訴訟や調査が予想される場合、eDiscovery 管理者にとってリーガルホールドを作成することは重要なプロセスです。リーガルホールドは、関連する Miro ボードが改ざん、削除、または消去されないよう保存・保護することを目的としています。これは、法的および規制上の要件へのコンプライアンスを維持し、重要なデータの消失や変更を防ぎ、係争中の重要な証拠を全期間にわたって保護するために不可欠です。リーガルホールドにより、管理者はデータをロックし、必要なときにいつでも関連するすべての Miro ボードを確認できるようにします。
リーガルホールドの作成には、事案に関連する該当のユーザーと Miro ボードを特定し、変更を防ぐためにホールドを適用する作業が含まれます。管理者は事案内で複数のリーガルホールドを管理でき、必要なデータをまとめて整理された状態で保全できます。このプロセスにより、データの整合性と説明責任が維持され、組織が法的手続きに備えられるようになります。
リーガルホールド対象の Miro ボードには引き続きアクセスおよび編集が可能ですが、すべてのバージョンが保存されます。コンテンツが削除されても、リーガルホールド内で引き続き利用可能です。ホールド対象のコンテンツ数は、今後のユーザーの操作により増加することがあります。ボードがリーガルホールドに置かれると、そのボードのすべてのバージョンはリーガルホールドが解除されるまで無期限に保持されます。
リーガルホールドを作成するには、次の手順を実施してください:
✏️ この操作を行うには eDiscovery 管理者の役割 が必要です。eDiscovery 管理者の役割をリクエストするには、会社の管理者にご連絡ください。
- Miro の管理者コンソールに移動します。
- 左ペインで、Enterprise Guard の下にある eDiscovery をクリックします。
- eDiscovery ページで、事案タブをクリックします。
- 事案の作成ページで、リーガルホールドを追加したい事案をクリックします。
- リーガルホールドを追加をクリックします。
-
リーガルホールドを追加ページで、各フィールドに適切な情報を入力または選択します。以下の表に、各フィールドとその説明を示します。
フィールド 説明 リーガルホールド名
（必須）
リーガルホールド名。
最大長：60 文字。
条件
（必須）
このリーガルホールドに含めるコンテンツの種類。今回のリリースでは「すべてのコンテンツ」のみ対応しています。 コンテンツを所有、共同所有、アクセス、変更、または作成したユーザー
（必須）
リーガルホールドに指定するユーザーを追加します。フィールドをクリックして名前またはメールアドレスで検索できます。最大 200 人のユーザーを一度に追加できます。
メモ:
- リーガルホールド対象のユーザーがボードを開く、変更する、または何らかの操作（名前の変更やコンテンツの追加など）を行うと、そのボードにはフラグが立てられ、保全されます。例えば、ボード名が変更されたりコンテンツが更新された場合、自動的にリーガルホールドの対象になります。さらに、ボードの所有権および作成も保全されます。
- リーガルホールドが作成されると、ホールド時点でカストディアンが作成、所有、または共同所有しているボードに適用されます。さらに、ホールド発効後にカストディアンがアクセスして変更したボードも対象に含まれます。本リリースでは、過去のボードへのアクセスや更新の詳細は利用できません。
- 次へ をクリックします。影響を確認するページが表示されます。
-
このリーガルホールドの作成による影響を確認します。たとえば、ホールド対象となる既存のボード数や、ボードを所有・共同所有・アクセス・編集・作成したユーザーなどを確認できます。
注意:
- ホールド対象のボードは引き続きアクセスや編集が可能ですが、すべてのバージョンが保存されます。コンテンツは削除された後でも、ホールド内で引き続き利用が可能です。ホールド中のコンテンツのアイテム数は、今後のユーザー操作により増加することがあります。- リーガルホールド対象のユーザーがボードを開く、変更する、あるいは（名前の変更やコンテンツの追加など）何らかの形で操作すると、そのボードにフラグが付けられ、保存されます。たとえば、ボード名が変更されたりコンテンツが更新された場合、そのボードは自動的にリーガルホールドの対象になります。さらに、ボードの所有権およびボードの作成もリーガルホールドの対象となります。
- リーガルホールドが作成されると、ホールド発効時点で保管者が作成、所有、または共同所有していたボードに適用されます。加えて、ホールド発効後に保管者がアクセスして変更したボードも含まれます。本リリースでは、過去のボードへのアクセスや更新の詳細は利用できません。
- 作成するリーガルホールドの影響を確認したら、リーガルホールドを追加をクリックします。
事案ページが表示され、含まれるリーガルホールドおよび各リーガルホールドに関する情報（リーガルホールド名、影響を受けるコンテンツの種類、このリーガルホールドに含まれるユーザー数、作成日、ステータス、保全対象のボード数など）が表示されます。