✏️ Um die Aufbewahrungsrichtlinien zu bearbeiten, brauchst du die Rolle des Datenverwaltungs-Admins. Um die Rolle des Datenverwaltungs-Admins zu beantragen, wende dich an deinen Unternehmens-Admin.
Um eine Aufbewahrungsrichtlinie zu bearbeiten, führe die folgenden Schritte aus:
- Gehe zu deinen Miro-Einstellungen.
- Klicke im linken Bereich unter Enterprise Guard auf Content Lifecycle.
- Klicke auf den Retention-Tab.
-
Klicke auf der Seite Aufbewahrung Richtlinien auf die Aufbewahrungsrichtlinie, die du bearbeiten möchtest.
Die Seite mit den Informationen zur Richtlinie wird angezeigt. - Klicke rechts oben auf Bearbeiten und bearbeite dann das erforderliche Feld. Die einzelnen Felder und ihre Beschreibungen findest du in der nachstehenden Tabelle.
Feld Beschreibung Name
(erforderlich)
Name der Aufbewahrungsrichtlinie
Maximale Länge: 60 Zeichen.
Beschreibung
(optional)
Beschreibung dieser Aufbewahrungsrichtlinie.
Maximale Länge: 300 Zeichen.
Aufbewahrungsfrist
(erforderlich)
Gib die Aufbewahrungsfrist an. Dies ist der Zeitraum, in dem du verhindern möchtest, dass Boards dauerhaft gelöscht werden. In der aktuellen Version wird die Aufbewahrungsfrist auf der Grundlage des Datums und der Uhrzeit berechnet, zu der das Board zuletzt geändert wurde.
Wenn du die Aufbewahrungsfrist in Monaten angeben möchtest, musst du eine Aufbewahrungsfrist zwischen 1 und 120 Monaten auswählen.
Wenn du die Aufbewahrungsfrist in Jahren angeben möchtest, musst du eine Aufbewahrungsfrist zwischen 1 und 10 Jahren auswählen.
Umfang
(erforderlich)
Wähle den Geltungsbereich für diese Aufbewahrungsrichtlinie aus. Der Geltungsbereich gibt die Boards an, für die diese Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Du kannst den Geltungsbereich einer Aufbewahrungsrichtlinie für alle Boards in einer Organisation oder für bestimmte Board-Klassifizierungsstufen festlegen.
Die Aufbewahrungsrichtlinie für alle Boards in der Organisation festlegen
Wenn du den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie für alle Boards in der Organisation festlegen möchtest, wähle in der Geltungsbereich Liste Alle Boards in der Organisation aus.
Lege die Aufbewahrungsrichtlinie für ein oder mehrere Teams in der Organisation fest
Wenn du den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie für ein oder mehrere Teams in der Organisation festlegen möchtest, führe folgende Schritte aus:1. Wähle in der Liste Geltungsbereich die Option Team aus.
2. Klicke auf das Teamfeld "Enter" und wähle jedes Team aus, für das du die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchtest.
Ein Häkchen erscheint neben dem Team, das du ausgewählt hast, um es mit der Aufbewahrungsrichtlinie zu verknüpfen.✏️ - Du kannst mehrere Teams für eine Aufbewahrungsrichtlinie auswählen. Ein bestimmtes Team kann jedoch jeweils nur mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sein.
- Du kannst jedes Team, einschließlich gelöschter Teams, als Geltungsbereich für die Aufbewahrungsrichtlinie auswählen.- Ein Team, das als Geltungsbereich einer Aufbewahrungsrichtlinie ausgewählt wird, kann nicht dauerhaft gelöscht werden, solange es nicht aus diesem Bereich entfernt wurde.
Die Aufbewahrungsrichtlinie für eine Board-Klassifizierungsstufe festlegen
✏️ Um den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie auf eine bestimmte Board-Klassifizierungsstufe festzulegen, musst du sicherstellen, dass die Funktion „Datenklassifizierung“ aktiviert ist. Sobald eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Board-Klassifizierungsstufe verwendet, kannst du die Datenklassifizierungsfunktion nicht deaktivieren. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation zur Datenklassifizierung.
Wenn du den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie für eine bestimmte Board-Klassifizierungsstufe festlegen möchtest, gehe wie folgt vor:
1. In der Geltungsbereich-Liste wählst du Klassifizierung aus.
2. Klicke auf die Liste neben der Klassifizierung-Liste und wähle dann die Klassifizierungsstufen aus, für die du die Aufbewahrungsrichtlinie anwenden möchtest. Du kannst auch nach den Klassifizierungsstufen suchen und dann die Klassifizierungsstufen auswählen.
Ein Häkchen erscheint neben den Klassifizierungsstufen, die mit der Aufbewahrungsrichtlinie verbunden sind.✏️ Notizen:
- Du kannst mehrere Klassifizierungsstufen auf einmal auswählen.
- Du kannst nicht dieselbe Klassifizierungsstufe für verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Wenn eine bestimmte Klassifizierungsstufe bereits mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft ist, erscheint die Klassifizierungsstufe ausgegraut.
- Sobald eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Board-Klassifizierungsstufe verwendet, kannst du die Datenklassifizierungsfunktion nicht deaktivieren.
- Sobald eine Klassifizierungsstufe mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft ist, kannst du diese Klassifizierungsstufe nicht mehr löschen.
- Wenn ein Board sowohl den Aufbewahrungsrichtlinien für alle Boards im Organisationsbereich als auch den Klassifizierungsrichtlinien unterliegt, gilt die Richtlinie mit der längeren Aufbewahrungsfrist.
- Wenn du fertig bist, klicke auf Weiter.
Die Seite zur Überprüfung der Auswirkungen wird angezeigt. - Sieh dir die Auswirkungen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Die Seite zur Überprüfung der Auswirkungen enthält die folgenden Informationen:
- Zusammenfassung: Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie, z. B. der Name der Richtlinie, die Aufbewahrungsfrist und der Geltungsbereich.
- Auswirkung der Richtlinie: Anzahl der Boards, die von dieser Richtlinie geregelt werden. Die Aufbewahrungsrichtlinie gilt auch für gelöschte Boards, und diese sind in der Berechnung der Auswirkungen einbezogen.
✏️ Wenn ein Board sowohl einer zeitbasierten als auch einer klassifizierungsbasierten Aufbewahrungsrichtlinie unterliegt, gilt die Richtlinie mit der längeren Aufbewahrungsfrist.
- Um die Konfiguration zu speichern und die Aufbewahrungsrichtlinie anzuwenden, klicke auf Veröffentlichen.
✏️ Das Erstellen, Aktualisieren oder Löschen einer Richtlinie löst den Prozess der Aufbewahrungsrichtlinien aus, welcher bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen kann. Die Aktualisierung des Namens oder der Beschreibung einer Richtlinie erfolgt jedoch sofort, da diese Aktionen den Prozess der Aufbewahrungsrichtlinie nicht auslösen.