Hosting eines Hybrid-Meetings mit Miro unter Verwendung eines interaktiven Displays

Was ist ein Hybrid-Meeting?

• Ein Hybrid-Meeting ist ein Meeting, bei dem einige Teilnehmer*innen persönlich zusammentreffen, während andere über eine Telefonkonferenz teilnehmen.
• Hybride Meetings werden zur Norm – immer mehr Unternehmen kehren ins Büro zurück, während viele Mitarbeiter*innen sich dafür entscheiden, weiterhin im Homeoffice zu arbeiten.
• Hybrid-Meetings sind eine großartige Möglichkeit, die Inklusion und das Engagement für alle Teammitglieder*innen zu gewährleisten, unabhängig davon, wie sie teilnehmen. Diese neue Arbeitsweise bringt Herausforderungen mit sich, wenn es um die Art und Weise geht, wie Meetings organisiert und abgehalten werden. Damit dein Team die bestmögliche Erfahrung machen kann, solltest du einige Dinge beachten.

Hoste ein Hybrid-Meeting mit Miro unter Verwendung eines interaktiven Displays

Vor dem Meeting

• Berücksichtige Zeitzonen und Standorte, wenn du ein Meeting mit verschiedenen Mitarbeiter*innen an unterschiedlichen Standorten (vor Ort und per Remote-Zugriff) planst, und wähle eine optimale Zeit für alle Teilnehmer*innen aus.
• Wenn du von einem Büro aus arbeitest, wähle den richtigen Ort für das Meeting aus, mit genügend Platz für die persönlichen Teilnehmer*innen und der richtigen technischen Ausstattung (schnelles WLAN, interaktive Displays, Videobildschirme, Kameras, hochwertige Mikrofone). Sieh dir unseren Leitfaden an, um die richtige Art des Displays zur Verwendung mit Miro für dein Meeting zu wählen.
• Sorge dafür, dass die Kamera und das Mikrofon optimal platziert sind, damit die Remote-Teilnehmer*innen alle im Raum sehen und hören können (und umgekehrt).
• Bestimme die Ziele des Meetings, das Publikum und die Zusammensetzung (wie viele Teammitglieder werden persönlich bzw. per Remote-Zugriff teilnehmen).
• Versuche, die Meetings nicht allzu sehr in die Länge zu ziehen, um Burnout und Ermüdungserscheinungen zu vermeiden – insbesondere für Remote-Teilnehmer*innen, die die meiste Zeit des Tages auf einen Videobildschirm schauen.
• Verwalte deine Liste der Teilnehmer*innen sorgfältig – bitte lade nur diejenigen ein, die unbedingt am Meeting teilnehmen müssen, um ihre Zeit nicht unnötig zu verschwenden. Markiere andere Teilnehmer*innen als optional.
• Versende vor dem Meeting die Tagesordnung, einen Link zum Miro-Board sowie einen Link für Videokonferenzen (Zoom, Microsoft Teams usw.), über den die Teilnehmer*innen problemlos am Meeting teilnehmen können.
• Um das Einrichten zu erleichtern, ist es empfehlenswert, dass die Teilnehmer*innen die App von Miro fürs Handy, Tablet oder Desktop auf ihren persönlichen Geräten vorinstallieren. Auf diese Weise können sie während des Meetings einfach ein Miro-Board starten. Die Teilnehmer*innen sind nicht auf einen Laptop beschränkt und können während eines Meetings mit jedem beliebigen Gerät auf das Miro-Board zugreifen, egal ob es sich um ein Mobiltelefon oder ein Tablet handelt.
• Teste die Einrichtung des Meetings im Voraus, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer*innen den optimalen Nutzen daraus ziehen können.
  
  

Einige Grundregeln für das Meeting

• Falls du zum ersten Mal ein Hybrid-Meeting durchführst, lege klare Normen und Erwartungen für jede*n Teilnehmer*in fest. Einige Beispiele für die „Grundregeln“ für Hybrid-Meetings, die du mit deinem Team implementieren könntest:
• Die gesamte Dokumentation erfolgt zuerst online (keine losen Notizen oder Schreiben auf einem Whiteboard).
• Alle Gespräche, Diskussionen, Brainstormings und Entscheidungsfindungen finden statt, während die Video-/Konferenzschaltung noch läuft.
• Während des Meetings sind keine Nebengespräche zwischen den persönlichen Teilnehmer*innen erlaubt.
• Gib den Teilnehmer*innen per Remote-Zugriff genügend Raum und Zeit, um zum Gespräch beizutragen.
• „Remote-first“: Das sollte dein Motto bei der Weitergabe von Informationen sein. Achte darauf, dass alle wichtigen Punkte auf dem Miro-Board dokumentiert werden, damit sie auch nach dem Meeting für die Remote-Teilnehmer*innen und für nicht anwesende Personen zugänglich sind.
• Gib vor, während und nach dem Meeting Unterlagen (Board-Links, spezifische Rahmen usw.) frei, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer*innen Zugriff auf dieselben Informationen haben.
  
  

Einrichten von Miro auf einem Display

• Befindest du dich in einem Konferenzraum mit einem Bildschirm, dann stelle sicher, dass es sich um eines der folgenden Geräte handelt, um Miro zu starten:
  • Ein Windows 10-basiertes Display mit einem unterstützten Microsoft Edge-Browser (Version 85 und höher) oder Google Chrome-Browser (Version 85 und höher)
  • Ein Cisco Webex Board
  • Wenn du ein Cisco Webex Board verwendest, gibt es zwei Möglichkeiten, die Miro-App einzurichten – direkt im Control Hub oder im UI Extensions Editor.
• Starte Miro, indem du miro.com/login im Browser aufrufst oder installiere die Miro-App aus dem Microsoft App Store für alle Windows 10-basierten Geräte (außer Surface Hubs).
• Wenn du ein Surface Hub-Gerät verwendest, kannst du Miro im neuesten Microsoft Edge-Browser (Version 85 und höher) starten, indem du miro.com/login aufrufst.
• Sobald du Miro gestartet hast, melde dich mit deinen Anmeldeinformationen an. Du kannst auch unsere neue Schnellanmeldungsfunktion nutzen, um das Einloggen zu beschleunigen.
• Sobald das Miro-Board auf dem Bildschirm projiziert wird, kannst du das Meeting starten.
• Wenn du zusätzlich eine Videokonferenzplattform für dein Meeting verwendest, stelle sicher, dass du diese gleichzeitig mit Miro startest.

Verwaltung von Teilnahme und Diskussionen

• Achte darauf, dass das Meeting pünktlich beginnt und du der Videokonferenz über den Bildschirm beitrittst, damit die Remote-Teilnehmer*innen nicht in einem leeren Videochat ausharren müssen.
• Verwende standardmäßig digitale Meeting-Tools wie Miro. Anstatt ein Brainstorming mit Notizen durchzuführen, erstelle es in Miro. Anstatt handschriftliche Aufzeichnungen des Meetings zu machen, halte die Ergebnisse der Sitzung in Miro fest, sodass jeder asynchron auf sie zugreifen kann.
• Empfehle den anwesenden Teilnehmer*innen, ihre Aufmerksamkeit auf das Hauptboard vorne im Raum statt auf ihre persönlichen Geräte zu richten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer*innen dieselben Inhalte sehen, und dies fördert die Integration in das Meeting.
• Starte das Meeting mit einem Eisbrecher, um das Gespräch in Gang zu bringen und Neueinsteiger*innen mit Miro vertraut zu machen.
• Moderiere das Gespräch so, dass die Remote-Teilnehmer*innen mit einbezogen werden. Erlaube den Teamkolleg*innen, die Hand zu heben, wenn sie sich zu Wort melden, oder rufe jemanden auf, der eine Weile nichts mehr gesagt hat, um ihn/sie in die Diskussion einzubeziehen.
• Nutze die Punktabstimmungsfunktion von Miro, um alle Teilnehmer*innen während des Gesprächs einzubinden, entweder auf ihren persönlichen Geräten (Handy, Tablet) oder direkt auf dem interaktiven Display.
• Nutze die Aufmerksamkeitssteuerung von Miro, z. B. Alle zu mir bringen. Wenn ein*e Teilnehmer*in vor Ort eine Idee auf einem interaktiven Display erklärt, kann er/sie durch Antippen von Alle zu mir bringen sicherstellen, dass die Remote-Teammitglieder den richtigen Teil des Boards sehen und bereit sind, mitzuarbeiten und der Diskussion zu folgen.
  
  

Schritte nach dem Meeting

• Vergiss nicht, dich auf dem interaktiven Display von deinem persönlichen Miro-Konto abzumelden, damit sich der*die nächste Nutzer*in anmelden kann und deine Kontodaten geschützt sind
• Versende Aufzeichnungen des Meetings, Miro-Board-Links und andere Dokumente an alle Teilnehmer*innen. So wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Zugang zu allen Informationen haben.
• Setz dich mit den Teilnehmer*innen in Verbindung, um ein Feedback über ihre Erfahrungen in einem Hybrid-Meeting zu erhalten und zu ermitteln, was beim nächsten Mal verbessert werden sollte.