Hospedando uma reunião híbrida com o Miro usando uma tela interativa

O que é uma reunião híbrida?

• Uma reunião híbrida é uma reunião na qual alguns participantes se reúnem pessoalmente enquanto outros se juntam remotamente por meio de uma teleconferência.
• As reuniões híbridas estão se tornando a norma - mais e mais empresas estão começando a retornar ao escritório, enquanto muitos funcionários estão optando por continuar trabalhando remotamente
• Reuniões híbridas são uma ótima maneira de garantir inclusão e engajamento para todos os membros do time, não importa como eles estejam participando. Com essa nova forma de trabalhar, haverá desafios na maneira como as reuniões serão organizadas, planejadas e facilitadas. Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente para criar a melhor experiência possível para sua time

Organize uma reunião híbrida com o Miro usando uma tela interativa

Antes da reunião

• Considere fusos horários e locais ao agendar uma reunião com vários colegas de equipe remotos e co-localizados, escolhendo um horário ideal para todos se encontrarem
• Se você estiver trabalhando em um escritório, escolha o espaço de reunião certo que acomodará os participantes presenciais e tenha a configuração tecnológica correta (wi-fi rápido, telas interativas, telas de vídeo, câmeras, microfones de alta qualidade). Confira nosso guia para escolher o tipo certo de tela para usar com o Miro em sua reunião
• Certifique-se de que a câmera e o microfone estejam no local mais adequado para que os participantes remotos possam ver e ouvir todos na sala (e vice-versa)
• Identifique os objetivos da reunião, o público e a configuração (quantos membros do time participarão pessoalmente ou remotamente)
• Tente não organizar reuniões muito longas para reduzir o esgotamento e a fadiga da reunião - especialmente para participantes remotos, que ficam olhando para uma tela de vídeo durante a maior parte do dia.
• Gerencie sua lista de participantes com cuidado: convide apenas aqueles que são necessários para participar da reunião, para não desperdiçar tempo deles. Marcar outros participantes como opcionais
• Antes da reunião, certifique-se de enviar a pauta, um link para o board da Miro, bem como qualquer link de videoconferência (Zoom, Microsoft Teams, etc.) que permitirá que os participantes participem da reunião facilmente.
• Para facilitar a configuração, é recomendável que os participantes pré-instalem o Miro Mobile, Tabletou Desktop aplicativo em seus dispositivos pessoais. Isso permitirá que eles iniciem um board da Miro facilmente durante a reunião. Os participantes não estão limitados a um laptop e podem usar qualquer dispositivo para acessar o board da Miro durante uma reunião, seja um telefone celular ou tablet
• Teste a configuração da reunião com antecedência para garantir que a experiência seja ideal para todos os participantes
  
  

Estabelecendo algumas regras básicas

• Se esta for a primeira vez que você conduz uma reunião híbrida, defina normas e expectativas claras para cada participante. Alguns exemplos de 'regras básicas' para reuniões híbridas que você pode implementar com sua time:
• Toda a documentação deve ser feita primeiro on-line (sem anotações soltas ou escrita em um lousa online físico)
• Todas as conversas, discussões, brainstorming e tomada de decisões devem acontecer enquanto a videochamada/conferência ainda estiver em andamento.
• Não são permitidas conversas paralelas entre os participantes presenciais durante a reunião
• Dê espaço e tempo suficientes para que os participantes remotos contribuam para a conversa
• Pense “remotamente primeiro” ao compartilhar informações. Certifique-se de que todos os pontos importantes estejam documentados no board da Miro, para que possam ser acessados ​​por participantes remotos, bem como por aqueles que não estão presentes, após a reunião.
• Compartilhe documentação (links do board , quadros específicos, etc.) antes, durante e depois da reunião para garantir que todos os participantes tenham acesso às mesmas informações
  
  

Configurando o Miro em um monitor

• Se você estiver em uma sala de conferência com um monitor, certifique-se de que o dispositivo seja um dos seguintes para iniciar o Miro:
  • Monitor baseado no Windows 10 com um navegador Microsoft Edge compatível (versão 85 e superior) ou navegador Google Chrome (versão 85 e superior)
  • Um board Cisco Webex
  • Se você estiver usando um Cisco Webex board, há duas maneiras de configurar o aplicativo da Miro -diretamente do Control Hubouno editor de extensões de IU
• Inicie o Miro visitandomiro.com/login no navegador ou instale o aplicativo da Miro daMicrosoft App Store para todos os dispositivos baseados no Windows 10 (exceto Surface Hubs)
• Se você estiver usando um dispositivo Surface Hub, poderá iniciar o Miro no navegador Microsoft Edge mais recente (versão 85 e superior) visitando miro.com/login
• Depois de iniciar o Miro, faça login usando suas credenciais. Você também pode usar nosso novo Recurso de login rápido para fazer login mais rápido
• Assim que o board da Miro for projetado na tela, você pode prosseguir e iniciar a reunião
• Se você também estiver usando uma plataforma de videoconferência para sua reunião, certifique-se de iniciá-la também, assim como o Miro

Gerenciando a participação e a discussão

• Certifique-se de iniciar a reunião pontualmente e participar da videoconferência pelo monitor para que os participantes remotos não fiquem sentados em um chat de vídeo vazio.
• Use ferramentas de reunião digitais, como o Miro por padrão. Em vez de brainstorming com notas adesivas, crie-os no Miro. Em vez de tomar notas manuscritas das reuniões, registre os resultados da sessão no Miro para que todos possam ter acesso a eles de forma assíncrona
• Recomendamos que os participantes presenciais prestem atenção ao board principal em frente à sala e não aos seus dispositivos pessoais. Isso garantirá que todos estejam visualizando o mesmo conteúdo e promoverá a inclusão nas reuniões
• Comece a reunião com um quebra-gelo para iniciar a conversa e familiarizar os novatos com o Miro
• Facilite a conversa para que ela seja inclusiva para os participantes remotos. Permita que os colegas de equipe levantem as mãos ao falar ou chame alguém que não contribui há algum tempo para envolvê-lo na discussão
• Use o recursode votação por pontosdo Miro para envolver todos durante a conversa, seja em seus dispositivos pessoais (celular, tablet) ou diretamente na tela interativa
• Use os recursos de gerenciamento de atenção do Miro, como trazer todos para mim. Se um participante presencial estiver explicando uma ideia em uma tela interativa, ele pode tocar em trazer todos para mim para garantir que os membros do time remota estejam vendo a parte certa do board e estejam prontos para colaborar e acompanhar a discussão.
  
  

Passos a serem tomados após a reunião

• Certifique-se de sair do seu perfil da Miro na tela interativa para permitir que o próximo usuário possa fazer login e proteger os dados do seu perfil
• Envie notas de reunião, links do board da Miro e qualquer outra documentação a todos os participantes para garantir que todos estejam na mesma página e tenham acesso a todas as informações
• Acompanhe os participantes para obter feedback sobre a experiência deles em uma reunião híbrida e entender se algo precisa ser melhorado para a próxima vez