Politique de partage sur le plan d’Entreprise

Disponible pour : Forfait Enterprise
Rôle requis : Admin d’entreprise

La sécurité et la confidentialité des données sont des préoccupations importantes pour la plupart des entreprises. C’est pourquoi notre forfait Enterprise fournit des outils renforcés pour contrôler les risques de sécurité de l’information. Ceux-ci permettent notamment une gestion des accès plus sûre avec une option d'authentification unique (SSO) basée sur SAML et un meilleur contrôle des droits et autorisations des utilisateurs avec des capacités d'administration améliorées. De plus, nous introduisons des restrictions facultatives : partage en dehors des domaines autorisés et partage via un lien public.

✏️ Les paramètres de politique de partage influencent également les paramètres d'accès disponibles lors de l'intégration de tableaux dans une application spécifique. En savoir plus : Gérer la politique de partage pour les intégrations embarquées sur un compte Enterprise.

Restreindre le partage en dehors des domaines autorisés

Une fois que vous avez restreint le partage en dehors des domaines autorisés, les utilisateurs de l’entreprise pourront partager leurs tableaux uniquement avec les utilisateurs des domaines spécifiés. Lorsque le paramètre est activé, si un utilisateur de l’entreprise essaie de partager son tableau avec un domaine non autorisé, il reçoit le message suivant :

Le tableau ne peut pas être partagé avec un utilisateur dont le domaine n’est pas dans la liste de domaines autorisés

✏️ Si le partage via un lien public est autorisé dans votre entreprise, les tableaux publics restent accessibles à toute personne disposant du lien du tableau (et du mot de passe s’il est configuré).

Restreindre le partage via un lien public

Les admins d’entreprise peuvent empêcher tous les utilisateurs de l’entreprise ou les membres d’une équipe en particulier de partager publiquement les tableaux de l’entreprise. Une fois le paramètre désactivé, l’option Toute personne disposant du lien disparaît du menu Partager des tableaux de l’entreprise ou de l’équipe.

Expiration du lien public (au niveau de l’entreprise)

Pour accroître la sécurité des tableaux partagés publiquement, activez l’expiration du lien public. Cela signifie que les liens vers le tableau partagés avec les visiteurs cesseront de fonctionner après un certain temps si le tableau n’a pas été ouvert. Cette fonction s’applique à tous les tableaux une fois l’expiration du lien public activée dans les paramètres de l’entreprise.

Pour activer l’expiration du lien public :

1. Allez dans Paramètres de l’entreprise > Sécurité > Partage.
2. Faites défiler jusqu’à la section Contenu.
3. Cochez la case pour Expiration du lien de partage public.
4. Définissez le nombre de jours avant l’expiration des liens inactifs. Vous pouvez choisir entre 30 et 999 jours.

⚠️ Si le mot de passe d'un tableau est réinitialisé, la date d'expiration du tableau sera également réinitialisée pour ce tableau.

Exiger des mots de passe pour les tableaux publics (au niveau de l’entreprise)

Vous pouvez également rendre obligatoire l’utilisation de mots de passe pour tous les tableaux partagés publiquement par un lien.

1. Allez dans Paramètres de l’entreprise > Sécurité > Partage.
2. Faites défiler jusqu'à la section Contenu.
3. Cochez la case Exiger un mot de passe pour les tableaux partagés publiquement.

Une fois cette fonctionnalité cochée, elle s'appliquera immédiatement aux tableaux précédemment accessibles avec un lien public et tous les tableaux à venir ne pourront plus être accessibles publiquement sans mot de passe.

• Pour les tableaux précédemment accessibles par lien public sans mots de passe :
  Si les tableaux étaient jusque-là accessibles par un lien public sans mots de passe, les sessions ouvertes seront révoquées et les visiteurs seront invités à entrer un mot de passe s’ils essaient d’accéder à un lien accessible auparavant.
• Pour tous les tableaux :
  Pour rendre un tableau accessible publiquement par un lien, un mot de passe doit être défini par le propriétaire du tableau ou l’admin du contenu. Si un mot de passe est supprimé, l’option Toute personne disposant du lien dans le menu Partager du tableau passera automatiquement au statut Aucun accès. Les membres de l’équipe disposant de droits de modification peuvent partager un tableau via un lien public si le mot de passe a déjà été défini, sinon, ils doivent contacter le propriétaire du tableau pour définir un mot de passe.
• Lorsque l'option « Expiration du lien lorsque le tableau a été inactif pendant 'x' jours » est activée, une icône d’horloge apparaîtra dans la boîte de dialogue Partager, avec un message indiquant que l'accès public disparaîtra après le nombre de jours spécifié.
  Option de partage public sur le forfait Enterprise avec mots de passe obligatoires

Vous pouvez également exiger que les mots de passe soient complexes et spécifier les critères que les mots de passe doivent respecter. Ceux-ci peuvent inclure :

• Longueur minimale du mot de passe (de 6 à 14 caractères ; par défaut, 8).
• Lettres majuscules et minuscules.
• Chiffres.
• Caractères spéciaux.

Paramètres pour les mots de passe complexes des tableaux

Restreindre le partage à l’échelle de l’équipe et de l’entreprise (au niveau de l’équipe)

✏️ Le partage à l’échelle de l’équipe et de l’entreprise est activé par défaut si les paramètres n’ont pas été personnalisés par l’admin d’entreprise.

Les admins d’entreprise Enterprise peuvent également activer/désactiver le partage à l’échelle de l’entreprise ou de l’équipe.

1. Allez dans Équipes et sélectionnez l’équipe que vous souhaitez configurer.
2. Allez dans Paramètres et faites défiler jusqu’à Paramètres de partage.
3. Dans Partage de tableau, choisissez si le partage avec une équipe est autorisé ou non. Pour les paramètres à l’échelle de l’entreprise, choisissez si l’entreprise peut consulter et commenter les tableaux partagés, consulter/commenter/modifier ou si le partage n’est pas autorisé.Paramètres de partage du tableau sur le forfait Enterprise

L’activation du partage de tableaux avec une équipe permet aux membres de l’équipe de partager facilement leurs tableaux et leurs projets avec toute l’équipe.

Désactiver cette option entraînera sa suppression du menu Partager des tableaux et projets d'équipe. Les tableaux et les projets partagés précédemment ne seront plus disponibles pour les utilisateurs de l’équipe, sauf s’ils sont partagés par d’autres moyens.

Si l’admin réactive la possibilité de partager avec l’équipe, les tableaux et projets partagés auparavant ne seront pas automatiquement partagés avec l’équipe et les utilisateurs devront les partager à nouveau manuellement.

L’option de partager un tableau avec l’équipe peut être masquée dans le menu Partager

Les utilisateurs sur les forfaits Enterprise dont la confidentialité de l’équipe est désactivée peuvent également partager leurs tableaux avec l’ensemble de l’entreprise pour consultation, ajout de commentaires ou modification en un seul clic. Vous pouvez verrouiller cette option pour une équipe particulière en sélectionnant Non autorisé sous le paramètre Avec toute l’entreprise. Ou vous pouvez autoriser le partage pour la consultation et les commentaires uniquement, ou également pour la modification.

Veuillez noter que si la confidentialité de l’équipe est activée dans votre entreprise, l’option de partage des tableaux avec l’ensemble de l’entreprise ne sera pas disponible, même si le partage est autorisé au niveau de l’équipe.

L’option de partager un tableau avec toute l’entreprise peut être masquée dans le menu Partager

Restreindre la possibilité de déplacer des tableaux vers d’autres équipes (au niveau de l’équipe)

✏️ La possibilité de déplacer des tableaux vers d’autres équipes est activée par défaut si le paramètre n’a pas été personnalisé par l’admin d’entreprise.

Lorsqu’un admin d’entreprise interdit le déplacement des tableaux pour une équipe, ses membres ne pourront pas déplacer les tableaux vers d’autres équipes ou en dehors de leur équipe. Le paramètre est configuré pour chaque équipe dans Team settings > Permissions.

✏️️ Les utilisateurs qui ne sont pas des admins ne peuvent pas déplacer des tableaux vers une équipe si l’option de création de tableaux leur est interdite dans l’équipe cible.

L’option de restreindre le déplacement des tableaux dans et hors de l’équipe

Restreindre le partage de modèles personnalisés à l’échelle de l’entreprise

Disponible pour : Forfait Enterprise
Qui peut le faire : Admins d’entreprise

Les admins d’entreprise peuvent autoriser ou restreindre le partage de modèles personnalisés au niveau de l’entreprise. Lorsque le partage est restreint, les membres de l’équipe ne pourront pas partager un modèle personnalisé avec l’entreprise sans l’approbation de l’admin.

1. Allez dans Paramètres de l'entreprise > Sécurité > Paramètres.
2. Faites défiler jusqu’à Rôles et autorisations.
3. Activez l’option Restreindre le partage des modèles de l’entreprise.

L’option de restriction du partage de modèles avec l’entreprise

Foire aux questions