Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?
- Une réunion hybride est une réunion où certains participants sont présents en personne tandis que d’autres se connectent par téléconférence.
- Les réunions hybrides entrent dans la norme : de plus en plus d’entreprises voient les membres de leur personnel revenir travailler dans leurs bureaux tandis que d’autres choisissent de continuer de travailler à distance.
- Les réunions hybrides sont un excellent moyen de garantir l’inclusion et l’engagement de tous les membres de l’équipe, peu importe comment ils choisissent de participer. Cette nouvelle façon de travailler présente des défis, dans la manière de configurer et d’organiser les réunions. Voici quelques éléments à prendre en compte afin de créer la meilleure expérience possible pour votre équipe.
Organiser une réunion hybride avec Miro à l’aide d’un écran interactif
Avant la réunion
- Lorsque vous planifiez une réunion, prenez en compte les fuseaux horaires et les différents emplacements des différents membres de votre équipe qu’ils travaillent à distance ou dans les bureaux de votre entreprise et choisissez le temps idéal pour chacun.
- Si vous travaillez dans un bureau, choisissez l’espace approprié où se tiendra votre réunion. Ce dernier doit pouvoir accueillir les personnes qui participeront en personne et disposer de la technologie nécessaire (Wi-Fi rapide, écrans interactifs, écrans vidéos, caméras, micros de bonne qualité). Jetez un œil à notre guide afin de choisir le bon type d’écran à utiliser avec Miro pour vos réunions.
- Assurez-vous que la caméra et le micro sont configurés correctement afin que les personnes participant à distance puissent voir et entendre toutes les personnes présentes dans la salle de réunion (et vice versa).
- Identifiez les objectifs de la réunion, l’audience et la configuration (combien de membres de l’équipe rejoindront la réunion en personne et à distance).
- Essayez d’organiser des réunions qui ne sont pas trop longues afin de réduire les risques de fatigue et de lassitude au sein de votre équipe, tout particulièrement pour les personnes participant à distance qui regardent un écran vidéo pendant la majorité de leur journée.
- Gérez la liste des personnes participantes avec soin : assurez-vous de n’inviter que les personnes requises pour éviter toute perte de temps. Indiquez que la présence des autres personnes est facultative.
- Avant de lancer la réunion, assurez-vous d’envoyer l’ordre du jour, un lien vers le tableau Miro ainsi que le lien éventuel de la salle de vidéoconférence (Zoom, Microsoft Teams, etc.) qui permettra aux personnes participantes de rejoindre la réunion facilement.
- Pour une configuration plus facile, nous recommandons aux personnes participantes d’installer l’application mobile, l’application pour tablette ou l’application de bureau de Miro à l’avance sur leur appareil personnel. Ainsi, elles pourront lancer un tableau Miro facilement pendant la réunion. Les personnes participantes ne sont pas limitées à l’utilisation d’un ordinateur portable. En effet, elles peuvent utiliser l’appareil de leur choix pour accéder au tableau Miro pendant une réunion, qu’il s’agisse d’un téléphone mobile ou d’une tablette.
- Testez la configuration de la réunion à l’avance pour vous assurer que l’expérience sera parfaite pour tout le monde.
Établir quelques règles de base
- S’il s’agit de votre première réunion hybride, définissez des règles et des attentes claires pour chaque personne participante. Voici quelques exemples de règles de base que vous pourriez établir avec votre équipe pour vos réunions hybrides :
- Toute la documentation doit être créée en ligne en priorité (pas de notes manuscrites ou d’utilisation de tableau blanc physique).
- Toutes les conversations, les discussions, les sessions de brainstorming et les prises de décisions doivent s’effectuer pendant la vidéoconférence.
- Aucun conversation privée n’est autorisée entre les membres de l’équipe qui participent en personne à la réunion.
- Accordez suffisamment d’espace et de temps pour que les personnes participant à distance puissent participer à la conversation.
- Pensez « les personnes à distance d’abord » lorsque vous partagez des informations. Assurez-vous que tous les points importants sont documentés sur le tableau Miro afin que les personnes participant à distance et les personnes absentes puissent les consulter après la réunion.
- Partagez la documentation (liens de tableau, cadres spécifiques, etc.) avant, pendant et après la réunion pour vous assurer que tout le monde a accès à la même information.
Configurer Miro sur un écran
- Si vous vous trouvez dans une salle de conférence dotée d’un écran, assurez-vous qu’il s’agit de l’un des appareils suivants si vous souhaitez y exécuter Miro :
- Un écran basé sur Windows 10 qui prend en charge un navigateur Microsoft Edge ou Google Chrome (version 85 et ultérieure pour les deux).
- Un tableau Cisco Webex Board.
- Si vous utilisez un tableau Cisco Webex Board, vous pouvez paramétrer l’application Miro de deux façons différentes : directement à partir du Control Hub (Centre de contrôle) ou dans l’UI Extensions Editor (Éditeur des extensions d’interface utilisateur).
- Lancez Miro à partir de l’adresse miro.com/login dans le navigateur ou installez l’application Miro à partir du Microsoft App Store pour tous les appareils basés sur Windows 10 (à l’exceptions des Surface Hubs).
- Si vous utilisez un appareil Surface Hub, vous pouvez lancer Miro dans la version la plus récente du navigateur Microsoft Edge (version 85 et ultérieure) en visitant l’adresse miro.com/login.
- Une fois Miro lancé, connectez-vous à l’aide de vos identifiants. Vous pouvez également utiliser notre nouvelle fonctionnalité de connexion rapide pour vous connecter plus rapidement.
- Une fois que votre tableau Miro est projeté sur l’écran, vous pouvez commencer la réunion.
- Si vous utilisez également une plateforme de vidéoconférence pour votre réunion, assurez-vous de la lancer elle aussi.
Gérer la participation et la discussion
- Assurez-vous de commencer la réunion en temps et en heure et de rejoindre la vidéoconférence via l’écran pour que les personnes participant à distance ne se retrouvent pas devant un chat vidéo vide.
- Utilisez les outils de réunion numériques comme Miro par défaut. Plutôt que de réaliser un brainstorming avec des pense-bêtes physiques, créez-en dans Miro. Plutôt que de prendre des notes manuscrites, documentez les résultats de la session dans Miro pour que tout le monde puisse les consulter à tout moment.
- Recommandez aux personnes qui participent à la réunion en personne de prêter attention au tableau principal de la salle plutôt qu’a celui affiché sur leurs appareils personnels. Cela permet à tout le monde de voir le même contenu en même temps et favorise l’inclusivité de vos réunions.
- Commencez la réunion avec un ice breaker pour lancer la conversation et permettre aux novices de découvrir Miro.
- Organisez la conversation de telle sorte qu’elle soit inclusive pour les personnes qui participent à distance. Permettez aux membres de votre équipe de lever la main pour prendre la parole ou désignez les membres qui n’ont pas participé depuis un certain temps pour que tout le monde soit inclus dans la discussion.
- Utilisez la fonction de vote par points de Miro pour assurer la participation de tous à la conversation, que ce soit à partir de leurs appareils personnels (mobile, tablette) ou sur l’écran interactif directement.
- Utilisez les fonctions de gestion de l’attention de Miro, comme Bring everyone to me (Amener tout le monde vers moi). Si une personne participant en présentiel explique une idée sur un écran interactif, elle peut appuyer sur Bring everyone to me (Amener tout le monde vers moi) pour s’assurer que les membres de l’équipe participant à distance voient la bonne partie du tableau et sont prêts à collaborer et à suivre la discussion.
Étapes à suivre après la réunion
- Assurez-vous de vous déconnecter de votre profil Miro personnel sur l’écran interactif pour permettre à l’utilisateur suivant de se connecter et pour protéger les données de votre profil.
- Envoyez des notes de réunion, des liens vers des tableaux Miro et toute autre documentation à toutes les personnes participantes pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et a accès à toutes les informations.
- Faites un suivi avec les personnes participantes pour obtenir leurs retours sur leur expérience au cours de la réunion hybride et pour déterminer si des éléments doivent être améliorés en vue de la prochaine réunion.