Les admins des plans Enterprise peuvent profiter de la fonctionnalité de gestion des demandes et ainsi optimiser le processus de délivrance des autorisations aux utilisateurs de leur entreprise dans certains cas.
Disponible pour : plan Enterprise
Configuré par : les admins d’entreprise
Qu’est-ce que la gestion des demandes ?
Lorsqu’un nouvel utilisateur a besoin d’accéder à une équipe Miro ou de mettre à niveau une licence, il envoie une demande pour augmenter son niveau d’accès. Les admins d’entreprise peuvent configurer la manière dont ces demandes seront envoyées aux admins : en envoyant une notification ou des e-mails spécifiques aux admins, en redirigeant la personne ayant fait la demande vers un service d’assistance ou en convertissant automatiquement sa demande en un ticket ServiceNow ou Jira Service Management.
La gestion des demandes d’accès s’applique à différents cas de figure, lorsqu’un utilisateur final demande un accès à une équipe/une organisation ou une mise à niveau pour un autre utilisateur :
- Lorsqu’un utilisateur doté d’une licence gratuite restreinte demande une licence complète au sein de l’abonnement.
- Lorsqu’un membre tente d’inviter une autre personne possédant une licence gratuite restreinte ou de lui octroyer des droits d’éditeur sur un tableau
- Lorsqu’un membre qui n’est pas autorisé à inviter de nouveaux membres tente d’octroyer un rôle de propriétaire ou de copropriétaire sur un tableau spécifique à un utilisateur qui n’est pas membre de l’équipe
- Lorsqu’un utilisateur qui n’est pas doté d’un rôle d’admin tente de partager un tableau avec un utilisateur qui n’est pas membre de l’équipe alors que, selon les paramètres d’invitation, les invités ne sont pas autorisés à y accéder et les utilisateurs qui ne sont pas dotés d’un rôle d’admin ne peuvent pas inviter de nouveaux membres dans l’équipe.
- Lorsqu’un nouvel utilisateur demande à rejoindre une équipe pouvant être découverte grâce à la fonction de contrôle de domaine
- Lorsqu’un invité qui a été convié dans des tableaux spécifiques d’une équipe demande à rejoindre cette équipe
- Lorsqu’un utilisateur Enterprise demande à rejoindre une équipe pouvant être découverte par les utilisateurs finaux de son entreprise
- Pour les plans qui utilisent une authentification unique : lorsqu’un utilisateur n’a pas encore été autorisé à accéder à Miro depuis l’IdP et rencontre donc des problèmes quand il tente de se connecter sur Miro via le SSO, et demande un accès au compte :
Message qu’un nouvel utilisateur peut voir lorsqu’il rencontre des problèmes de connexion via le SSO
En cliquant sur Request access (Demander l’accès), l’utilisateur devra également confirmer son adresse e-mail en saisissant le code de confirmation envoyé à l’adresse en question. Cela empêche les utilisateurs non autorisés de contacter les admins d’entreprise.
Confirmation de l’adresse e-mail de l’utilisateur
Indépendamment des paramètres définis, d’autres flux (par exemple l’invitation à partir des paramètres d’un tableau sur le tableau de bord) continuent de suivre le flux actuel d’envoi d’e-mails aux admins d’entreprise.
Lorsqu’un utilisateur demande une licence ou un accès, l’un des événements suivants sera déclenché en fonction des contrôles de gestion des demandes que vous avez définis :
- Une demande par e-mail sera envoyée aux admins d’entreprise.
- Une demande par e-mail sera envoyée à des adresses e-mail spécifiques.
- Un ticket de service d’assistance sera créé dans ServiceNow ou Jira Service Management.
- L’utilisateur sera redirigé vers un service où il pourra créer sa demande.
✏️ Si les admins d’équipe sont autorisés à inviter de nouveaux utilisateurs dans une équipe dans les paramètres d’invitation, ils recevront les demandes d’invitation relatives à cette équipe par e-mail, même si les paramètres de gestion des demandes sont définis différemment. Si un admin d’entreprise est également admin d’équipe pour certaines équipes, il continuera à recevoir des notifications par e-mail pour les demandes d’accès à ces équipes.
Configuration des contrôles de gestion des demandes
Pour accéder aux contrôles de gestion des demandes, allez dans Company settings (Paramètres d’entreprise) > Security (Sécurité) et faites défiler vers le bas jusqu’à Request management (Gestion des demandes). Dans cette section, vous pourrez choisir la méthode de notification lorsqu’un utilisateur demande un accès.
✏️ L’option permettant de créer automatiquement un ticket de service d’assistance n’est actuellement disponible que pour ServiceNow et Jira Service Management.
Paramètres de gestion des demandes
Option 1 : notifier les admins par e-mail
Si vous choisissez cette option, tous les admins d’entreprise recevront une notification par e-mail lorsqu’un utilisateur demande un accès. Ce paramètre n’exige aucune étape supplémentaire.
Option 2 : envoyer les demandes à des adresses e-mail spécifiques
Les admins d’entreprise peuvent spécifier jusqu’à 5 adresses e-mail auxquelles Miro enverra les e-mails relatifs à la gestion des demandes. Lorsque cette option est activée, seules les adresses spécifiées reçoivent les demandes. Ces adresses e-mail n’ont pas besoin d’être liées à des comptes utilisateurs de Miro.
Remarque : si aucune adresse e-mail n’est renseignée, l’option ne sera pas enregistrée et les paramètres précédents seront appliqués à toutes les demandes.
Option 3 : créer un ticket de service d’assistance
Si vous souhaitez créer un ticket de service d’assistance chaque fois qu’un utilisateur demande un accès à une équipe ou une organisation, veuillez suivre les étapes ci-dessous. Veuillez noter que cette fonctionnalité est actuellement prise en charge avec ServiceNow et Jira Service Management.
Étape 1.
Si vous comptez utiliser ServiceNow, créez un élément de catalogue pour Miro en suivant ces instructions.
Étape 2.
Allez sur Miro, ouvrez Company settings (Paramètres de l’entreprise) > Security (Sécurité) > Request management (Gestion des demandes) et sélectionnez Create a service desk ticket (Créer un ticket de service d’assistance). Dans le menu déroulant sous Service desk provider (Fournisseur de service d’assistance), choisissez soit ServiceNow, soit Jira Service Management.
Dans le champ Email (Adresse e-mail), renseignez l’adresse e-mail liée à votre compte ServiceNow ou Jira Service Management.
Configuration de la création d’un ticket d’assistance
Étape 3.
Procédez à la configuration de l’e-mail.
Pour ServiceNow :
1. Ouvrez ServiceNow, accédez à System Properties (Propriétés du système) > Email Properties (Propriétés des e-mails) et activez la réception d’e-mails entrants.
Activation de la réception des e-mails entrants
2. Créez une action d’e-mail entrant (consultez les instructions détaillées ici). Dans le champ From (De), sous la ligne Only emails from this sender will trigger this inbound action (Seuls les e-mails provenant de cet expéditeur déclencheront cette action entrante), saisissez notification@miro.com.
Création d’une action d’e-mail entrant
3. Définissez les valeurs enregistrées dans le corps de l’e-mail pour configurer les paramètres supplémentaires et le processus de conversion d’un e-mail de Miro en un ticket ServiceNow (facultatif). Par exemple, vous pouvez assigner un ticket nouvellement créé à une personne en particulier.
Pour Jira Service Management :
Afin de configurer une nouvelle adresse e-mail sur votre projet Jira Service Management, suivez les étapes suivantes :
1. Dans votre projet de service, sélectionnez Project settings (Paramètres du projet) > Email requests (Demandes par e-mail).
2. Choisissez votre fournisseur de service de messagerie et suivez les invites pour lier Miro.
Vous trouverez plus de détails dans la documentation officielle d’Atlassian.
Option 4 : rediriger l’utilisateur vers un service d’assistance
La personne soumettant la demande sera redirigée vers le service d’assistance de votre choix où elle créera un ticket manuellement. Pour activer cette option, saisissez le lien vers lequel la personne faisant la demande sera redirigée dans le champ Service desk URL (URL du service d’assistance).
✏️ Si vous utilisez ServiceNow, vous devrez également créer une icône de catalogue pour Miro dans ServiceNow.
Configuration de la redirection d’un utilisateur vers un service d’assistance