¿Qué es una reunión híbrida?
- Una reunión híbrida es una reunión en la que los participantes se reúnen en persona, mientras que otros participantes se unen de forma remota a través de una llamada de conferencia
- Las reuniones híbridas se están convirtiendo en la norma: cada vez más empresas están regresando a las oficinas, mientras que muchos empleados eligen continuar trabajando de forma remota
- Las reuniones híbridas son una excelente manera de garantizar la inclusión y la participación de todos los miembros del equipo, sin importar cómo participan. Con esta nueva forma de trabajar, habrá desafíos en cuanto a la forma en que se configuran las reuniones, las instalaciones y cómo se organizan. A continuación, te presentamos algunos aspectos que debes tener en cuenta para crear la mejor experiencia posible para tu equipo
Cómo organizar una reunión híbrida en Miro con una pantalla interactiva
Antes de la reunión
- Considera las zonas horarias y las ubicaciones cuando programes una reunión con varios compañeros de equipo remotos y locales, y elige una hora óptima para que todos se reúnan
- Si trabajas desde una oficina, elige el lugar adecuado con espacio para los participantes presenciales de la reunión y que tenga las instalaciones tecnológicas apropiadas (conexión Wi-Fi rápida, pantallas interactivas, pantallas de video, cámaras, micrófonos de alta calidad). Revisa la guía para elegir el tipo adecuado de pantalla para usar Miro en tu reunión
- Asegúrate de que la cámara y el micrófono estén ubicados en la posición más óptima para que los participantes remotos puedan ver y escuchar a todos los participantes presenciales (y viceversa)
- Identifica los objetivos de la reunión, el público y su composición (cuántos miembros del equipo se unirán en persona vs. los participantes remotos)
- Intenta no organizar reuniones muy largas para reducir el agotamiento y el cansancio en la sesión, en especial para los participantes remotos, que miran una pantalla de vídeo casi todo el día
- Gestiona la lista de asistentes con cuidado: asegúrate de invitar solo a los convocados a participar en la reunión a fin de respetar el tiempo de los demás. Marca a los otros asistentes como opcionales
- Antes de la reunión, asegúrate de enviar el programa y el enlace al tablero de Miro, así como también los enlaces a las videoconferencias (Zoom, Microsoft Teams, etc.) que permitirán a los participantes unirse a la reunión fácilmente
- Para una configuración más sencilla, se recomienda que los participantes instalen antes la aplicación de Miro para celular, tableta o escritorio en sus dispositivos personales. Esto les permitirá iniciar un tablero de Miro con facilidad durante la reunión. Los participantes no están limitados a una computadora portátil y pueden usar cualquier dispositivo para acceder al tablero de Miro durante la reunión, ya sea un teléfono celular o una tableta
- Prueba antes la configuración de la reunión para asegurarte de que la experiencia sea óptima para todos los participantes
Cómo establecer algunas reglas básicas
- Si esta es la primera vez que diriges una reunión híbrida, establece normas y expectativas claras para cada participante. Estos son algunos ejemplos de las “reglas básicas” de una reunión híbrida que podrías implementar en tu equipo:
- Se debe manejar toda la documentación primero en línea (sin notas sueltas y sin escribir en una pizarra física)
- Todas las conversaciones, las discusiones, las lluvias de ideas y la toma de decisiones deben ocurrir durante la videollamada/llamada de conferencia
- No se permiten las conversaciones paralelas entre las personas en la sala durante la reunión
- Deja espacio y tiempo suficientes para que los participantes remotos contribuyan a la conversación
- Cuando compartas la información, piensa en los participantes remotos primero. Asegúrate de documentar todos los puntos importantes en el tablero de Miro, para que los participantes remotos y quienes no están presentes puedan acceder a ellos después de la reunión
- Comparte la documentación (enlaces de tableros, marcos específicos, etc.) antes, durante y después de la reunión, para asegurarte de que cada participante tenga acceso a la misma información
Cómo configurar Miro en la pantalla
- Si estás en una sala de conferencias con una pantalla, asegúrate de que el dispositivo sea uno de los siguientes para poder lanzar Miro:
- Pantalla con Windows 10 y un navegador Microsoft Edge (versión 85 o superior) o un navegador Google Chrome (versión 85 o superior).
- Un tablero Webex de Cisco
- Si usas un tablero Webex de Cisco, hay dos maneras en las que puedes configurar la aplicación Miro: directamente desde el Control Hub o desde el editor de extensiones de IU
- Para lanzar Miro, visita miro.com/login en el navegador o instala la aplicación de Miro desde la tienda de aplicaciones de Microsoft de todos los dispositivos con Windows 10 (excepto Surface Hubs).
- Si usas un dispositivo Surface Hub, puedes iniciar Miro en la versión más reciente del navegador Microsoft Edge (versión 85 y superior). Para ello, visita miro.com/login
- Una vez que inicies Miro, inicia sesión con tus credenciales. También puedes usar nuestra nueva función de inicio de sesión rápido para acelerar el proceso.
- Una vez que el tablero de Miro esté proyectado en la pantalla, puedes comenzar la reunión.
- Si también usas una plataforma de videoconferencia en la reunión, asegúrate de iniciarla también en Miro.
Cómo gestionar la participación y el debate
- Asegúrate de comenzar la reunión a tiempo y añade la videoconferencia a la pantalla para que los participantes remotos no miren un videochat vacío
- Usa herramientas digitales como Miro para reuniones de forma predeterminada. En lugar de hacer una lluvia de ideas con notas adhesivas, créala en Miro. En lugar de tomar notas de la reunión a mano, registra los resultados de la sesión en Miro para que todos los que tienen acceso a ella puedan verla de forma asíncrona
- Recomienda que las personas en la sala pongan atención al tablero principal en la pantalla, en lugar de a sus dispositivos personales. Esto asegurará que todos vean el mismo contenido y promoverá la inclusión en la reunión
- Comienza la reunión rompiendo el hielo para empezar la conversación y permitir que los novatos se familiaricen con Miro
- Facilita la conversación para incluir a los participantes remotos. Permite a los compañeros de equipo levantar la mano cuando hablen o pide a alguien que contribuya si no lo ha hecho en un tiempo para que participe en el debate
- Usa la función de votación con puntos de Miro para que todos participen en la conversación, ya sea en sus dispositivos personales (celular, tableta) o directo en la pantalla interactiva
- Usa las funciones de manejo de atención de Miro, como Traerme a todos. Si un participante en la sala está explicando una idea en la pantalla interactiva, presiona Traerme a todos para asegurarte de que los miembros remotos del equipo estén viendo el lugar apropiado del tablero y estén listos para colaborar y seguir el debate
Pasos a realizar después de la reunión
- Asegúrate de cerrar sesión en tu perfil personal de Miro en la pantalla interactiva para que el siguiente usuario pueda iniciar sesión y proteger los datos de tu perfil
- Envía notas de la reunión, enlaces de los tableros de Miro y otra documentación a todos los participantes para asegurarte de que todos tengan la misma información y puedan acceder a ella
- Haz un seguimiento de los participantes para obtener feedback sobre sus experiencias en la reunión híbrida y saber si hay que mejorar algo para la próxima vez