Politique de partage sur le plan d’Entreprise

La sécurité et la confidentialité des données sont des préoccupations importantes pour la plupart des entreprises. C’est pourquoi notre plan Enterprise fournit des outils renforcés pour contrôler les risques de sécurité de l’information. Ceux-ci permettent notamment une gestion des accès plus sûre avec une option d’authentification unique (SSO) basée sur SAML et un meilleur contrôle des droits et autorisations des utilisateurs avec des capacités d’administration améliorées. De plus, nous introduisons des restrictions facultatives : partage en dehors des domaines autorisés et partage via un lien public.

Disponible pour :le forfait Enterprise
Configuré par : les admins d’entreprise

✏️ Les paramètres de politique de partage influencent également les paramètres d’accès disponibles lors de l’intégration de tableaux dans une application spécifique. Apprenez-en plus sur la gestion de la politique de partage des comptes Enterprise pour les intégrations.

Restreindre le partage en dehors des domaines autorisés

Une fois que vous avez restreint le partage en dehors des domaines autorisés, les utilisateurs de l’entreprise pourront partager leurs tableaux uniquement avec les utilisateurs des domaines spécifiés. Lorsque le paramètre est activé, si un utilisateur de l’entreprise essaie de partager son tableau avec un domaine non autorisé, il reçoit le message suivant :

Le tableau ne peut pas être partagé avec un utilisateur dont le domaine n’est pas dans la liste de domaines autorisés

✏️ Si le partage via un lien public est autorisé dans votre entreprise, les tableaux publics restent accessibles à toute personne disposant du lien du tableau (et du mot de passe s’il est configuré).

Restreindre le partage via un lien public

Les admins d’entreprise peuvent empêcher tous les utilisateurs de l’entreprise ou les membres d’une équipe en particulier de partager publiquement les tableaux de l’entreprise. Une fois le paramètre désactivé, l’option Anyone with the link (Toute personne disposant du lien) disparaît du menu Share (Partager) des tableaux de l’entreprise ou de l’équipe.

L’option de partage public d’un tableau peut être masquée dans le menu Share (Partager)

Expiration du lien public (au niveau de l’entreprise)

Pour accroitre la sécurité des tableaux partagés publiquement, activez l’expiration du lien public. Cela signifie que les liens vers le tableau partagés avec les visiteurs cesseront de fonctionner après un certain temps si le tableau n’a pas été ouvert. Cette fonction s’applique à tous les tableaux une fois l’expiration du lien public activée dans les paramètres de l’entreprise.

Pour activer l’expiration du lien public :

1. Rendez-vous dans les paramètres Entreprise > Sécurité et conformité > Collaboration
2. Cochez la case Expire public sharing link for inactive boards (Expiration du lien de partage public pour les tableaux inactifs)
3. Définissez le nombre de jours avant l’expiration des liens inactifs. Vous pouvez choisir entre 30 et 999 jours.

Activer l’expiration du lien public

Exiger des mots de passe pour les tableaux publics (au niveau de l’entreprise)

Vous pouvez également rendre obligatoire l’utilisation de mots de passe pour tous les tableaux partagés publiquement par un lien.

1. Rendez-vous dans les paramètres Entreprise > Sécurité et conformité > Collaboration.
2. Faites défiler la page jusqu’à la rubrique Partage.
3. Cochez la case Exiger un mot de passe pour les tableaux partagés publiquement.

L’option pour appliquer des mots de passe obligatoires sur les tableaux publics

Une fois cette fonctionnalité activée, elle s’appliquera immédiatement aux tableaux précédemment accessibles avec un lien public et tous les tableaux à venir ne pourront plus être accessibles publiquement sans mot de passe.

• Pour les tableaux qui étaient jusque-là accessibles par un lien public sans mots de passage :
  si les tableaux étaient jusque-là accessibles par un lien public sans mots de passage, les sessions ouvertes seront révoquées et les visiteurs seront invités à entrer un mot de passe s’ils essaient d’accéder à un lien accessible auparavant.
• Pour tous les tableaux :
  pour rendre un tableau accessible publiquement par un lien, un mot de passe doit être défini par le propriétaire du tableau ou l’admin du contenu. Si un mot de passe est supprimé, l’option Anyone with the link (Toute personne disposant du lien) dans le menu Share (Partager) du tableau passera automatiquement au statut No Access (Aucun accès). Les membres de l’équipe disposant de droits de modification peuvent partager un tableau via un lien public si le mot de passe a déjà été défini. Sinon, ils doivent contacter le propriétaire du tableau pour définir un mot de passe.
• Lorsque l’option « Expire link when board has been inactive for 'x' days » (Expiration du lien lorsque le tableau a été inactif pendant X jours) est activée, une icône d’horloge apparaîtra dans la boîte de dialogue Share (Partage), avec un message indiquant que l’accès public disparaîtra après le nombre de jours spécifié.Option de partage public sur le forfait Enterprise avec mots de passe obligatoires
  

Restreindre le partage à l’échelle de l’équipe et de l’entreprise (au niveau de l’équipe)

✏️ Le partage à l’échelle de l’équipe et de l’entreprise est activé par défaut si les paramètres n’ont pas été personnalisés par le responsable d’entreprise.

Les admins d’entreprise Enterprise peuvent également activer/désactiver le partage à l’échelle de l’entreprise ou de l’équipe.

1. Rendez-vous dans Teams (Équipes) et sélectionnez l’équipe que vous souhaitez paramétrer
2. Allez dans Permissions (Autorisations) et faites défiler la page jusqu’à Sharing settings (Paramètres de partage)
3. Dans Board sharing (Partage du tableau), choisissez si le partage avec une équipe est autorisé ou non. Pour les paramètres à l’échelle de l’entreprise, choisissez si l’entreprise peut consulter et commenter les tableaux partagés, consulter/commenter/modifier ou si le partage n’est pas autorisé.Paramètres de partage du tableau sur le forfait Enterprise

L’activation du partage de tableaux avec une équipe permet aux membres de l’équipe de partager facilement leurs tableaux et leurs projets avec toute l’équipe.

Désactiver cette option entrainera sa suppression du menu Share (Partager) des tableaux et projets d’équipe. Les tableaux et les projets partagés précédemment ne seront plus disponibles pour les utilisateurs de l’équipe, sauf s’ils sont partagés par d’autres moyens.

Si l’admin réactive la possibilité de partager avec l’équipe, les tableaux et projets partagés auparavant ne seront pas automatiquement partagés avec l’équipe et les utilisateurs devront les partager à nouveau manuellement.

L’option permettant de partager un tableau avec l’équipe est masquée dans le menu Share (Partager)

Les utilisateurs sur le forfait Enterprise dont la confidentialité de l’équipe est désactivée peuvent également partager leurs tableaux en un seul clic avec l’ensemble de l’entreprise, pour consultation, ajout de commentaires ou modification. Vous pouvez verrouiller cette option pour une équipe donnée en sélectionnant Not allowed (Non autorisé) sous le paramètre With entire company (Avec toute l’entreprise). Ou vous pouvez autoriser le partage pour l’affichage et les commentaires uniquement, ou également pour l’édition.

Veuillez noter que si la confidentialité de l’équipe est activée dans votre entreprise, l’option de partage des tableaux avec l’ensemble de l’entreprise ne sera pas disponible, même si le partage est autorisé au niveau de l’équipe.

L’option de partage du tableau avec toute l’entreprise est masquée dans le menu Share (Partager)

Restreindre la possibilité de déplacer des tableaux vers d’autres équipes (au niveau de l’équipe)

✏️ La possibilité de déplacer des tableaux vers d’autres équipes est activée par défaut si le paramètre n’a pas été personnalisé par l’admin d’entreprise.

Lorsqu’un admin d’entreprise interdit le déplacement des tableaux pour une équipe, ses membres ne pourront pas déplacer les tableaux vers d’autres équipes ou en dehors de leur équipe. Le paramètre est configuré pour chaque équipe dans Team settings (Paramètres de l’équipe) > Permissions (Autorisations).

✏️️ Les utilisateurs qui ne sont pas des admins ne peuvent pas déplacer des tableaux vers une équipe si l’option de création de tableaux leur est interdite dans l’équipe cible.

L’option de restriction du déplacement des tableaux vers et hors de l’équipe

Restreindre le partage de modèles personnalisés à l’échelle de l’entreprise

Disponible pour : le forfait Enterprise
Qui peut le faire : les admins d’entreprise

Les admins d’entreprise peuvent autoriser ou restreindre le partage de modèles personnalisés au niveau de l’entreprise. Lorsque le partage est restreint, les membres de l’équipe ne pourront pas partager un modèle personnalisé avec l’entreprise sans l’approbation de l’admin.

1. Rendez-vous dans les Paramètres d’entreprise > Sécurité et conformité > Collaboration.
2. Faites défiler la page jusqu’à Rôles et autorisations.
3. Activez l’option Restreindre le partage de modèles avec l’entreprise aux admins d’entreprise

L’option de restriction du partage de modèles avec l’entreprise

Foire aux questions