In der dynamischen Welt kollaborativer Arbeitsbereiche ist es besonders wichtig, Daten effektiv zu verwalten und zu organisieren. Ein wesentlicher Aspekt der Board- und Datenverwaltung ist die automatische Löschung von Miro-Boards. Löschung bezeichnet den systematischen Prozess der automatischen Archivierung und Löschung von Boards. Die automatische Board-Löschung ist wichtig, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten, die betriebliche Effizienz zu steigern und Risiken im Zusammenhang mit Datenverletzungen und unbefugtem Zugriff zu minimieren.
Die Löschung umfasst die letzten Phasen des Lebenszyklus von Miro-Boards. Dazu zählen Entscheidungen und Maßnahmen zur Archivierung, Übertragung und automatischen Löschung von Boards, basierend auf vorab festgelegten Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen. Die effektive Löschung stellt sicher, dass Organisationen Boards für die erforderliche Dauer behalten und sie sicher löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Löschungsrichtlinien automatisieren das automatische Verschieben von unmodifizierten Boards in den Papierkorb nach einem bestimmten Zeitraum. Nachdem Boards in den Papierkorb verschoben wurden, gelten für sie die Papierkorb-Richtlinien. Diese geben an, wer diese Boards wiederherstellen kann bzw. wann sie dauerhaft gelöscht werden.
Die wichtigsten Vorteile der Löschung
1. Regulatorische Compliance: Organisationen müssen verschiedene Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung und Löschung von Daten einhalten. Die Löschung stellt die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen sicher und verringert das Risiko von Strafen und Rechtsstreiten.
2. Betriebliche Effizienz und Kostenreduzierung: Die richtige Löschung reduziert die Anzahl unnötiger Boards, wodurch mehr Arbeitsbereich frei wird und die Prozesse zur Board-Abfrage verbessert werden. Dies verbessert die betriebliche Effizienz und spart Kosten.
3. Risikominderung: Die Löschung minimiert das Risiko von Datenverletzungen und unbefugtem Zugriff, indem Boards, die nicht mehr benötigt werden, sicher entsorgt werden. So werden sensible Informationen geschützt und das Vertrauen der Kunden aufrechterhalten.
4. Aufräumen im Endnutzerbereich: Das Entfernen unnötiger Boards verbessert die Übersicht für die Benutzer.
Automatische Löschung von Miro-Boards umsetzen
Um die Herausforderungen der Verwaltung von Miro-Boards im großen Maßstab zu bewältigen, benötigen Organisationen eine Möglichkeit, Boards automatisch zu entsorgen. Datenverwaltungs-Admins können dies jetzt einfach konfigurieren und verwalten. Vorteile der automatischen Löschung:
1. Konfigurierbare Löschungsregeln: Admins können Regeln festlegen, um Boards nach einem bestimmten Zeitraum der Inaktivität automatisch in den Papierkorb zu verschieben.
2. Feingranulare Steuerung: Datenverwaltungs-Admins können spezifische Bedingungen definieren, unter denen Boards in den Papierkorb verschoben werden sollen, um eine bessere Kontrolle über das Datenmanagement zu gewährleisten.
3. Skalierbarkeit: Das System kann große Mengen an Boards verarbeiten, sodass manuelle Eingriffe und benutzerdefinierte Skripts nicht mehr erforderlich sind.
4.Nutzeraktivierung: Wenn Löschungsbenachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die Nutzer eine Benachrichtigung in ihrem Feed und ein Banner auf dem Board, das sie über die bevorstehende automatische Löschung informiert und eine Möglichkeit zur Überprüfung des Boards bietet.