La seguridad y la confidencialidad de los datos son preocupaciones importantes para la mayoría de las empresas. Por eso nuestro plan Enterprise ofrece herramientas obligatorias para controlar los riesgos de seguridad de la información. Estas incluyen una gestión de acceso más segura con la opción SSO basada en SAML y un mejor control de derechos y permisos de usuario con capacidades de administración mejoradas. Además, introducimos restricciones opcionales: compartir fuera de los dominios permitidos y compartir por medio de un enlace público.
Disponible para: plan Enterprise
Configurado por: admins de empresa
✏️ La configuración de la política de uso compartido también influye en la configuración de los accesos disponibles cuando se integran tableros a una aplicación específica. Obtén más información: Gestionar la política de uso compartido del plan Enterprise para integraciones insertadas.
Restringe el uso compartido fuera de los dominios permitidos
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad y cumplimiento > Colaboración
- En la sección de invitaciones, activa la opción Restringir dominios permitidos
- Agrega la lista de dominios de confianza utilizados dentro de tu plan Enterprise.
Para poder compartir con colaboradores invitados y evitar la lista de permitidos, marca la casilla Enable sharing with guests outside of allowed domains (Habilitar el uso compartido con invitados no pertenecientes a los dominios permitidos).
La lista de dominios de confianza contiene tres dominios
Cualquier usuario que haya sido invitado a la subscripción antes de que se habilite la configuración permanecerá en tu plan y conservará los derechos de acceso al contenido compartido. Sin embargo, no será posible compartir ningún otro contenido con ellos.
Además, puedes elegir la opción Verify all users against the allowlist (Verificar todos los usuarios en función de la lista de permitidos) en caso de que haya usuarios cuyo dominio no está permitido. Puedes eliminarlos en la siguiente ventana emergente:
Usuarios cuyas direcciones de correo electrónico no coinciden con la lista de permitidos
✏️ Si los dominios de la lista de permisos no están configurados a nivel de equipo, valdrá la configuración de la empresa. Si la lista de permisos a nivel de equipo está configurada, esta anulará las restricciones a nivel de la empresa. Por ejemplo, si el Dominio 1 está permitido a nivel de empresa y el Dominio 2 está permitido a nivel de equipo, el Dominio 1 no estará permitido a nivel de equipo, a menos que se agregue a la lista de permisos a nivel de equipo.
Configuración de los dominios permitidos para un equipo específico:
- Ve a Teams (Equipos) y selecciona el equipo que deseas configurar
- Ve a Permissions (Permisos) y desplázate hacia abajo hasta Allowed domains for team (Dominios permitidos en el equipo)
- Habilita la opción Restrict allowed domains (Restringir dominios permitidos)
- Ingresa tus dominios permitidos y haz clic en Add (Agregar)
Para habilitar la opción de compartir con invitados que no pertenecen a los dominios, marca la casilla Enable sharing with guests outside of allowed domains (Habilitar el uso compartido con invitados no pertenecientes a los dominios permitidos).
La opción para restringir los dominios permitidos de un equipo en particular en una subscripción Enterprise
Una vez que hayas restringido el uso compartido fuera de los dominios permitidos, los usuarios de Enterprise solo podrán compartir sus tableros con usuarios de los dominios especificados. Con la configuración habilitada, si un usuario de la Empresa intenta compartir su tablero con un dominio no permitido, obtendrá el siguiente mensaje:
El tablero no se puede compartir con un usuario cuyo dominio no está en la lista de permitidos
✏️ Si en tu empresa está permitido compartir por medio de un enlace público, los tableros públicos seguirán teniendo acceso disponible para cualquiera que tenga el enlace del tablero (y la contraseña, si es que está configurada).
Restringe el uso compartido a través de un enlace público
Los admins de empresa pueden restringir el uso compartido público de tableros de la empresa a todos los usuarios de la empresa o a los miembros de un equipo en particular. Una vez que la configuración se haya desactivado, la opción Anyone with the link (Cualquier persona que tenga el enlace) desaparecerá del menú Share (Compartir) de los tableros de la empresa o el equipo.
La opción para compartir públicamente un tablero se puede ocultar en el menú Share (Compartir)
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad y cumplimiento > Colaboración
- Desactive la opción Boards can be shared publicly (Los tableros se pueden compartir públicamente).
Al hacerlo, se eliminará la opción “Any with the link” (Cualquier persona con el enlace) del menú Share (Compartir) del tablero. Esto también significa que todos los tableros que se hayan compartido previamente con un enlace público o que se hayan insertado en sitios dejarán de estar disponibles para los usuarios públicos y sus sesiones activas en los tableros se cerrarán.
Si los admins vuelven a habilitar la capacidad de compartir tableros públicamente, los usuarios deberán reactivar el uso compartido público manualmente de cada tablero.
Si quieres permitir la edición en tableros compartidos públicamente, marca la opción Allow edit on publicly shared boards (Permitir la edición en tableros compartidos públicamente). Si desmarcas la casilla, se restringirá el acceso público a todos los tableros previamente compartidos para la edición pública.
Se puede compartir mediante un enlace público para ver, comentar y editar
✏️ El uso compartido a través de un enlace público se activa por defecto a nivel de equipo y para los equipos recién creados está establecido que "Cualquier persona puede ver y comentar" Sin embargo, si esta característica está desactivada a nivel de empresa, los equipos no podrán compartir tableros públicamente, aunque esto sí esté permitido a nivel de equipo.
Cómo restringir la opción de compartir tableros de forma pública para un equipo determinado:
- Ve a Teams (Equipos) y selecciona el equipo que deseas configurar
- Ve a Permissions (Permisos) y desplázate hacia abajo hasta Sharing settings (Configuración para compartir)
- En el parámetro By public link (Por enlace público), verás tres opciones: permitir el uso compartido público solo para ver y comentar; para ver, comentar y editar; o restringir el uso compartido público para el equipo.
La opción para configurar el uso compartido a través de un enlace público de un equipo en una subscripción Enterprise
Vencimiento del enlace público (a nivel de empresa)
Habilita el vencimiento de enlaces públicos para que los tableros compartidos públicamente sean más seguros. Esto significa que, si el tablero no se ha abierto después de un plazo determinado, cualquier enlace al tablero compartido con visitantes dejará de funcionar. Esto se aplica a todos los tableros una vez que se active el vencimiento de enlaces públicos en la configuración de la empresa.
Habilitación del vencimiento de enlaces públicos:
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad y cumplimiento > Colaboración
- Selecciona la casilla de verificación Expire public sharing link for inactive boards (Vencimiento de enlaces de uso compartido público para tableros inactivos)
- Establece la cantidad de días antes de que caduquen los enlaces inactivos. Puedes elegir entre 30 días y 999 días.
Cómo habilitar el vencimiento de enlaces públicos
Cómo solicitar contraseñas para tableros públicos (a nivel de empresa)
También puedes aplicar contraseñas obligatorias para todos los tableros compartidos públicamente a través de enlaces.
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad y cumplimiento > Colaboración
- Desplázate hasta la sección Compartir
- Marca la casilla de verificación Require passwords for publicly shared boards (Solicitar contraseñas para tableros compartidos públicamente)
Opción de aplicar contraseñas obligatorias en tableros públicos
Una vez activada esta función, esta se aplicará inmediatamente a tableros previamente accesibles mediante enlace público, y a partir de ese momento no se podrá acceder públicamente a ningún tablero sin contraseña.
- Para tableros a los que previamente se podía acceder mediante enlaces públicos sin contraseñas:
Si se podía acceder previamente a los tableros mediante enlaces públicos sin contraseñas, se revocarán las sesiones abiertas y se pedirá a los visitantes que ingresen una contraseña cuando intenten acceder a un enlace previamente accesible. - Para todos los tableros:
Para que se pueda acceder públicamente a un tablero a través de un enlace, el propietario del tablero o el admin de contenido deben establecer una contraseña. Si se elimina una contraseña, la opción Anyone with the link (Todas las personas que tengan enlace) del menú Share (Compartir) del tablero cambiará automáticamente a No Access (Sin acceso). Los miembros del equipo con derechos de edición pueden compartir un tablero a través de un enlace público si la contraseña ya se ha establecido; de lo contrario, deben comunicarse con el propietario del tablero para establecer una contraseña. - Cuando se establezca la opción “Expire link when board has been inactive for 'x' days” (El enlace caduca cuando el tablero ha estado inactivo durante 'x' días), aparecerá un ícono de reloj en el cuadro de diálogo Share (Compartir) con un mensaje que indica que el acceso público desaparecerá después de la cantidad de días especificada.Opción de uso compartido público en el plan Enterprise con contraseñas obligatorias
Restricción del uso compartido en el equipo y en la empresa (a nivel de equipo)
✏️ El uso compartido que abarca el equipo y toda la empresa se activa por defecto si el administrador de empresa no ha personalizado la configuración.
Los admins de empresa del plan Enterprise también pueden habilitar/deshabilitar el uso compartido en toda la empresa o en todo el equipo.
- Ve a Teams (Equipos) y selecciona el equipo que deseas configurar
- Ve a Permissions (Permisos) y desplázate hacia abajo hasta Sharing settings (Configuración para compartir)
- En Board sharing (Uso compartido del tablero), elige si se permite o no compartir con un equipo. En el caso de la configuración a nivel de empresa, elige si esta puede ver y comentar tableros compartidos, ver/comentar/editar o si no se permite compartir.Configuración de uso compartido de tableros en el plan Enterprise
Habilitar el uso compartido de tableros con un equipo permite a sus miembros compartir fácilmente los tableros y los proyectos con todo el equipo.
Deshabilitar esta opción lo eliminará del menú Share (Compartir) de los tableros y los proyectos del equipo. Los tableros y los proyectos que se hayan compartido anteriormente ya no estarán disponibles para los usuarios del equipo, a menos que se compartan por otro medio.
Si el admin vuelve a habilitar la capacidad de compartir con el equipo, los tableros y los proyectos ya compartidos no se compartirán de forma automática con el equipo y los usuarios deberán volver a compartirlos manualmente.
La opción de compartir un tablero con el equipo queda oculta en el menú Share (Compartir)
Los usuarios de los planes Enterprise que tengan la opción Team privacy (Privacidad del equipo) deshabilitada también podrán, con solo un clic, compartir sus tableros con toda la empresa para su lectura, escritura de comentarios o edición. Puedes bloquear esta opción para un equipo en particular si seleccionas Not allowed (No permitida) en el parámetro With entire company (Con toda la empresa). O puedes permitir el uso compartido solo para leer y comentar; o bien permitirlo para leer, comentar y editar.
Ten en cuenta que, si la opción Team privacy (Privacidad del equipo) está habilitada en tu empresa, la opción de compartir tableros con toda la empresa no estará disponible incluso si lo está a nivel de equipo.
La opción de compartir tableros con toda la empresa queda oculta en el menú Share (Compartir)
Restricción de la capacidad de mover tableros a otros equipos (a nivel de equipo)
✏️ La posibilidad de mover tableros a otros equipos estará activada por defecto si el admin de empresa no ha personalizado la configuración.
Cuando un admin de empresa no le permite a un equipo mover los tableros, sus miembros no podrán mover los tableros a otros equipos ni fuera del mismo equipo. La configuración se realiza para cada equipo en Team settings (Configuración del equipo) > Permissions (Permisos).
✏️ Los usuarios que no son administradores no pueden mover tableros a un equipo si tienen la opción de crear tableros restringida en el equipo de destino.
Opción de restringir la inclusión y el retiro de tableros del equipo
Restricción del uso compartido de plantillas personalizadas en toda la empresa
Disponible para: plan Enterprise
Quién puede hacerlo: admins de empresa
Los admins de empresa pueden permitir o restringir el uso compartido de plantillas personalizadas a nivel de empresa. Cuando se restringe el uso compartido, los miembros del equipo no podrán compartir una plantilla personalizada con la empresa sin la aprobación del admin.
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad y cumplimiento > Colaboración
- Desplázate hasta Roles y permisos
- Activa la opción Restrict company template sharing to Company Admins (Restringir el uso compartido de plantillas de la empresa a los admins de empresa)
