Gérer le partage et les autorisations des tableaux dans l’explorateur de contenu

Lorsque vous ouvrez les détails d’un tableau dans la Vue disponible, le panneau comprend une section Partage et une section Autorisations. Elles reprennent les paramètres de partage du tableau lui‑même, ce qui vous permet de consulter et de modifier son partage sans l’ouvrir.

• Certains rôles peuvent consulter ces paramètres mais pas les modifier. Pour en savoir plus sur les rôles et les autorisations nécessaires pour gérer le partage des tableaux, consultez Rôles et privilèges des admins dans l’explorateur de contenu.
• Vos droits de modification peuvent aussi être affectés par les paramètres de l’équipe et de l’organisation, ainsi que par les autorisations du tableau.

Partage

La section Partage répertorie qui peut accéder au tableau. La première ligne affiche le propriétaire du tableau, ou le nombre de personnes invitées une fois que d’autres y ont accès. Cliquez sur Gérer l’accès pour ajouter ou supprimer des personnes et des groupes.

En dessous, un niveau d’accès est affiché pour chacun des éléments suivants :

• L’équipe du tableau, avec le nombre de membres de l’équipe. Cliquez sur le nombre pour afficher les membres de l’équipe.
• Votre organisation, avec le nombre de membres.
• Toute personne disposant du lien, qui indique si le tableau est accessible à toute personne possédant son lien.

Autorisations

La section Autorisations contrôle ce que les personnes peuvent faire sur le tableau. Chaque paramètre comporte une icône en forme de point d’interrogation qui explique sa fonction.

• Qui peut partager ce tableau : Les membres de l’équipe ayant un droit de modification, ou le propriétaire et les copropriétaires.
• Qui peut copier le contenu du tableau : Toute personne ayant accès au tableau, les membres de l’équipe, les membres de l’équipe ayant un droit de modification, ou le propriétaire et les copropriétaires.
• Ajouter les noms des visiteurs si le tableau est public : Permettre aux visiteurs d’ajouter leur nom au tableau.

Mettre à jour les paramètres de partage et d’autorisation

Pour modifier un paramètre, cliquez sur la liste déroulante à côté de celui-ci et choisissez une nouvelle valeur. Dans la section Partage, les niveaux d’accès sont : Éditeur, Commentateur, Lecteur et Aucun accès.

Certains paramètres sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés. Cela peut arriver pour plusieurs raisons :

• Votre rôle d’admin. Certains rôles peuvent consulter ces paramètres mais pas les modifier. Pour plus d’informations, consultez les rôles et privilèges des admins dans l’explorateur de contenu.
• Garde-fous de classification. La classification d’un tableau peut restreindre son partage. Par exemple, pour un tableau classé « interne », l’option « Toute personne disposant du lien » n’est pas disponible. Le panneau de détails du tableau indique combien de garde-fous sont actifs sur le tableau.
• Paramètres de l’organisation et de l’équipe. Certaines options ne sont disponibles que si elles sont activées pour votre organisation ou pour l’équipe du tableau. Par exemple, le rôle de copropriétaire ne peut être attribué que si les copropriétaires sont activés pour l’équipe du tableau.
• Permissions du tableau. Les admins peuvent agir sur des tableaux dont ils ne sont pas propriétaires et, dans ce cas, ils peuvent ne pas disposer des mêmes options que le propriétaire du tableau.

Ajouter des personnes ou des groupes à un tableau

Pour donner à quelqu’un l’accès à un tableau, procédez comme suit :

1. Dans la Vue disponible, cliquez sur le tableau que vous souhaitez partager.
2. Dans le panneau des détails du tableau, sous Partage, cliquez sur Gérer l’accès.
3. Dans le champ Ajouter des personnes ou des groupes, commencez à saisir un nom, une adresse e-mail ou le nom d’un groupe. Les résultats correspondants s’affichent au fur et à mesure, montrant le nom et l’adresse e-mail de chaque personne.
4. Cliquez sur un résultat pour le sélectionner. Répétez pour ajouter d’autres personnes ou groupes. Chaque sélection apparaît sous forme de pastille dans le champ, que vous pouvez supprimer en cliquant sur son icône de fermeture.
5. Cliquez sur le menu déroulant du rôle à côté du champ et choisissez Co-propriétaire, Éditeur, Commentateur ou Lecteur. Éditeur est sélectionné par défaut.
6. Facultatif : saisissez un message pour les personnes que vous invitez.
7. Cliquez sur Ajouter.
8. Cliquez sur Terminé pour fermer le panneau.

Pour inviter des personnes depuis l’équipe du tableau plutôt que de rechercher dans l’ensemble de votre organisation, cliquez sur Inviter depuis l’équipe.

Certains rôles ne sont pas disponibles sur tous les tableaux. Pour en savoir plus, consultez Mettre à jour les paramètres de partage et d’autorisations.

Modifier ou supprimer l’accès de quelqu’un

La liste Personnes ayant accès dans le panneau Gérer l’accès au tableau affiche toutes les personnes qui ont accès au tableau, regroupées par rôle et en commençant par le propriétaire.

Pour modifier ou supprimer l’accès de quelqu’un, cliquez sur le menu déroulant à côté de son nom et choisissez un nouveau rôle ou supprimez son accès au tableau.

Vous ne pouvez pas modifier directement le rôle du propriétaire du tableau. Pour transférer la propriété, changez le rôle d’un autre membre du tableau en Propriétaire du tableau. Le rôle de l’ancien propriétaire est alors mis à jour automatiquement. Certaines modifications de rôle nécessitent une confirmation avant d’être appliquées.