Disponible para: plan Enterprise
Rol requerido: admin de empresa
La seguridad y la confidencialidad de los datos son preocupaciones importantes para la mayoría de las empresas. Por eso nuestro plan Enterprise ofrece herramientas para aplicar controles que mitiguen los riesgos de seguridad de la información. Estas incluyen una gestión de acceso más segura con la opción de inicio de sesión único (SSO) basada en SAML y un mejor control de los derechos y permisos de los usuarios con funcionalidades de administración mejoradas. Además, ofrecemos restricciones opcionales: compartir fuera de los dominios permitidos y compartir mediante un enlace público.
✏️ La configuración de la política de uso compartido también influye en los ajustes de acceso disponibles al insertar tableros en una aplicación específica. Más información: Cómo administrar la política de uso compartido de Enterprise para integraciones insertadas.
Restringe el uso compartido fuera de los dominios permitidos
Una vez que hayas establecido los dominios permitidos a nivel de la empresa, la opción de compartir tableros fuera de los dominios quedará restringida a todos los miembros y equipos de la empresa.
- Ve a Configuración de la Empresa >Seguridad>Compartir.
- Activa Restringir dominios permitidos.
- Agrega la lista de dominios de confianza utilizados en tu plan Enterprise.
Para habilitar el uso compartido con colaboradores invitados y, para omitir la lista de admitidos, marca la casilla Permitir compartir con invitados fuera de estos dominios .
Cuando Permitir compartir con invitados fuera de estos dominios esté habilitado, los usuarios con dominios fuera de la lista de admitidos pueden recibir tableros compartidos, pero aún así no podrán encontrar equipos en descubrimiento de equipos.
La lista de dominios de confianza y la opción para compartir con invitados fuera de esos dominios
Cualquier usuario que haya sido invitado a la suscripción antes de que la configuración se habilitara permanecerá en tu plan y conservará el acceso al contenido compartido. Sin embargo, no será posible compartir ningún otro contenido con ellos.
Además, puedes verificar todos los usuarios en la lista de admitidos en caso de que haya usuarios cuyo dominio no esté permitido. Puedes eliminarlos en la siguiente ventana emergente:
Usuarios cuyas direcciones de correo electrónico no coinciden con la lista de admitidos
✏️ Si los dominios de la lista de admitidos no están configurados a nivel de equipo, se aplicará la configuración de la empresa. Si la lista de admitidos a nivel de equipo está configurada, anulará las restricciones a nivel de empresa. Por ejemplo, si Domain 1 está en la lista de admitidos a nivel de empresa y Domain 2 está en la lista de admitidos a nivel de equipo, Domain 1 no estará permitido a nivel de equipo a menos que se agregue a la lista de admitidos a nivel de equipo.
Para configurar los dominios admitidos para un equipo en particular:
- Ve a Teams y selecciona el equipo que deseas configurar.
- Ve a Settings y desplázate hacia abajo hasta Allowed domains for team.
- Habilita la opción Restrict allowed domains .
- Ingresa tus dominios permitidos y haz clic en Add.
Para permitir compartir con invitados que estén fuera de esos dominios, marca la casilla Enable sharing with guests outside of allowed domains .
La opción para restringir los dominios permitidos de un equipo en particular dentro de una suscripción Enterprise
Una vez que hayas restringido el uso compartido fuera de los dominios permitidos, los usuarios de la Empresa solo podrán compartir sus tableros con usuarios de los dominios especificados. Con la configuración habilitada, si un usuario de la Empresa intenta compartir su tablero con un dominio no permitido, obtendrá el siguiente mensaje:
El tablero no se puede compartir con un usuario cuyo dominio no esté en la lista de admitidos
✏️ Si en tu empresa está permitido compartir por medio de un enlace público, los tableros públicos seguirán estando accesibles para cualquiera que tenga el enlace del tablero (y la contraseña, si está configurada).
Restringe el uso compartido a través de un enlace público
Los admins de empresa pueden restringir el uso compartido público de tableros de la empresa a todos los usuarios de la empresa o a los miembros de un equipo en particular. Una vez que la configuración se haya desactivado, Cualquier persona que tenga el enlace desaparecerá del menú Compartir de los tableros de la empresa o del equipo.
Realiza lo siguiente para restringir el uso compartido público de todos los usuarios de la empresa:
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Compartir.
- Desactiva Los tableros se pueden compartir públicamente.
Al hacerlo, se eliminará la opción "Cualquier persona con el enlace" del menú Compartir del tablero. Esto también significa que todos los tableros que se hayan compartido previamente mediante un enlace público o que se hayan insertado en sitios dejarán de estar disponibles para usuarios públicos y sus sesiones activas en los tableros se cerrarán.
Si los admins vuelven a habilitar la posibilidad de compartir tableros públicamente, los usuarios deberán reactivar manualmente el uso compartido público para cada tablero.
Si quieres permitir la edición en tableros compartidos públicamente, marca la opción Permitir la edición en tableros compartidos públicamente. Si desmarcas la casilla, se restringirá el acceso público a todos los tableros que se compartieron previamente para la edición pública.
✏️ El uso compartido a través de un enlace público se activa por defecto a nivel de equipo y para los equipos recién creados está establecido en “Cualquiera puede ver y comentar”. Sin embargo, si esto está desactivado a nivel de empresa, los equipos no podrán compartir tableros públicamente aunque esté permitido a nivel de equipo.
Cómo restringir la opción de compartir tableros de forma pública para un equipo determinado:
- Ve a Equipos y selecciona el equipo que deseas configurar.
- Ve a Configuración y desplázate hasta Configuración para compartir.
- En Compartir tableros > Por enlace público, verás tres opciones: puedes elegir si permitir el uso compartido público solo para ver y comentar; para ver, comentar y editar; o restringir el uso compartido público para el equipo.
La opción para configurar el uso compartido a través de un enlace público para un equipo dentro de una suscripción Enterprise
Vencimiento del enlace público (a nivel de empresa)
Para aumentar la seguridad de los tableros compartidos públicamente, habilita el vencimiento de enlaces públicos. Esto significa que, si el tablero no se ha abierto después de un plazo determinado, cualquier enlace al tablero compartido con visitantes dejará de funcionar. Esto se aplica a todos los tableros una vez que se active el vencimiento de enlaces públicos en la configuración de la empresa.
Para habilitar el vencimiento de enlaces públicos:
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Compartir.
- Desplázate hasta la sección Contenido.
- Selecciona la casilla para Vencimiento del enlace de uso compartido público.
- Establece la cantidad de días antes de que caduquen los enlaces inactivos. Puedes elegir entre 30 y 999 días.
⚠️ Si se restablece la contraseña de un tablero, también se restablecerá la fecha de expiración de ese tablero.
Cómo solicitar contraseñas para tableros públicos (a nivel de empresa)
También puedes aplicar contraseñas obligatorias para todos los tableros compartidos públicamente a través de enlaces.
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Compartir.
- Desplázate hasta la sección Contenido.
- Marca la casilla Solicitar contraseñas para los tableros compartidos públicamente.
Una vez activada esta función, se aplicará inmediatamente a los tableros previamente accesibles mediante enlace público, y a partir de ese momento no se podrá acceder públicamente a ningún tablero sin contraseña.
-
Para tableros a los que previamente se podía acceder mediante enlace público sin contraseñas:
Si se podía acceder previamente a los tableros mediante un enlace público sin contraseñas, se revocarán las sesiones abiertas y se pedirá a los visitantes que ingresen una contraseña si intentan acceder a un enlace que antes era accesible. -
Para todos los tableros:
Para que un tablero sea accesible públicamente mediante un enlace, el propietario del tablero o admin de contenido deben establecer una contraseña. Si se elimina la contraseña, la opción Cualquier persona que tenga el enlace en el menú Share del tablero se convertirá en Sin acceso. Los miembros del equipo con derechos de edición pueden compartir un tablero por medio de un enlace público si la contraseña ya fue establecida; de lo contrario, deben comunicarse con el propietario del tablero para que establezca una contraseña. - Cuando se active la opción "Caducar el enlace cuando el tablero haya estado inactivo durante 'x' días", aparecerá un ícono de reloj en el cuadro de diálogo Compartir, con un mensaje que indica que el acceso público desaparecerá después del número de días especificado.
Opción de uso compartido público en el plan Enterprise con contraseñas obligatorias
También puedes exigir que las contraseñas sean complejas y especificar qué requisitos deben cumplir. Estos pueden incluir:
- Longitud mínima de la contraseña (de 6 a 14 caracteres; predeterminado: 8).
- Letras mayúsculas y minúsculas.
- Números.
- Caracteres especiales.
Configuración de contraseñas complejas para tableros
Restringir el uso compartido a nivel de equipo y empresa (a nivel de equipo)
✏️ El uso compartido a nivel de equipo y de empresa está activado por defecto si el admin de empresa no ha personalizado la configuración.
Los admins de empresa del plan Enterprise también pueden habilitar o deshabilitar el uso compartido a nivel de empresa o de equipo.
- Ve a Equipos y selecciona el equipo que deseas configurar.
- Ve a Configuración y desplázate hacia abajo hasta Configuración para compartir.
- En Uso compartido del tablero, elige si se permite o no compartir con un equipo. En la configuración a nivel de empresa, elige si la empresa puede ver y comentar los tableros compartidos, ver/comentar/editar o si no se permite compartir.
Configuración de uso compartido de tableros en el plan Enterprise
Habilitar el uso compartido de tableros con un equipo permite a los miembros del equipo compartir fácilmente sus tableros y proyectos con todo el equipo.
Deshabilitar esta opción la eliminará del menú Compartir de los tableros y proyectos del equipo. Los tableros y los proyectos que se hayan compartido anteriormente ya no estarán disponibles para los usuarios del equipo, a menos que se compartan por otro medio.
Si el admin vuelve a habilitar la posibilidad de compartir con el equipo, los tableros y los proyectos ya compartidos no se compartirán de forma automática con el equipo y los usuarios deberán volver a compartirlos manualmente.
La opción de compartir un tablero con el equipo puede quedar oculta en el menú Compartir
Los usuarios de los planes Enterprise que tengan deshabilitada la Privacidad del equipo también pueden, con un solo clic, compartir sus tableros con toda la empresa para ver, comentar o editar. Puedes bloquear esta opción para un equipo en particular seleccionando Not allowed (No permitida) bajo el parámetro With entire company (Con toda la empresa). O puedes permitir el uso compartido solo para ver y comentar, o bien permitir también la edición.
Ten en cuenta que, si la Privacidad del equipo está habilitada en tu empresa, la opción de compartir tableros con toda la empresa no estará disponible incluso si lo está a nivel de equipo.
La opción de compartir tableros con toda la empresa queda oculta en el menú Compartir
Restringir la capacidad de mover tableros a otros equipos (a nivel de equipo)
✏️ La posibilidad de mover tableros a otros equipos estará activada por defecto si el admin de empresa no ha personalizado la configuración.
Cuando un admin de empresa impide que un equipo mueva tableros, los miembros de ese equipo no podrán mover tableros a otros equipos ni fuera de él. La configuración se realiza para cada equipo en Configuración del equipo > Permisos.
✏️ Los usuarios que no son admin no pueden mover tableros a un equipo si tienen la opción de crear tableros restringida en el equipo de destino.
Opción de restringir la entrada y salida de tableros del equipo
Restringir mover tableros a otras organizaciones (a nivel de empresa)
✏️ - Esta configuración se desactiva de forma predeterminada. Cuando está desactivada, los tableros no se pueden mover fuera de la organización, pero sí se pueden mover libremente entre equipos dentro de esta.
- Esta configuración solo afecta el movimiento de tableros. Copiar tableros, compartir con invitados y compartir mediante enlace público no se ven afectados.
- Esto es diferente de la palanca de mover tableros a nivel de equipo, que bloquea todos los movimientos dentro o fuera de un equipo específico. La configuración a nivel de organización mantiene abiertos los movimientos internos mientras controla si los tableros pueden salir de la organización.
Los admins de la empresa pueden controlar si los propietarios de tableros y los usuarios con derechos de gestión de contenido pueden mover tableros a un equipo en otra organización. Mover tableros entre equipos dentro de la misma organización no se ve afectado por esta configuración.
Para permitir mover tableros a otras organizaciones:
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Uso compartido.
- Activa Permitir mover tableros a otras organizaciones.
Cuando esta configuración está desactivada (por defecto):
- Los propietarios de tableros aún pueden mover tableros entre equipos dentro de la organización.
- Los tableros no se pueden mover a un equipo de otra organización.
Restringir el uso compartido de plantillas personalizadas en toda la empresa
Disponible para: plan Enterprise
Quién puede hacerlo: admins de empresa
Los admins de empresa pueden permitir o restringir el uso compartido de plantillas personalizadas a nivel de empresa. Cuando se restringe el uso compartido, los miembros del equipo no podrán compartir una plantilla personalizada con la empresa sin la aprobación del admin.
- Ve a Configuración de la empresa > Seguridad > Configuración.
- Desplázate hasta Roles y permisos.
- Activa Restringir el uso compartido de plantillas de la empresa.
La opción de restringir el uso compartido de plantillas de la empresa