リーガルホールド概要

リーガルホールド機能は、調査対象または進行中の訴訟に関連するボードを保存することで、コンプライアンスおよびeDiscoveryプロセスをサポートするように設計されています。 

eDiscovery 管理者は、Miro 内の特定のユーザーおよびそのアクションに基づいてリーガルホールドを作成することにより、コンテンツの完全削除を防ぐことができます。この機能は、法的手続き中に関連情報が保持され、セキュリティが確保されるために不可欠です。 

例えば、法的保管の対象となっているユーザーがボードとやり取りを行うと、そのボードは自動的に保管状態になり、永久削除が防止されます。 

さらに、法的な目的のためにも、ボードのすべてのバージョンが保存され、ボードの内容が保持されることを保証しています。

✏️ 法的保持タスクを実行するには、eDiscovery Admin の役割が必要です。</span>eDiscovery 管理者の役割をリクエストするには、会社の管理者にご連絡ください。

リーガルホールドの主なメリット

• 情報の保存:リーガルホールドはすべての関連データを保存し、完全削除を防ぎます。これは、法的なケースで提示されるデータが正確かつ改ざんされていないことを保証するために、コンプライアンスおよび法的調査において極めて重要です。
• 法的要件の遵守：Legal Hold は、必要な情報が保持され、必要な時に利用可能であることを保証することで、法的および規制上の義務を遵守し、罰則や法的問題を回避するのに役立ちます。
• リスクの軽減：重要なデータを保護することで、Legal Hold は重大な法的または財務的結果をもたらす可能性のあるデータ損失のリスクを軽減します。
• 監査とモニタリング:法的保全が作成または変更されるたびに、監査ログが生成され、完全な可視性と追跡性が提供されます。組織内の全ての監査ログは、少なくとも1つの法的保留がアクティブである場合、無期限に保存されます。これにより、リーガルホールドの管理における説明責任と透明性が確保されます。

リーガルホールドのしくみ

• ユーザーやボードのやり取り:リーガルホールドがかかっているユーザーがボードを開いたり、変更したり、名前を変更したりコンテンツを追加したりするなど、何らかの形でボードとやり取りをする場合、そのボードはフラグが立てられ、保存されます。例えば、ボードの名前が変更されたり、内容が更新されたりした場合、法的保留が自動的に設定されます。さらに、ボードの所有権とボード作成が保留されます。

  リーガルホールドが作成されると、その時点で保管人が作成、所有、または共同所有しているボードに適用されます。さらに、ホールドが設定された後にボードの管理者がアクセスして変更を加えたボードも含まれます。このリリースでは、履歴ボードのアクセスと更新の詳細は利用できません。

• エンドユーザーのアクションとボードの削除:エンドユーザーはボードを削除できますが、リーガルホールドが適用されている場合、それらのボードは保持されます。エンドユーザーにはアクセス権がないが、法的および管理目的のために保持されます。
• 管理者コントロール: eDiscovery 管理者は、設定の eDiscovery セクションでリーガルホールドを作成および削除することができます。法的保持は、ユーザーが作成、所有、共同所有、編集、またはアクセスしたすべてのボードに適用することができます。複数のリーガルホールドを管理するには、管理者が最初にこれらのホールドをまとめるケースを作成できます。
• チームの削除：チーム内にリーガルホールド中のボードがある場合、そのホールドが解除されるまでチームを永久に削除することはできません。これにより、意図しないデータ損失が防止され、関連するすべてのコンテンツが保護されます。チームが削除されても、法的保留中のボードを含む場合、そのチームは削除済みチームのページで保存済みとしてマークされ、法的保留が解除されるまで永久削除は無効になります。
• 管理者とeDiscoveryの視点:エンドユーザーは、保持中の削除されたボードにアクセスしたり復元したりすることはできませんが、管理者やeDiscoveryチームは引き続き操作できます。ボードは、法的案件が終了するまで保持され、その時点でリーガルホールドが解除され、ボードを永久に削除することができます。
• ボードのエクスポート機能:リーガルホールド中のボードは、ボードエクスポート機能を使用してエクスポートすることが可能で、法的案件に関連するデータを簡単に収集できます。
• ボードの移動:リーガルホールドの対象となっているボードは、組織外に移動できません。ボードがリーガルホールドの対象となっている場合、そのボードを移動できるチームのリストから外部チームが自動的に除外されます。