A funcionalidade de retenção legal foi criada para atender aos processos de conformidade e descoberta eletrônica, garantindo a preservação de boards que estão sujeitos à investigação ou que sejam relevantes para casos legais em andamento.
Os admins de eDiscovery podem evitar a exclusão permanente de conteúdo, criando retenções legais baseadas em usuários específicos e suas atividades na Miro. Esta funcionalidade é essencial para garantir a preservação e a proteção das informações relevantes durante os procedimentos jurídicos.
Por exemplo, quando um usuário sujeito a uma retenção legal interage com um board, esse board é automaticamente colocado em retenção para evitar sua exclusão permanente.
Além disso, todas as versões do board também são preservadas, garantindo a retenção do conteúdo do board para fins legais.
✏️ Você deve ter a função de admin de eDiscovery para realizar tarefas de retenção legal. Para solicitar a função de admin de eDiscovery, fale com o Admin da empresa.
Principais benefícios da retenção legal
- Preservação de informações: a retenção legal garante que todos os dados relevantes sejam preservados, evitando sua exclusão permanente. Isso é crucial para a conformidade e investigações legais, pois garante que os dados apresentados em casos legais permaneçam precisos e inalterados.
- a retenção legal ajuda as organizações no cumprimento das obrigações legais e regulatórias, mantendo as informações fundamentais preservadas e disponíveis quando necessário, ajudando a evitar penalidades ou disputas judiciais. Conformidade com os requisitos jurídicos:
- Mitigação de riscos: ao proteger dados importantes, a retenção legal mitiga o risco de perda de dados que pode resultar em graves consequências jurídicas ou financeiras.
- Auditoria e monitoramento: toda vez que uma retenção legal é criada ou modificada, um log de auditoria é gerado, fornecendo total visibilidade e rastreabilidade. Todos os logs de auditoria de uma organização são preservados por tempo indeterminado enquanto pelo menos uma retenção legal está ativa. Isso garante o compromisso e a transparência no gerenciamento de retenções legais.
Como a retenção legal funciona
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Interações do usuário ou board: quando um usuário sob retenção legal abre, modifica ou interage com um board de qualquer forma (renomeando ou adicionando conteúdo), esse board é sinalizado e preservado. Por exemplo, se o nome do board for alterado ou o conteúdo for atualizado, esse board será automaticamente colocado em retenção legal. Além disso, a titularidade e a criação dos boards ficam sob retenção.
Quando uma retenção legal é criada, ela se aplica aos boards que os custodiantes titulares ou cotitulares criaram no momento da retenção. Além disso, todos os boards que os custodiantes acessem e modifiquem após a retenção também serão incluídos. As informações sobre o acesso ao histórico e atualizações do board não estão disponíveis nesta versão.
- embora os usuários finais possam excluir os boards, esses boards são preservados, caso uma retenção legal esteja em vigor. Ações do usuário final e exclusão do board: Eles ficam inacessíveis ao usuário final, mas são retidos para fins jurídicos e administrativos.
- Controle administrativo: os admins de eDiscovery podem criar e excluir as retenções legais na seção eDiscovery em configurações. As retenções legais podem ser aplicadas a todos os boards que os usuários titulares ou cotitulares criaram, editaram ou acessaram. Para gerenciar várias retenções legais, os admins podem primeiro criar um caso para agrupar essas retenções.
- Exclusão de time: se um time tiver um board sob retenção legal, esse time não pode ser excluído permanentemente até que a retenção seja removida. Isso evita a perda indesejada de dados, garantindo que todo o conteúdo relevante seja preservado. Quando um time for excluído, mas contiver um board sob retenção legal, esse time será marcado como preservado na página de times excluídos e sua exclusão permanente ficará desabilitada até que a retenção legal seja removida.
- Perspectiva de admin e eDiscovery: embora os usuários finais não possam acessar nem restaurar um board excluído que esteja sob retenção, os admins e os times de eDiscovery podem continuar interagindo com ele. O board é preservado até o encerramento do caso legal, quando a retenção legal pode ser removida e o board pode ser excluído permanentemente.
- Funcionalidade de exportação do board: mesmo sob retenção legal, os boards podem ser exportados através da funcionalidade de exportação do board, o que facilita a coleta de dados relevantes para casos legais.
- Mover boards: os boards sob retenção legal não podem ser movidos para fora da organização. Caso o board esteja sob retenção legal, os times externos são automaticamente excluídos da lista de times para onde é possível mover o board.