando um usuário restaura um board da Lixeira, qualquer política de disposição relevante é reaplicada automaticamente. Isso garante que o board retorne ao seu ciclo de vida com todas as configurações originais restauradas.
Por exemplo, caso um usuário restaure da Lixeira, em 20 de junho de 2024, um board de estratégia de marketing que estava sob uma política de disposição de 1 ano, esta política será reaplicada automaticamente após a restauração. A nova data de disposição do board será recalculada a partir da data de restauração, definindo sua data de disposição atualizada para 20 de junho de 2025 ou um ano a partir da data em que este board foi modificado pela última vez após a restauração.
Notificações de disposição
As notificações de disposição alertam os usuários com antecedência quando um board está programado para ser movido automaticamente para a Lixeira devido à inatividade, com base em uma política de disposição ativa.
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Os admins podem habilitar notificações ao publicar uma política.
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O tempo de notificação é configurável de 1 a 30 dias antes do movimento agendado.
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As notificações são enviadas conforme o número de dias configurado quando a notificação de disposição deve ser enviada antes da data na Lixeira.
Quando um board entra no período de inspeção:
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Uma notificação aparece no feed de notificações do usuário.
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Ao clicar, o board é aberto com um banner no topo alertando sobre a próxima movimentação para a Lixeira.
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Os usuários podem optar por manter o board para retê-lo, o que reinicia o cronômetro de disposição.
Este mecanismo de notificação se aplica a todos os cenários onde:
- Uma política de disposição com notificações está ativa.
- O board está entrando em seu período de inspeção (conforme o número de dias configurado antes da data de disposição).
Cenário 1: Boards que atendem a uma política de disposição
Esses boards estão sob uma política e serão movidos para a lixeira após o período definido de inatividade.
Se as Notificações de Disposição estiverem ativadas para a política, uma notificação será enviada conforme o número de dias configurado para que a notificação de disposição seja enviada antes da data programada para o board ser movido para a lixeira. O board também exibirá um banner permitindo que os usuários o revisem ou mantenham.
Cenário 2: Boards com uma etiqueta de classificação que foi adicionada após o board ter sido modificado pela última vez
Esses boards são retroativamente incluídos no escopo e ainda seguem a mesma data de disposição baseada na última modificação.
Se as Notificações de Disposição estiverem habilitadas, os usuários receberão uma notificação conforme o número de dias configurado para que a notificação de disposição seja enviada antes da data programada para o board ser movido para a lixeira, mesmo se a etiqueta foi aplicada após a última edição.
Cenário 3: Boards com uma etiqueta de classificação que foi removida antes da publicação da política
Esses boards não estão mais sob a política e são excluídos da avaliação de disposição.
Como estão fora de escopo, nenhuma Notificação de Disposição será enviada.
Cenário 4: Boards modificados recentemente e ainda não dentro do limite de disposição.
Esses boards foram editados recentemente e ainda não estão elegíveis para disposição.
Uma notificação será enviada apenas se o board entrar no período de inspeção — ou seja, conforme o número de dias configurado para que a notificação de disposição seja enviada antes da data de disposição. Até lá, nenhuma notificação é acionada.
Cenário 5: Boards modificados após entrar em inspeção
Assim que um board entra no período de inspeção, sua data de disposição é fixada. Isso significa que, a menos que o titular do board escolha explicitamente manter o board, ele será movido automaticamente para a Lixeira na data agendada.
Modificar ou acessar o board durante o período de inspeção não afeta o cronograma de disposição. As seguintes ações não mudarão o resultado da disposição: editar ou visualizar o board, alterar sua etiqueta de classificação ou time, ou mesmo excluir a política associada.
Se as Notificações de Disposição estiverem ativadas, uma notificação será enviada conforme o número de dias configurado antes da data agendada para mover o board para a Lixeira, e o board exibirá um banner permitindo que o usuário o revise ou mantenha.
Cenário 6: Boards que já foram excluídos ou movidos manualmente para a Lixeira
Esses boards já foram removidos do espaço de trabalho e não são mais geridos por políticas de disposição.
Nenhuma Notificação de Disposição é enviada para boards que já estão na Lixeira ou foram excluídos permanentemente.
Cenário 7: Boards sob múltiplas políticas
Boards podem estar sob mais de uma política de disposição ativa ao mesmo tempo, especialmente se várias políticas tiverem como alvo a mesma etiqueta de classificação ou time.
Se mais de uma política com notificações ativadas se aplicar a um board, o usuário receberá apenas uma notificação quando o board entrar em inspeção. A notificação é baseada na política com a data de disposição mais precoce e é enviada de acordo com o número de dias configurado para o envio da notificação de disposição antes dessa data.
Cenário 8: Boards já em estado de inspeção e a política de disposição é excluída posteriormente
Se um board já entrou no período de inspeção e as notificações de disposição foram enviadas (se ativadas), a data de disposição agendada é confirmada. Mesmo que a política de disposição associada seja posteriormente excluída ou modificada, o board ainda será movido automaticamente para a lixeira na data original de disposição — a menos que o titular do board opte por mantê-lo.
Em contraste, se a política for excluída antes de um board entrar no período de inspeção, o board é considerado fora de escopo e não será movido para a lixeira.
Isso garante que, uma vez que os usuários tenham sido notificados, a ação de disposição permaneça consistente e previsível, independentemente das alterações de política feitas posteriormente.