Crear una retención legal es un proceso crítico para admins de eDiscovery cuando se espera un litigio o una investigación. Las retenciones legales garantizan que los tableros de Miro relevantes se conserven y estén protegidos contra alteración, eliminación o remoción. Esto es esencial para mantener el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios, prevenir la pérdida o modificación de datos críticos y proteger la evidencia clave durante la duración del asunto legal. Una retención legal permite a los admins impedir cambios en los datos, asegurando que todos los tableros de Miro relevantes estén disponibles para revisión cuando sea necesario.
Crear una retención legal implica identificar a los usuarios relevantes y los tableros de Miro asociados a un caso, y aplicar la retención para evitar cualquier modificación. Los admins pueden gestionar múltiples retenciones dentro de un caso, asegurando que todos los datos necesarios se agrupen y se conserven de forma ordenada. Este proceso ayuda a mantener la integridad y la rendición de cuentas de los datos, garantizando que la organización cumpla con las normas y esté preparada para el proceso legal.
Los tableros de Miro bajo retención legal se pueden seguir accediendo y editando, pero se conservarán todas las versiones. Si el contenido se elimina, seguirá estando disponible dentro de la retención legal. La cantidad de contenidos bajo retención podría aumentar en función de las acciones futuras de los usuarios. Después de que un tablero se coloque bajo retención legal, todas las versiones del tablero se conservarán indefinidamente, hasta que se levante la retención legal.
Para crear una retención legal, realiza los siguientes pasos:
✏️ Debes tener el rol de admin de eDiscovery para realizar esta tarea. Para solicitar el rol de admin de eDiscovery, ponte en contacto con el admin de empresa.
- Ve a la Consola de administración de Miro.
- En el panel izquierdo, bajo Enterprise Guard, haz clic en eDiscovery.
- En la página eDiscovery, haz clic en la pestaña Casos.
- En la página Crear caso, haz clic en el caso en el que quieres agregar una retención legal.
- Haz clic en Agregar retención legal.
-
En la página Agregar retención legal, ingresa o selecciona la información adecuada para cada campo. La tabla siguiente enumera cada campo y su descripción.
Campo Descripción Nombre de la retención legal
(requerido)
Nombre de la retención legal.
Longitud máxima: 60 caracteres.
Criterios
(requerido)
Tipo de contenido incluido en esta legal hold. En esta versión solo está disponible la opción Todo el contenido. Usuarios que son propietarios o copropietarios de contenido, o que accedieron, modificaron o crearon contenido
(requerido)
Agrega los usuarios que quieras poner en retención legal. Haz clic en el campo para buscar por nombre o correo electrónico. Puedes agregar hasta 200 usuarios a la vez.
Notas:
- Cuando un usuario en retención legal abre, modifica o interactúa con un tablero de cualquier forma (por ejemplo, renombrándolo o agregando contenido), ese tablero queda marcado y se preserva. Por ejemplo, si se cambia el nombre del tablero o se actualiza su contenido, se colocará automáticamente en retención legal. Además, la propiedad y la creación del tablero quedan sujetas a retención.
- Cuando se crea una retención legal, se aplica a los tableros que los custodios crearon, de los que eran propietarios o copropietarios en el momento de la retención. Además, también se incluyen los tableros a los que los custodios accedan y modifiquen después de que la retención esté activa. En esta versión no están disponibles los detalles históricos de acceso o actualización de tableros.
- Haz clic en Siguiente. Aparece la página de Revisar impacto.
-
Revisa el impacto de crear esta retención legal, como el número de tableros existentes que quedarán bajo retención y los usuarios que eran propietarios, copropietarios, accedieron, modificaron o crearon esos tableros.
Notas:
- Los tableros sujetos a retención siguen siendo accesibles y editables, pero todas las versiones se conservarán. Si se elimina contenido, seguirá estando disponible dentro de la retención. La cantidad de contenidos bajo retención podría aumentar en función de las acciones futuras de los usuarios.- Cuando un usuario sujeto a una retención legal abre, modifica o interactúa con un tablero de cualquier manera (por ejemplo, cambiando su nombre o agregando contenido), ese tablero se marca y se preserva. Por ejemplo, si se cambia el nombre del tablero o se actualiza su contenido, se colocará automáticamente bajo retención legal. Además, la propiedad y la creación del tablero quedan sujetas a la retención legal.
- Cuando se crea una retención legal, se aplica a los tableros que los custodios crearon, poseyeron o copropietaron en el momento de la retención. Además, también se incluyen los tableros a los que los custodios accedan y modifiquen después de que la retención esté vigente. Los detalles históricos de acceso y actualización de tableros no están disponibles en esta versión.
- Después de revisar el impacto de la retención legal que estás creando, haz clic en Agregar retención legal.
Se mostrará la página del caso con las retenciones legales que contiene y la información de cada una: el nombre de la retención legal, el tipo de contenido afectado, el número de usuarios incluidos, la fecha de creación, el estado y el número de tableros sometidos a la retención.