✏️ Um Aufbewahrungsrichtlinien hinzuzufügen, musst du die Rolle des Datenverwaltungs-Admins haben. Um die Rolle des Datenverwaltungs-Admins zu beantragen, wende dich an deinen Unternehmens-Admin.
Um eine Aufbewahrungsrichtlinie hinzuzufügen, führe die folgenden Schritte aus:
- Gehe zu deinen Miro-Einstellungen.
- Klicke im linken Bereich unter Enterprise Guard, auf Content Lifecycle.
- Klicke auf die Registerkarte Aufbewahrung.
Die Seite Aufbewahrungsrichtlinien wird angezeigt. -
Klicke auf Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen.
Die Seite Kriterien definieren wird angezeigt. - Füge die entsprechenden Informationen für jedes Feld hinzu oder wähle sie aus. Die einzelnen Felder und ihre Beschreibungen findest du in der nachstehenden Tabelle.
Feld Beschreibung Name
(erforderlich)
Name der Aufbewahrungsrichtlinie
Maximale Länge: 60 Zeichen.
Beschreibung
(optional)
Beschreibung dieser Aufbewahrungsrichtlinie.
Maximale Länge: 300 Zeichen.
Aufbewahrungsfrist
(erforderlich)
Gib die Aufbewahrungsfrist an. Dies ist der Zeitraum, in dem du verhindern möchtest, dass Boards dauerhaft gelöscht werden. In der aktuellen Version wird die Aufbewahrungsfrist auf der Grundlage des Datums und der Uhrzeit berechnet, zu der das Board zuletzt geändert wurde.
Wenn du die Aufbewahrungsfrist in Monaten angeben möchtest, musst du eine Aufbewahrungsfrist zwischen 1 und 120 Monaten auswählen.
Wenn du die Aufbewahrungsfrist in Jahren angeben möchtest, musst du eine Aufbewahrungsfrist zwischen 1 und 10 Jahren auswählen.
Bereich
(erforderlich)
Wähle den Geltungsbereich für diese Aufbewahrungsrichtlinie aus. Der Umfang gibt die Boards an, für die diese Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Du kannst den Geltungsbereich einer Aufbewahrungsrichtlinie für alle Boards in einer Organisation oder für bestimmte Board-Klassifizierungsstufen festlegen.
Lege die Aufbewahrungsrichtlinie für alle Boards in der Organisation fest
Wenn du den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie für alle Boards in der Organisation festlegen möchtest, wähle in der Liste Geltungsbereich Alle Boards in der Organisation aus.
Lege die Aufbewahrungsrichtlinie für ein oder mehrere Teams in der Organisation fest
Wenn du den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie für ein oder mehrere Teams in der Organisation festlegen möchtest, gehe wie folgt vor:1. In der Geltungsbereich-Liste, wähle Team aus.
2. Klicke auf das Feld "Team eingeben" und wähle jedes Team aus, für das du die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchtest.
Ein Häkchen erscheint neben dem Team, das du ausgewählt hast, um es mit der Aufbewahrungsrichtlinie zu verknüpfen.✏️ - Du kannst mehrere Teams für eine Aufbewahrungsrichtlinie auswählen. Ein beliebiges Team kann jedoch nur einer Aufbewahrungsrichtlinie gleichzeitig zugeordnet werden.
- Du kannst jedes Team, einschließlich gelöschter Teams, als Geltungsbereich festlegen, wenn du die Aufbewahrungsrichtlinie einstellst.
- Ein Team, das als Geltungsbereich für eine Aufbewahrungsrichtlinie ausgewählt ist, kann nicht dauerhaft gelöscht werden, bis das Team aus dem Geltungsbereich entfernt wird.
Lege die Aufbewahrungsrichtlinie für eine Board-Klassifizierungsstufe fest
✏️ Um den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie auf eine bestimmte Board-Klassifizierungsstufe festzulegen, musst du sicherstellen, dass die Funktion „Datenklassifizierung“ aktiviert ist. Sobald für eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Board-Klassifizierungsstufe gilt, kannst du die Datenklassifizierung nicht mehr deaktivieren. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation zur Datenklassifizierung.
Wenn du den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie für eine bestimmte Board-Klassifizierungsstufe festlegen möchtest, gehe wie folgt vor:
1. Wähle in der Geltungsbereich-Liste die Klassifizierung aus.
2. Klicke auf die Liste neben der Klassifizierung und wähle dann die Klassifizierungsstufen aus, für die du die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchtest. Du kannst auch nach den Klassifizierungsstufen suchen und dann die Klassifizierungsstufen auswählen.
Ein Häkchen erscheint neben den Klassifizierungsstufen, die du ausgewählt hast, um sie mit der Aufbewahrungsrichtlinie zu verknüpfen.✏️ Notizen:
- Du kannst mehrere Klassifizierungsstufen auf einmal auswählen.
- Du kannst nicht dieselbe Klassifizierungsstufe für verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Wenn eine bestimmte Klassifizierungsstufe bereits mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft ist, erscheint die Klassifizierungsstufe ausgegraut.
- Sobald eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Board-Klassifizierungsstufe verwendet, kannst du die Datenklassifizierungsfunktion nicht deaktivieren.
Sobald eine Klassifizierungsstufe mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft ist, kannst du diese Klassifizierungsstufe nicht mehr löschen.
- Wenn ein Board sowohl den Aufbewahrungsrichtlinien für alle Boards im Organisationsbereich als auch den Klassifizierungsrichtlinien unterliegt, ist die Richtlinie mit der längeren Aufbewahrungsfrist anwendbar.
- Klicken Sie auf Weiter.
Die Seite Auswirkungen überprüfen wird angezeigt. - Sieh dir die Auswirkungen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Die Seite mit den Auswirkungen enthält die folgenden Informationen:
- Zusammenfassung: Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie, z. B. Name der Richtlinie, Aufbewahrungsfrist und Geltungsbereich.
- Auswirkung der Richtlinie: Anzahl der Boards, die von dieser Richtlinie geregelt werden. Die Aufbewahrungsrichtlinie gilt auch für gelöschte Boards, und diese sind in der Berechnung der Auswirkungen enthalten.
✏️ Wenn ein Board sowohl einer zeitbasierten als auch einer klassifizierungsbasierten Aufbewahrungsrichtlinie unterliegt, gilt die Richtlinie mit der längeren Aufbewahrungsfrist.
- Um die Konfiguration zu speichern und die Aufbewahrungsrichtlinie anzuwenden, klicke auf Veröffentlichen.
✏️ Das Erstellen, Aktualisieren oder Löschen einer Richtlinie löst den Prozess der Aufbewahrungsrichtlinien aus. Dieser Vorgang kann bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen. Die Aktualisierung des Namens oder der Beschreibung einer Richtlinie erfolgt jedoch sofort, da diese Aktionen den Prozess der Aufbewahrungsrichtlinie nicht auslösen.