Die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist ist ein kritischer Prozess für eDiscovery-Admins, wenn ein Rechtsstreit oder eine Untersuchung erwartet wird. Aufbewahrungsfristen stellen sicher, dass relevante Miro-Boards aufbewahrt und vor Änderungen, Löschung oder Entfernung geschützt werden. Dies ist unerlässlich, um die Compliance mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen, den Verlust oder die Änderung kritischer Daten zu verhindern und wichtige Beweise während der gesamten Dauer der Rechtsangelegenheit zu sichern. Mithilfe einer Aufbewahrungsfrist können Admins Daten sperren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Miro-Boards bei Bedarf zur Überprüfung verfügbar sind.
Die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist beinhaltet die Identifizierung der relevanten Nutzer und Miro-Boards, die von der Untersuchung betroffen sind, und durch die Aufbewahrungsfrist wird verhindert, dass Änderungen vorgenommen werden können. Admins können mehrere Aufbewahrungsfristen innerhalb einer Untersuchung verwalten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten gruppiert und geordnet aufbewahrt werden. Dieser Prozess hilft dabei, die Datenintegrität und Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass das Unternehmen vollständig konform ist und auf das rechtliche Verfahren vorbereitet ist.
Miro-Boards, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, können weiterhin abgerufen und bearbeitet werden, aber alle Versionen werden gespeichert. Auch wenn Inhalte gelöscht werden, sind diese innerhalb der Aufbewahrungsfrist weiterhin verfügbar. Die Anzahl der Inhaltselemente, die aufbewahrt werden, kann sich je nach zukünftigen Nutzeraktionen erhöhen. Sobald ein Board in die Aufbewahrungsfrist verschoben wurde, werden alle Versionen des Boards unbegrenzt aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsfrist aufgehoben wird.
Um eine Aufbewahrungsfrist zu erstellen, führe diese Schritte aus:
✏️ Du musst über die Rolle des eDiscovery-Admins verfügen, um diese Aufgabe durchzuführen. Um die eDiscovery-Admin-Rolle anzufordern, wende dich bitte an deinen Unternehmens-Admin.
- Gehe zu deinen Miro-Einstellungen.
- Klicke im linken Bereich unter Enterprise Guard auf eDiscovery.
- Klicke auf der eDiscovery-Seite auf den Tab Untersuchungen.
- Klicke auf der Untersuchung erstellen-Seite auf die Untersuchung, der du eine Aufbewahrungsfrist hinzufügen möchtest.
- Klicke auf Aufbewahrungsfrist hinzufügen.
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Gib auf der Aufbewahrungsfrist hinzufügen-Seite die entsprechenden Informationen für jedes Feld ein oder wähle sie aus. Die einzelnen Felder und ihre Beschreibungen findest du in der nachstehenden Tabelle.
Feld Beschreibung Name der Aufbewahrungsfrist
(erforderlich)
Gib der Aufbewahrungsfrist einen Namen.
Maximale Länge: 60 Zeichen.
Kriterien
(erforderlich)
Art der Inhalte, die für diese Aufbewahrungsfrist gelten. Diese Version unterstützt nur alle Inhalte. Nutzer, die Inhalte besitzen, mitbesitzen, darauf zugegriffen, sie geändert oder erstellt haben
(erforderlich)
Füge die Nutzer hinzu, die von der Aufbewahrungsfrist betroffen sind. Klicke auf das Feld, um nach Namen oder E-Mail-Adresse zu suchen. Du kannst bis zu 200 Nutzer auf einmal hinzufügen.
Hinweise:
- Wenn ein Nutzer, der einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, ein Board öffnet, ändert oder mit ihm interagiert (Umbenennung oder Hinzufügen von Inhalten), wird dieses Board gekennzeichnet und wird gespeichert. Wird beispielsweise der Name des Boards geändert oder die Inhalte aktualisiert, werden sie automatisch in die Aufbewahrungsfrist verschoben. Darüber hinaus werden die Board-Eigentümerschaft und die Board-Erstellung ausgesetzt.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist erstellt wird, gilt diese für Boards, die zum Zeitpunkt der Aufbewahrung von den jeweiligen Nutzern erstellt wurden, im Besitz oder Miteigentum waren. Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Aufbewahrungsfrist zugreifen und diese ändern. Historische Board-Zugriffs- und Update-Details sind in dieser Version nicht verfügbar.
- Klicke auf Weiter. Die Seite Auswirkungen überprüfen wird angezeigt.
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Überprüfe die Auswirkungen, die die Erstellung einer Aufbewahrungsfrist hat, z. B. die Zahl der bestehenden Boards, die gehalten werden, und die Nutzer, die die Boards besessen, gemeinsam besessen, darauf zugegriffen, sie verändert oder erstellt haben.
Hinweise:
- Boards, die unter der Aufbewahrungsfrist stehen, können weiterhin bearbeitet und aufgerufen werden, aber alle Versionen bleiben erhalten. Werden Inhalte gelöscht, sind sie trotzdem innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar. Die Anzahl der Inhaltselemente unter der Aufbewahrungsfrist könnte sich durch zukünftige Nutzeraktionen erhöhen.- Wenn ein Nutzer, der einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, ein Board öffnet, ändert oder damit interagiert (z.B. umbenennen oder Inhalte hinzufügen), wird dieses Board markiert und gespeichert. Beispielsweise, wenn der Name des Boards geändert oder Inhalte aktualisiert werden, wird es automatisch in die Aufbewahrungsfrist aufgenommen. Zusätzlich werden die Rechte des Boards und die Erstellung des Boards pausiert.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist erstellt wird, gilt diese für Boards, die zum Zeitpunkt der Aufbewahrung von den jeweiligen Nutzern erstellt wurden, im Besitz oder Miteigentum waren. Darüber hinaus sind alle Boards betroffen, auf die die Nutzer nach dem Inkrafttreten der Aufbewahrungsfrist zugreifen und diese ändern. Historische Board-Zugriffs- und Update-Details sind in dieser Version nicht verfügbar.
- Nachdem du dir angeschaut hast, welche Auswirkungen die Aufbewahrungsfrist hat, die du erstellst, klicke auf Aufbewahrungsfrist hinzufügen.
Die Fallseite erscheint und zeigt die enthaltene Aufbewahrungsfrist sowie die Informationen über jede Aufbewahrungsfrist an, wie den Namen der Aufbewahrungsfrist, die Art der von der Aufbewahrungsfrist betroffenen Inhalte, die Anzahl der Nutzer in dieser Aufbewahrungsfrist, das Datum der Erstellung der Aufbewahrungsfrist, den Status der Aufbewahrungsfrist und die Anzahl der Boards, die unter dieser Aufbewahrungsfrist gehalten werden.