La fonctionnalité des Conditions d’utilisation personnalisées permet aux admins d’afficher aux membres internes et aux invités de leur organisation Miro une boîte de dialogue des Conditions d’utilisation personnalisées. Cela garantit que les utilisateurs examinent et acceptent les conditions et politiques de votre organisation avant d’utiliser Miro. Utilisez cette fonctionnalité pour informer les utilisateurs sur les politiques d’utilisation acceptable des fonctionnalités de Miro, y compris Miro IA. Les admins peuvent ajouter plusieurs liens vers des politiques hébergées en externe et configurer la récurrence afin que les utilisateurs soient sollicités selon un calendrier qui correspond aux exigences internes. Toutes les actions liées aux conditions d’utilisation personnalisées sont enregistrées dans les journaux d’audit pour en assurer la traçabilité.
✏️ Les Conditions d’utilisation personnalisées sont actuellement disponibles uniquement sur l’application Web et les navigateurs.
Avantages clés
- Afficher les conditions d’utilisation dans l’ensemble de votre organisation, y compris pour les invités qui rejoignent vos tableaux.
- Présenter la boîte de dialogue des conditions d’utilisation personnalisées aux points d’utilisation pertinents : après une connexion réussie, lors d’une interaction avec Miro IA, ou lorsqu’un invité rejoint un tableau appartenant à votre organisation.
- Imposer l’acceptation par l’utilisateur selon un calendrier que vous configurez (jours, semaines ou mois), ou lors de mises à jour.
- Lier jusqu’à trois politiques hébergées en interne ou en externe, dans la langue ou le format de votre choix.
- Maintenir l’auditabilité dans les journaux d’audit.
- Consulter les conditions exactes que vous avez acceptées et la date d’acceptation depuis votre profil Miro.
Portée
- S’applique à : les membres internes de l’organisation et les admins, ainsi que les invités qui rejoignent les tableaux appartenant à votre organisation.
- Exclus : visiteurs.
- Déclencheurs :
- Connexion réussie : affiché immédiatement après la connexion.
- Utilisation de l’IA : affiché lorsqu’un utilisateur interagit avec Miro IA (par exemple, en basculant la mise en page IA, en ouvrant le panneau latéral de l’IA, ou en lançant une action d’IA comme le partenaire d’IA).
- Accès des invités aux tableaux : affiché la première fois qu’un invité rejoint un tableau appartenant à votre organisation. Les invités ne voient pas le déclencheur d’utilisation de l’IA, car ils ne peuvent pas utiliser Miro IA.
- Récurrence : configurable par l’admin en jours, semaines ou mois. Chaque condition d’utilisation personnalisée a son propre état et sa propre récurrence. Par défaut : deux semaines.
- Format des conditions : le contenu doit être hébergé en externe. Miro se contente de référencer les liens et ne stocke pas le texte intégral des politiques.
- Liens : jusqu’à trois liens vers des politiques, chacun avec un libellé clair.
- Configuration : vous pouvez configurer une condition d’utilisation personnalisée pour chaque déclencheur (connexion réussie, utilisation de Miro IA et accès des invités à un tableau). Chaque condition d’utilisation personnalisée a son propre état et sa propre récurrence.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Les admins doivent avoir les privilèges Enterprise Guard suivants pour consulter et gérer les conditions d’utilisation personnalisées :
- Admin du contenu sensible : dispose de permissions intégrées.
-
Rôles d’admin personnalisés, doivent inclure :
- Consulter les conditions d’utilisation personnalisées
- Gérer les conditions d’utilisation personnalisées
Comment ça marche
- Configurer les conditions : choisissez le déclencheur (connexion réussie, utilisation de l’IA ou accès au tableau par un invité), la portée (membres internes ou invités) et la récurrence.
- Ajouter du contenu : fournissez un titre concis, une courte description et jusqu’à trois liens libellés vers des politiques hébergées en externe.
- Examiner et activer : prévisualisez la boîte de dialogue de l’utilisateur final et activez la configuration.
- Application :
- Connexion réussie : la boîte de dialogue ne peut pas être fermée. Les utilisateurs doivent accepter pour continuer ou se déconnecter.
- Utilisation de l’IA : la boîte de dialogue propose Continuer ou Annuler. L’annulation maintient l’utilisateur connecté, mais avec les fonctionnalités d’IA désactivées.
- Accès au tableau par un invité : la boîte de dialogue ne peut pas être fermée. Les invités doivent accepter pour accéder au tableau.
- Journalisation : les modifications de configuration et les acceptations des utilisateurs sont consignées dans les journaux d’audit.
Expérience utilisateur
-
Connexion réussie
- La boîte de dialogue apparaît immédiatement après la connexion.
- Les utilisateurs peuvent cliquer sur Continuer pour accepter et continuer, ou sur Se déconnecter.
- Utilisation de l’IA
- Le dialogue apparaît lorsque l’utilisateur interagit avec Miro IA, par exemple en basculant la mise en page IA, en ouvrant le panneau latéral IA, ou en lançant un outil ou une action IA (par exemple, partenaire d’IA).
- Les utilisateurs peuvent cliquer sur Continuer pour accepter et utiliser les fonctionnalités IA. Si les utilisateurs cliquent sur Annuler, ils restent connectés et peuvent continuer à utiliser toutes les fonctionnalités non-IA.
- Accès au tableau pour les invités
- La boîte de dialogue apparaît la première fois qu’un invité rejoint un tableau appartenant à votre organisation.
- Les invités peuvent cliquer sur Continuer pour accepter et accéder au tableau, ou sur Se déconnecter.
- Les utilisateurs ne sont pas invités à nouveau tant que la fenêtre de récurrence n’est pas terminée ou que les conditions n’ont pas été mises à jour.
Comportement d’acceptation
- Déclencheur de connexion : les utilisateurs doivent accepter selon le calendrier configuré ou se déconnecter. La boîte de dialogue ne peut pas être contournée.
- Déclencheur d’utilisation de l’IA : les utilisateurs peuvent accepter pour activer les fonctionnalités d’IA ou annuler pour garder les fonctionnalités d’IA désactivées. L’annulation maintient l’utilisateur connecté et en mesure d’utiliser les fonctionnalités sans IA.
- Déclencheur d’accès au tableau pour les invités : les invités doivent accepter selon le calendrier configuré ou se déconnecter. La boîte de dialogue ne peut pas être contournée.
- Récurrence et versions : les utilisateurs ne reçoivent pas d’invite tant que la période de récurrence n’est pas terminée ou qu’une nouvelle version n’a pas été publiée, selon le déclencheur configuré.
Consultation des conditions acceptées
Les membres peuvent consulter le texte exact des Conditions d’utilisation personnalisées qu’ils ont acceptées, ainsi que la date d’acceptation, depuis leur profil Miro.
✏️ Seules les acceptations actives apparaissent dans le profil. Si la période de récurrence est écoulée depuis la dernière acceptation d’un membre, cette acceptation n’apparaît plus dans le profil tant que le membre n’accepte pas de nouveau.