コラボレーション ワークスペースのダイナミックな世界では、データの効果的な管理と整理が非常に重要です。ボードとデータ管理に関する必須の側面の 1 つに、Miro ボードの自動強制処分があります。強制処分とは、ボードの自動的アーカイブと消去を管理する体系的なプロセスのことです。規制要件コンプライアンスを確保し、業務効率を向上させてデータ侵害や不正アクセスに関するリスクを最小限に抑えるため、ボードの自動強制処分は極めて重要です。
強制処分には、Miro ボードのライフサイクルの最終段階すべてが含まれます。事前に定義されたポリシーや規制要件に基づいて、ボードのアーカイブ、移譲、自動処分に関する決定や操作を行うことになります。効果的な処分を実現すれば、組織は必要な期間ボードを保持し、ボードが必要でなくなった際には安全にボードを処分できるようになります。強制処分ポリシーでは、一定期間が経過した後、変更されていないボードをゴミ箱に移動させる作業を自動化できます。ゴミ箱に移動されたボードは、ゴミ箱ポリシーの管理対象となります。ゴミ箱ポリシーは、誰がそうしたボードを復元できるのか、または、いつボードが永久に削除されるのかを指定します。
図 1：強制処分ポリシーが適用されたボードを表示するコンテンツ エクスプローラー
強制処分の主な利点
1.規制コンプライアンス：組織は、データの保持と処分に関するさまざまな法律および規制を遵守する必要があります。強制処分は、こうした法的要件のコンプライアンスを確保し、罰則や法的措置のリスクを軽減します。
2.運用効率とコスト削減：適切な処分を行うことで、不要なボードの量を削減し、ワークスペースを解放してボード読み込みのプロセスを向上させることができます。これにより、運用効率の向上とコストの削減につながります。
3.リスク軽減：強制処分機能は、不要になったボードを安全に処分することでデータ侵害や不正アクセスのリスクを最小限に抑えます。これにより、機密情報を保護し、顧客の信頼を保つことができます。
4.エンドユーザースペースの整理：不要なボードを削除すると、より優れた体験につながります。
Miro ボードの自動強制処分の実装
大規模な Miro ボード管理という課題に組織が対処するには、ボードを自動的に処分する方法が必要です。データガバナンス管理者は、強制処分機能を簡単に設定して管理できるようになりました。この自動強制処分機能により、以下が可能になります。
1.変更可能な強制処分ルール：管理者はルールを設定して、特定の期間アクティビティーがなかったボードをゴミ箱に自動的に移動することができます。
2.きめ細かい管理：データガバナンス管理者はゴミ箱に移動するボードの特定条件を定義することができるため、データ管理の制御が強化されます。
3.スケーラビリティー：システムは大量のボードを処理できるため、手動による介入やカスタムスクリプトは不要です。