Gestion des demandes – Centre d'aide de Miro

Rationalisez les demandes des utilisateurs en personnalisant vos paramètres de gestion des demandes.

Utile pour : le forfait Enterprise
Qui peut le faire : les admins d’entreprise

Qu’est-ce que la gestion des demandes ?

Les utilisateurs peuvent demander l’accès à des organisations ou équipes, peuvent avoir besoin d’aide avec l’authentification unique (SSO) ou rechercher des mises à niveau de licence. Par défaut, ces demandes sont envoyées aux admins par e-mail. Grâce à la gestion des demandes, les admins d’entreprise peuvent personnaliser la façon de recevoir et de gérer ces demandes.

Les admins d’entreprise peuvent choisir parmi plusieurs paramètres de gestion des demandes. Ils peuvent également personnaliser le processus de gestion des demandes en fonction de différents types de demandes. Par exemple, les admins d’entreprise peuvent régler leurs paramètres de gestion des demandes de sorte que des tickets d’assistance soient automatiquement générés pour toutes les demandes concernant les licences.

Vous pouvez retrouver vos paramètres de gestion des demandes dans les paramètres Entreprise > Gestion des utilisateurs > Gestion des demandes.

Paramètres de gestion des demandes

Choisissez comment recevoir les notifications des demandes :

Envoyer un e-mail à tous les admins d’entreprise
Envoyer un e-mail à certains admins d’entreprise
Créer un ticket d’assistance
Rediriger vers une URL personnalisée

Type de demande

Les types de demandes se répartissent en quatre catégories, que vous verrez dans vos paramètres de gestion des demandes :

Les demandes d’adhésion à votre organisation
Les demandes de licence
Les demandes d’adhésion à une équipe
Les demandes relatives à des problèmes avec l’authentification unique

Les scénarios ci-dessous décrivent comment ces demandes sont déclenchées. Passez-les en revue pour décider de la façon dont vous souhaitez gérer chaque type de demande.

Les demandes d’adhésion à votre organisation	Lorsqu’un nouvel utilisateur demande à rejoindre une équipe qui est un abonnement géré par l’entreprise avec contrôle de domaine (à moins que le contrôle de domaine ne soit configuré pour capturer les nouveaux utilisateurs).
Les demandes de licence	Lorsqu’un utilisateur avec licence gratuite restreinte demande une licence complète. Lorsqu’un membre demande une licence complète pour un utilisateur avec licence gratuite restreinte, à moins que les membres ne soient autorisés à inviter de nouveaux utilisateurs dans l’abonnement via les paramètres d’invitation. Lorsqu’un membre tente d’inviter ou d’attribuer un droit de modification à un utilisateur avec une licence gratuite restreinte.
Les demandes d’adhésion à une équipe	Lorsqu’un utilisateur autre qu’un admin tente de partager un tableau avec un utilisateur qui n’est pas membre de l’équipe, que les invitations à un rôle invité sont désactivées dans les paramètres d’invitation et que seuls les admins peuvent inviter de nouveaux membres dans l’équipe. Lorsqu’un membre qui n’est pas autorisé à inviter de nouveaux membres tente d’octroyer un rôle de propriétaire ou de copropriétaire sur un tableau spécifique à un utilisateur qui n’est pas membre de l’équipe. Lorsqu’un utilisateur sur forfait Enterprise demande à rejoindre une équipe pouvant être découverte par les utilisateurs de son organisation. Lorsqu’un invité convié dans des tableaux spécifiques d’une équipe demande à rejoindre cette équipe.
Les demandes relatives à des problèmes avec l’authentification unique	Lorsqu’un utilisateur n’a pas obtenu l’accès à Miro dans l’IdP et qu’il rencontre des problèmes pour se connecter via l’authentification unique.

Configurer la gestion des demandes

Envoyer un e-mail à tous les admins d’entreprise

Tous les admins d’entreprise recevront une notification par e-mail lorsqu’un utilisateur envoie une demande d’accès.

Sous les paramètres Entreprise, rendez-vous dans Gestion des utilisateurs > Gestion des demandes.
Cliquez sur le type de demande que vous souhaitez gérer.
Une fenêtre contextuelle s’affiche. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Envoyer un e-mail à tous les admins d’entreprise.

Notification des demandes aux admins par e-mail

Envoyer un e-mail à certains admins d’entreprise

Les admins d’entreprise peuvent indiquer jusqu’à cinq adresses e-mail. Seules les adresses e-mails spécifiées recevront la demande. Elles ne doivent pas nécessairement appartenir à des utilisateurs de Miro.

Rendez-vous dans les paramètres Entreprise > Gestion des utilisateurs > Gestion des demandes
Cliquez sur le type de demande que vous souhaitez gérer.
Une fenêtre contextuelle s’affiche. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Envoyer un e-mail à certains admins d’entreprise.
Ajoutez jusqu’à cinq adresses e-mail. Cliquez sur Ajouter à chaque fois que vous saisissez une adresse e-mail dans le champ e-mail.

Notification des demandes aux admins par l’envoi d’un e-mail à certains admins d'entreprise

Créer un ticket d’assistance

Créez automatiquement un ticket d’assistance à chaque fois qu’un utilisateur envoie une demande d’accès. Cette fonctionnalité est actuellement prise en charge pour ServiceNow et Jira Service Management.

1. Configurez les paramètres d’e-mail pour ServiceNow. Créez un élément de catalogue pour Miro dans ServiceNow. Ouvrez ServiceNow, accédez à System Properties (Propriétés du système) > Email Properties (Propriétés des e-mails) et activez la réception d’e-mails entrants.

2. Créez une action pour les e-mails entrants. Dans le champ From (De), sous la ligne Only emails from this sender will trigger this inbound action (Seuls les e-mails provenant de cet expéditeur déclencheront cette action entrante), saisissez notification@miro.com.

3. Définissez les valeurs de champ à partir du corps de l’e-mail pour configurer des paramètres supplémentaires et régler le processus de conversion des e-mails Miro en tickets ServiceNow. Par exemple, vous pouvez assigner un ticket nouvellement créé à une personne en particulier.

4. Rendez-vous dans Miro, ouvrez les paramètres Entreprise > Gestion des utilisateurs > Gestion des demandes, puis sélectionnez Créer un ticket dans ServiceNow. Dans le champ e-mail, saisissez votre adresse e-mail ServiceNow.

1. Configurez les paramètres d’e-mail pour Jira Service Management. À partir de votre projet de service, sélectionnez Project settings (Paramètres du projet) > Email requests (Demandes par e-mail). Choisissez votre fournisseur de service de messagerie et suivez les invites pour connecter Miro.

2. Rendez-vous dans Miro, ouvrez les paramètres Entreprise > Gestion des utilisateurs > Gestion des demandes, puis sélectionnez Créer un ticket dans Jira Service Management. Dans le champ e-mail, saisissez votre adresse e-mail Jira Service Management.

Rediriger vers une URL personnalisée

Le demandeur sera redirigé vers l’URL de votre choix pour les étapes suivantes.

Sous les paramètres Entreprise, rendez-vous dans Gestion des utilisateurs > Gestion des demandes.
Cliquez sur le type de demande que vous souhaitez gérer.
Une fenêtre contextuelle s’affiche. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Redirect to a custom URL (Rediriger vers une URL personnalisée).
Entrez le lien de redirection dans le champ Custom URL (URL personnalisée).

Foire aux questions

Les utilisateurs peuvent-ils formuler une demande directement via le flux de demande d’accès de l’authentification unique ?

Après avoir cliqué sur Demander l’accès, l’utilisateur devra également valider son adresse e-mail en saisissant le code de validation envoyé à son adresse. Cela empêche les utilisateurs non autorisés de contacter les admins d’entreprise.

Pourquoi est-ce que je continue à recevoir des e-mails alors que j’ai configuré mes paramètres pour créer des tickets ?

Si les admins d’équipe sont autorisés à inviter de nouveaux utilisateurs dans une équipe dans les paramètres d’invitation, ils recevront les demandes d’invitation relatives à cette équipe par e-mail, même si les paramètres de gestion des demandes sont définis différemment. Les admins d’entreprise qui sont également admins d’équipe recevront aussi ces e-mails.

Comment les admins d’équipe peuvent-ils savoir s’il y a une demande pour rejoindre leur équipe ?

S’ils sont autorisés à inviter des utilisateurs dans leurs équipes, les admins d’équipe recevront un e-mail concernant les demandes, quels que soient les paramètres de gestion des demandes.

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