Die Beweissicherungssperre wurde entwickelt, um Compliance- und eDiscovery-Prozesse zu unterstützen. Sie sorgt für eine Aufbewahrung von Boards, die Gegenstand einer Untersuchung sind oder für laufende Rechtsverfahren relevant sind.
eDiscovery-Admins können die dauerhafte Löschung von Inhalten verhindern, indem sie Beweissicherungssperren basierend auf bestimmten Nutzern und deren Aktionen in Miro erstellen. Diese Funktion ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass relevante Informationen während des Gerichtsverfahrens aufbewahrt und gesichert werden.
Wenn ein Nutzer, für den eine Beweissicherungssperre gilt, beispielsweise mit einem Board interagiert, gilt für dieses Board automatisch auch die Beweissicherungssperre, um seine dauerhafte Löschung zu verhindern.
Darüber hinaus werden alle Versionen des Boards gespeichert, um sicherzustellen, dass die Inhalte des Boards für rechtliche Zwecke aufbewahrt werden.
✏️ Du musst die Rolle eDiscovery-Admin haben, um Aufgaben in Zusammenhang mit einer Beweissicherungssperre ausführen zu können. Wende dich an deinen Unternehmens-Admin, um die eDiscovery Admin-Rolle zu erhalten.
Die wichtigsten Vorteile der Beweissicherungssperre
- Aufbewahrung von Informationen: Die Beweissicherungssperre sorgt dafür, dass alle relevanten Daten aufbewahrt werden und eine dauerhafte Löschung verhindert wird. Dies ist für die Compliance und rechtliche Untersuchungen von entscheidender Bedeutung, da es garantiert, dass die in einem Rechtsstreit präsentierten Daten korrekt und unverändert bleiben.
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Die Beweissicherungssperre unterstützt Organisationen bei der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen, indem sie sicherstellt, dass notwendige Informationen gespeichert und bei Bedarf verfügbar sind, um Strafen oder rechtliche Herausforderungen zu vermeiden.
- Risikominderung: Durch die Sicherung wichtiger Daten reduziert die Beweissicherungssperre das Risiko eines Datenverlusts, der erhebliche rechtliche oder finanzielle Folgen haben könnte.
- Audit und Überwachung: Jedes Mal, wenn eine Beweissicherungssperre erstellt oder geändert wird, wird ein Audit-Protokoll generiert, das für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. Alle Audit-Protokolle in einer Organisation werden unbegrenzt gespeichert, wenn mindestens eine Beweissicherungssperre aktiv ist. Dies gewährleistet die Rechenschaftspflicht und Transparenz bei der Verwaltung von Beweissicherungssperren.
So funktioniert die Beweissicherungssperre
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Nutzer- oder Board-Interaktionen: Wenn ein Nutzer, der von einer Beweissicherungssperre betroffen ist, ein Board öffnet, ändert oder mit ihm interagiert (Umbenennung oder Hinzufügen von Inhalten), wird dieses Board markiert und wird aufbewahrt. Wird beispielsweise der Name des Boards geändert oder die Inhalte aktualisiert, gilt für sie automatisch die Beweissicherungssperre. Darüber hinaus werden die Board-Eigentümerschaft und die Board-Erstellung gesperrt.
Wenn eine Beweissicherungssperre erstellt wird, gilt diese für Boards, die zum Zeitpunkt der Sperre von den jeweiligen Nutzern erstellt wurden oder in ihrem Eigentum oder Miteigentum waren. Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Beweissicherungssperre zugreifen und diese ändern. Details zum Verlauf der Board-Zugriffe und -Aktualisierungen sind in diesem Release nicht verfügbar.
- Endnutzer können Boards zwar löschen, aber diese Boards bleiben erhalten, wenn für sie eine Beweissicherungssperre gilt. Sie bleiben für den Endnutzer unzugänglich, werden jedoch für rechtliche und administrative Zwecke aufbewahrt. Endnutzeraktionen und Board-Löschung:
- Administrative Kontrolle: eDiscovery-Admins können Beweissicherungssperren im Abschnitt „eDiscovery“ in den Einstellungen erstellen und löschen. Die Beweissicherungssperre kann auf alle Boards angewendet werden, die ein Nutzer erstellt oder bearbeitet hat, die er besitzt oder mitbesitzt oder auf die er zugegriffen hat. Um mehrere Beweissicherungssperren zu verwalten, können Admins zuerst eine Untersuchung erstellen, in der diese Beweissicherungssperren gruppiert werden.
- Löschung des Teams: Gilt für ein Board in einem Team eine Beweissicherungssperre, kann dieses Team nicht dauerhaft gelöscht werden, bevor die Beweissicherungssperre aufgehoben wurde. Dadurch wird ein unbeabsichtigter Datenverlust verhindert und sichergestellt, dass alle relevanten Inhalte erhalten bleiben. In Fällen, in denen ein Team gelöscht wird, dieses aber ein Board unter Beweissicherungssperre enthält, wird das Team auf der Seite „Gelöschte Teams“ als „aufbewahrt“ markiert und seine dauerhafte Löschung wird bis zur Aufhebung der Beweissicherungssperre ausgesetzt.
- Admin und eDiscovery-Perspektive: Endnutzer haben keinen Zugriff auf ein gelöschtes Board, für das eine Beweissicherungssperre gilt, und können es auch nicht wiederherstellen. Admins und eDiscovery-Teams können jedoch weiterhin damit interagieren. Das Board wird solange aufbewahrt, bis der Rechtsfall abgeschlossen ist. Danach kann die Beweissicherungssperre aufgehoben und das Board dauerhaft gelöscht werden.
- Board-Exportfunktion: Boards, die einer Beweissicherungssperre unterliegen, können weiterhin mit der Board-Exportfunktion exportiert werden, sodass du relevante Daten für rechtliche Fälle einfach erfassen kannst.
- Boards verschieben: Boards, die einer Beweissicherungssperre unterliegen, können nicht außerhalb der Organisation verschoben werden. Wenn ein Board einer Beweissicherungssperre unterliegt, werden externe Teams automatisch aus der Liste der Teams herausgefiltert, in die das Board verschoben werden kann.