Admins in Enterprise-Preisplänen können die Funktion „Anforderungsverwaltung“ in bestimmten Fällen zur Optimierung der Berechtigungsvergabe an Nutzer*innen in ihrem Unternehmen verwenden.
Verfügbar für: Enterprise-Preisplan
Einrichtung durch: Firmen-Administrator*innen
Was ist Anforderungsverwaltung?
Wenn ein*e neue*r Nutzer*in Zugriff auf ein Miro-Team braucht oder ein Upgrade der Lizenz durchführen möchte, fordert er oder sie die Bearbeitung seiner Anfrage an. Firmen-Administrator*innen können die Art und Weise konfigurieren, wie die Admins über die Anfrage benachrichtigt werden: ob sie eine Benachrichtigung an Admins oder bestimmte E-Mails senden, den Antragsteller an einen Servicepunkt weiterleiten oder ihre Anfrage automatisch in ein ServiceNow- oder ein Jira Service-Management-Ticket umwandeln.
Die Verwaltung der Zugriffsanfrage wird in mehreren Fällen angewendet, wenn Endnutzer*innen Zugriff auf ein Team/eine Organisation oder ein Upgrade für andere Nutzer*innen anfordern:
- Wenn ein*e Nutzer*in mit einer eingeschränkten kostenlosen Lizenz eine Volllizenz im Abo anfordert
- Wenn ein Mitglied versucht, eine andere Person einzuladen, die eine eingeschränkte kostenlose Lizenz hat oder den Zugriff auf das Board in eine*n Editor*in umwandeln möchte
- Wenn ein Mitglied, das nicht berechtigt ist, neue Mitglieder einzuladen, versucht, einem*einer Nutzer*in, der*die kein Mitglied des Teams ist, eine Rolle als Eigentümer*in oder Miteigentümer*in in einem bestimmten Board zu gewähren
- Wenn ein*e Nutzer*in ohne Adminrechte versucht, ein Board mit Nutzer*innen zu teilen, die nicht zum Team gehören, und die Einladungseinstellungen vorsehen, dass Gäste nicht zugelassen sind und Nutzer*innen ohne Adminrechte keine neuen Mitglieder in das Team einladen dürfen
- Wenn ein*e neue*r Nutzer*in einem Team beitreten möchte, das aufgrund der Domänensteuerung auffindbar ist
- Wenn ein zu bestimmten Boards in einem Team eingeladener Gast dem Team beitreten möchte
- Wenn ein*e Nutzer*in des Enterprise-Preisplans einem Team beitreten möchte, das für Endnutzer*innen in der Organisation auffindbar ist
- Für Preispläne, die Single Sign-On nutzen: Wenn ein*e Nutzer*in noch nicht Zugriff auf IdP hat und daher Probleme hat, sich über SSO bei Miro anzumelden und Zugriff anfordert:
Eine Nachricht, die neuen Nutzer*innen angezeigt wird, wenn sie ein Problem bei der Anmeldung über SSO haben
Nach Klick auf Zugriff anfordern müssen die Nutzer*innen ihre E-Mail-Adresse bestätigen, indem sie den Bestätigungscode eingeben, den sie per E-Mail erhalten haben. Dadurch wird verhindert, dass unautorisierte Nutzer*innen sich an Firmen-Admins wenden können.
E-Mail-Adresse von Nutzer*innen bestätigen
Unabhängig von den Einstellungen folgen andere Abläufe (z. B. Einladung aus den Board-Einstellungen im Dashboard) weiterhin dem aktuellen Versandablauf von E-Mails an Firmen-Administrator*innen.
Sobald sie eine Lizenz oder Zugriff beantragen, wird eines der folgenden Ereignisse je nach Steuerung der Anforderungsverwaltung ausgelöst:
- Eine E-Mail-Anfrage wird an die Firmen-Administrator*innen gesendet
- Eine E-Mail-Anfrage wird an bestimmte E-Mails gesendet
- Ein Service-Desk-Ticket wird in ServiceNow oder Jira Service-Management ausgestellt
- Der*die Nutzer*in wird an einen Dienst weitergeleitet, wo er*sie eine Anfrage stellen kann
✏️ Falls Team-Admins in den Einladungseinstellungen neue Nutzer*innen in ein Team einladen dürfen, erhalten sie per E-Mail Einladungsanfragen für dieses Team, auch wenn die Einstellungen der Anforderungsverwaltung anders lauten. Wenn der*die Firmen-Administrator*in für einige Teams auch Team-Admin ist, erhält er oder sie weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen über die Anfragen zu diesem Team.
Einrichtung der Steuerung der Anforderungsverwaltung
Zur Steuerung der Anforderungsverwaltung gelangst du über Firmeneinstellungen > Sicherheit. Scrolle dann nach unten zur Anforderungsverwaltung. Hier kannst du auswählen, wie du über Zugriffsanfragen von Nutzer*innen benachrichtigt werden möchtest.
✏️ Die Option zur automatischen Erstellung eines Service-Desk-Tickets steht derzeit für ServiceNow und Jira Service-Management zur Verfügung.
Einstellungen der Anforderungsverwaltung
Option 1: Benachrichtigung der Admins per E-Mail
Wenn du diese Option wählst, erhalten alle Firmen-Admins eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Nutzer*innen Zugriff anfordern. Die Einstellung erfordert keine zusätzlichen Schritte.
Option 2: Anfragen an bestimmte E-Mails senden
Firmen-Administrator*innen können bis zu 5 E-Mail-Adressen angeben, an die Miro E-Mails über die Anforderungsverwaltung sendet. Sofern dies aktiviert ist, erhalten nur die angegebenen Adressen die Anfrage per E-Mail. Diese E-Mail-Adressen müssen keine Miro-Nutzer*innen sein.
Hinweis: Falls keine E-Mail-Adressen angegeben wurden, wird die Option nicht gespeichert und die vorherigen Einstellungen gelten für alle Anfragen.
Option 3: Service-Desk-Ticket erstellen
Falls du jedes Mal ein Service-Desk-Ticket erstellen möchtest, wenn ein*e Nutzer*in Zugriff auf ein Team/eine Organisation anfordert, gehe wie folgt vor. Bitte beachte, dass diese Funktion derzeit von ServiceNow und Jira Service-Management unterstützt wird.
Schritt 1:
Falls du ServiceNow nutzen möchtest, erstelle nach diesen Anweisungen einen Katalogeintrag für Miro.
Schritt 2:
Öffne in Miro die Firmeneinstellungen > Sicherheit > Anforderungsverwaltung und wähle Ein Service-Desk-Ticket erstellen. Wähle in der Dropdown-Liste unter Service-Desk-Anbieter ServiceNow oder Jira Service-Management.
Gib im Feld E-Mail deine E-Mail-Adresse von ServiceNow oder Jira Service-Management ein.
Erstellung eines Service-Desk-Tickets konfigurieren
Schritt 3:
Fahre mit der E-Mail-Konfiguration fort.
Für ServiceNow:
1. Öffne ServiceNow und aktiviere in den Systemeigenschaften > E-Mail-Eigenschaften den Erhalt von eingehenden E-Mails.
Erhalt von eingehenden E-Mails aktivieren
2. Erstelle eine eingehende E-Mail-Aktion (detaillierte Anleitungen findest du hier). Im Feld unter der Zeile Nur E-Mails von diesem Absender lösen diese eingehende Aktion aus, gib notification@miro.com ein.
Eingehende E-Mail-Aktion erstellen
3. Lege erkannte Werte aus dem E-Mail-Text fest, um zusätzliche Einstellungen zu konfigurieren und Prozesse der Umwandlung einer Miro-E-Mail in ein ServiceNow-Ticket (optional) einzurichten. Beispielsweise kannst du einer bestimmten Person ein neu erstelltes Ticket zuweisen.
Für Jira Service-Management:
Um eine neue E-Mail in deinem Jira Service-Management-Projekt zu konfigurieren, führe folgende Schritte aus:
1. Wähle aus deinem Service-Projekt Projekteinstellungen > E-Mail-Anfragen aus.
2. Wähle deinen E-Mail-Service-Provider und folge den Aufforderungen, um Miro zu verknüpfen.
Nähere Einzelheiten findest du in der offiziellen Dokumentation von Atlassian.
Option 4: Nutzer*in an einen Service-Desk weiterleiten
Der Anfragende wird an einen Service-Desk deiner Wahl weitergeleitet, wo er oder sie ein Ticket manuell anlegt. Um die Option zu aktivieren, gib den Link in das Feld Service-Desk URL ein, zu dem der Anfragende umgeleitet wird.
Falls du ServiceNow nutzt, musst du in ServiceNow zusätzlich einen Katalogeintrag für Miro in ServiceNow erstellen.
Nutzerumleitung an einen Service-Desk konfigurieren